3 Организация и оперативное регулирование сбытовой деятельности

Как правило, на крупных промышленных предприятиях организационная структура отдела сбыта имеет три самостоятельных, но тесно взаимосвязанных блока — плановый сектор, оперативный сектор, складское хозяйство. При этом в каждом блоке предусматривается ряд групп, подразделений и участков со своими функциями, задачами, логистическими процедурами и операциями.

Первый блок — плановый сектор — осуществляет в целом планирование сбыта. При этом функции входящих в него подразделений заключаются в следующем.

Группа изучения спроса: информирует предприятия о технико-экономических характеристиках осваиваемой производством новой продукции путем распространения проспектов, демонстрации образцов на выставках и торгово-промышленных ярмарках; определяет объем перспективной потребности потенциальных потребителей на новую продукцию; организует согласование особых требований потенциальных по­требителей к техническим параметрам готовой продукции.

Группа планирования поставок: разрабатывает сводные планы поставок готовой продукции в развернутой номенклатуре и по каждому потребителю; участвует в разработке ассортиментного плана производства и периодичности выпуска готовой продукции; подготавливает плановую смету затрат по сбытовой деятельности; разрабатывает проекты нормативов запасов готовой продукции на складе отдела сбыта; осуществляет планирование распределения номенклатуры готовой продукции по оперативным группам (оперативный сектор отдела сбыта); участвует в разработке плана материально-технического снабжения; составляет месячные планы отгрузки продукции; участвует в осуществлении контроля за ходом выполнения планов производства (по цехам предприятия); фиксирует состояние остатков готовой продукции на складе

Товарная группа: учитывает заявки и спецификации на поставку готовой продукции (включая запасные части и комплектацию), поступающие от потребителей; согласовывает с потребителями особые условия, режимы и способы поставки готовой продукции; разрабатывает проекты договоров с потребителями; подготавливает статистическую отчетность о поставках готовой продукции и т.д..

Группа учета выполнения плана поставок и отгрузки: осуществляет учет поступления готовой продукции на склад отдела сбыта; проводит контроль за своевременностью отгрузки готовой продукции потребителям; участвует в проведении периодической инвентаризации на складе готовой продукции; осуществляет контроль правильности складирования и хранения готовой продукции; проводит мониторинг выполнения плана поставки и отгрузки готовой продукции потребителям, осуществляет учет комплектности отгрузки готовой продукции.

Второй блок — оперативный сектор — решает организационные вопросы, связанные со сбытовой деятельностью предприятия. Основные функции подразделений, входящих в данный блок, следующие.

Оперативные группы: осуществляют своевременное и полное обеспечение предприятий заказами на поставку освоенной производством и готовящейся к выпуску новой продукции путем непосредственного установления прямых хозяйственных связей с поставщиками (долгосрочных договоров); решают вопросы по удовлетворению требований потребителей по расширению ассортимента, улучшению качества, упаковки поставляемой продукции и равномерности поставок; решают вопросы по сокращению сбытовых логистических издержек, в том числе транспортных расходов при доставке продукции потребителям; изучают совместно с потребителями целесообразность и возможность отгрузки продукции в многооборотной таре, а также согласуют условия использования такой тары; оформляют документацию на отгрузку или отпуск готовой продукции потребителям и т.д.

Договорно-претензионная группа: юридически оформляет договоры с потребителями на поставку готовой продукции; осуществляет контроль и принимает меры, обеспечивающие выполнение заключенных договоров; оформляет и предъявляет претензии потребителям за нарушение заключенных договоров; решает вопросы, связанные претензиями, поступающими от потребителей; оформляет документацию на возврат от потребителей готовой продукции для ее дальнейшей доработки или замены; При отсутствии на предприятии договорно-претензионной группы ее функции выполняет плановый сектор отдела сбыта совместно с юридическим отделом предприятия.

Бухгалтерская группа: оформляет отчеты на отгруженную продукцию; отслеживает своевременность оплаты счетов потребителями; ведет бухгалтерский учет реализации продукции по каждому поставщику; выставляет счета и оформляет счета-фактуры на поставку готовой продукции потребителям.

