14.2. Визначення ефективності заходів щодо вдосконалення обліку і контролю

Розробка системи обліку і контролю передбачає необхідність здійснювати оцінку ефективності її організації. В загальному випадку ефективність заходів щодо вдосконалення обліку, контролю та аналізу полягає в зменшенні трудових, матеріальних і грошових витрат на їх здійснення. Також вона може являти собою сукупність позитивних якісних змін у організації та техніці обліку, що отримано від впровадження нових форм, методів та засобів бухгалтерського обліку.

Показники ефективності звичайно поділяють на дві групи: якісні та економічні. Якісні відображають поліпшення облікової інформації, прискорення її підготовки, підвищення точності, поглиблення й розширення аналітичності. Економічні показники відображають витрати підприємства у зв’язку з використанням тих чи інших форм, методів та засобів обліку й контролю. Найбільш важливими вважаються економічні показники.

Необхідно також розподіляти показники за часом. Так виділяють попередню, проектну та фактичну економічну ефективність. Попередня розраховується відразу після прийняття рішення, щодо впровадження якихось заходів. Проектна – після розробки основних положень проекту. Фактична – після повного впровадження всіх заходів. У той же час найбільш поширені показники економічної ефективності, які відображають зменшення трудомісткості облікової роботи або загальної суми витрат на її ведення.

Зменшення трудомісткості визначають зіставлення витрат праці при існуючій організації обліку (Т₀) та планових витрат (Т₁) у зв’язку з нововведеннями. При цьому розрізняють абсолютну (Е_А) та відносну (Е_О) економію трудових витрат.

Е_А = Т₁ – Т₀; Е_О = (Т₁ – Т₀) / Т_О (19.1)

Існує два різних способи розрахунку ефективності. Перший складається з того, що зіставляються фактичні та нормативні витрати для планових методів обліку. Другий – передбачає розрахунок витрат (трудових, матеріальних) відповідно до існуючих норм до та після проведення нововведень.

Разом з зазначеним підходом розрахунок ефективності організації обліку і контролю можна базувати на оцінці відповідності інформації, що надана обліковою системою, цілям й вимогам системи управління. Для цього слід оцінити забезпечення відповідності кількості і якості інформації реальним потребам у ній; відповідність орієнтації інформації на можливість використання в різних ланках і рівнях управління; встановити адекватність інформації; визначити оперативність й універсальність методів відбору інформації. Існує декілька методів оцінки ефективності організації обліку, які враховують зазначені положення. Охарактеризуємо найбільш поширені з них.

1. Метод життєвого циклу штучних систем System life cycle analysis (SLCA). В основі методу лежить вимір "ідеальності" системи – співвідношення її корисних факторів до суми шкідливих факторів та факторів розплати за виконання корисних функцій. Процесу оцінки передує робота з вироблення реєстру корисних, негативних і витратних факторів бізнес-системи без системи обліку й присвоєння їм певних вагових значень. Потім складається розрахункова модель, що описує стан системи до процесу організації. Після цього в модель уводяться описані фактори очікуваних змін й проводиться розрахунок значення рівня розвитку бізнес-системи з функціонуючою системою обліку і контролю. Метод SLCA застосовується: на етапі передпроектної підготовки, для попередньої оцінки ефекту від впровадження нової системи або від модернізації існуючої; на етапі розробки технічного завдання організації обліку; на етапі проведення системно-аналітичного обстеження підприємства, для проектної оцінки очікуваного ефекту; на етапі приймання системи в експлуатацію для підтвердження розрахункового ефекту або його уточнення.

2. Applied information economics (AIE). Суть цієї методики складається в оцінці переваг, одержуваних підприємством від реалізації проекту організації обліку не у фінансовому, а в натуральному вираженні. У процесі оцінки відбувається присвоєння одиниць виміру традиційним нематеріальним активам, таким, як рівень задоволеності користувачів й стратегічна орієнтація. Потім визначається цінність інформації різними інструментальними засобами.

3. Economic value added (EVA). В загальному випадку економічна додана вартість являє собою прибуток підприємства від звичайної діяльності за винятком податків, зменшена на величину плати за весь інвестований у підприємство капітал. Відповідно до поставленої проблеми передбачається, що підрозділи, які виконують функції обліку і контролю, повинні продавати свої послуги усередині компанії за розцінками, приблизно еквівалентним розцінкам на зовнішньому ринку, що дозволить підприємству відслідковувати як доходи, так і витрати. Таким чином, бухгалтерія та ІТ-структура з традиційного центра витрат перетворюється в центр прибутку. Таким чином з’являється можливість чітко визначати, яким чином витрачаються активи, пов'язані з системою обліку і контролю.

4. Economic value sourced (EVS). В основі EVS лежить метод управління ризиками. Облікова система може принести підприємству користь тільки шляхом підтримки процесів збільшення доходів, підвищення продуктивності, скорочення час випуску продукції, зниження ризику. Методика припускає точний розрахунок всіх можливих ризиків і вигід, пов'язаних із впровадженням і функціонуванням обліково-інформаційної системи.

5. Real option valuation (ROV). Основу методики ROV становить ключова концепція гнучких можливостей в майбутньому. Методика розглядає обліково-інформаційну систему як набір можливостей з великим ступенем їхньої деталізації. Правильне рішення приймається після ретельного аналізу широкого спектра показників і розгляду множини результатів або варіантів майбутніх сценаріїв, які в термінах методики йменуються "динамічним планом випуску" керуючих рішень або майбутніх подій. Ціль методики полягає в тому, щоб домогтися максимального рівня гнучкості.