Диспетчерская группа: осуществляет контроль и регулирует своевременность выполнения первоочередных заказов; оперативно информирует потребителей о ходе поставок готовой продукции.

Третий блок — складское хозяйство — организует сбытовую деятельность, связанную с проведением складских процедур и операций. Функции подразделений, входя­щих в состав этого блока, заключаются в следующем.

Склад готовой продукции: осуществляет приемку готовой продукции от производственных подразделений предприятия; производит складирование готовой продукции в складское оборудование; осуществляет хранение готовой продукции в соответствии с установленными режимами.

Отделение упаковки: осуществляет упаковку готовой продукции в соответствии с договорными обязательствами; производит дополнительные операции, связанные с упаковкой, при поступлении дополнительных требований от поставщиков.

Тарный участок: изготовляет складскую тару, предназначенную для приемки, размещения, хранения и комплектации готовой продукции на складе отдела сбыта; изготовляет оборотную тару (транспортную), подлежащую возврату грузоотправителю (предприятию); осуществляет ремонт складской и оборотной тары.

Участок комплектации: производит консервацию готовой продукции, предназначенной к погрузке в транспортное средство; осуществляет комплектование заказов по отдельным потребителям или группе потребителей; разрабатывает квартальные, месячные, декадные и суточные заявки на подачу транспортных средств; формирует транспортные партии готовой продукции; осуществляет погрузку готовой продукции в транспортное средство (железнодорожный вагон, автомобиль).

Техническое бюро: разрабатывает схемы размещения готовой продукции на складе отдела сбыта; разрабатывает технологическую документацию на погрузочноразгру-зочные работы, осуществляемые на складе готовой продукции; составляет планы-графики обслуживания, проведения профилактических и ремонтных работ подъемно-транспортного и складского оборудования, а также контролирует их выполнение; составляет расчеты потребности в материально-технических ресурсах и оборудовании, требуемых для эксплуатационных нужд отдела сбыта; контролирует выполнение правил техники безопасности и пожарной безопасности в отделе сбыта, в том числе на складе готовой продукции.

Отдел сбыта промышленного предприятия организационно связан с целым рядом его подразделений и служб.

От планово-производственного отдела предприятия отдел сбыта получает годовые, квартальные и месячные планы производства. В свою очередь, отдел сбыта обеспечивает планово-производственный отдел сведениями по распределению заказов в течение планового периода и о имеющихся заключенных договорах, вносит предложения о корректировке производственной программы в соответствии с поступившими заказами, уточняет сроки выполнения отдельных заказов, предоставляет отчеты о результатах выполнения плана поставок.

От финансового отдела предприятия отдел сбыта получает план реализации готовой продукции в стоимостном выражении, извещения о неплатежеспособных потребителях, извещения об отказе и мотивах отказа потребителей от оплаты счетов за отгруженную продукцию для принятия соответствующих мер. В свою очередь, отдел сбыта предоставляет финансовому отделу всю документацию на отгруженную готовую продукцию потребителям для осуществления расчетов с ними.

Отдел сбыта связан с юридическим отделом предприятия в части заключения и оформления договоров с потребителями и разрешения споров по претензиям за нарушение договорных обязательств. По вопросам проверки качества выпускаемой продукции, ее комплектования, упаковки отдел сбыта связан с отделом технического контроля предприятия. Транспортному цеху отдел сбыта предоставляет сведения о годовых, квартальных и месячных планах поставки готовой продукции, заявки на потребное количество транспортных средств.

Отдел главного конструктора и отдел главного технолога предоставляют отделу сбыта документацию в виде технических условий и спецификаций на готовую продукцию, подлежащую отправке, а также комплектовочные ведомости и чертежи тары (складской и транспортной). С отделом материально-технического снабжения предприятия отдел сбыта связан по линии получения упаковочных и других вспомогательных материалов в соответствии с представленными заявками. Повседневную тесную связь отдел сбыта имеет с основными производственными подразделениями (цехами) предприятия по всем вопросам, связанным с выпуском готовой продукции, организацией количественной и качественной приемки готовой продукции на склад отдела сбыта.