Доповідна записка

Згідно з розпорядженням № 21 від 10.04.05 р. я був відряджений у м. Севастополь для укладення договору з Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерних катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою “Відбиток часу”.

Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15.06 по 20.06.05 р.

Додаток: договір 27.04.05 р. № 37/78.

30.04.05р. (підпис В.В. Кольцова)

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події. Оформляється аналогічно доповідній записці.

Зразок документа (пояснювальної записки)

Начальникові АТП 19017

п. Польовому А.І.

водія Пилипка С.М.

Пояснювальна записка

24.12.05 р. я виїхав на маршрут із запізненням у зв’язку з тим, що при виїзді в автопарку було виявлено неполадки в роботі автобуса, на усунення яких було затрачено 2 год. 30 хв.

25.12.05 р. (підпис С.М.Пилипка)

90

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з поданням у називному відмінку прізвища, ім’я та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» та ін.

Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформлюють на загальних бланках, а ті, що подаються за межі установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й відповідають за викладені в ній факти.

Зразок документу (довідки)

Довідка № 4

17.03.05

м. Київ

Коваленко Юрію Леонтійовичу в тому, що він працює вчителем фізкультури. Його посадовий оклад 700 грн. на місяць. Видано для подання до Інституту фізкультури.

Директор школи (підпис) О.С. Самойленко

Секретар (підпис) К.Г. Моторна

3.1.5.3 Доповідна та пояснювальна записка

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується.

Реквізити доповідної записки:

- адресат;

- прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, назва виду документа (доповідна записка);

- заголовок (стислий зміст тексту);

- текст;

- додаток (якщо є);

- підпис;

- дата.

71

- за формою: стандартні (типові) і індивідуальні (нестандартні);

- за строками виконання: звичайні безстрокові, термінові і дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлений строк виконання. До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.

- за ступенем гласності: секретні, й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі позначку “секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

- за стадіями створення: оригінали, копії, виписки;

- за складністю: прості і складні;

- за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

- за технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом.

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник.

Копія – це точне відтворення оригіналу. Листуючись з підприємствами, установами й організаціями, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінали і копія мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називається діловодством.

Формуляр документа.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Кількість реквізитів різна і визначається документом, його видом, змістом. Максимальна кількість реквізитів дорівнює 31 (наприклад: 1 - Державний Герб України; 2 – емблема організації; 3 – зображення нагород та інше).

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

72

Основні правила оформлення документів:

а) назва установи – відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні;

б) назва документа – обов’язковий реквізит, який не проставляється лише у листах;

в) індекс, поштова адреса, номер телефону, факсу оформлюється відповідно до поштових правил;

г) дата – це обов’язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання. До складу дати входять – число, місяць, рік, які проставляються в одному рядку трьома парами арабських цифр (12.07.01);

д) адресат. Листи, доповідні записки та інші документи адресуються до організації, службової або приватної особи;

е) підпис засвідчує законність документа. Підписує документ керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Підписується, як правило, перший примірник документа. Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища;

є) печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою;

ж) резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ, вказівки про порядок виконання документа, особистого підпису керівника, дати резолюції;

з) заголовок до тексту. Кожний службовий документ має заголовок, який відбиває головну ідею документа. Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа (про додаткове видання “Російсько-українського словника”);

і) відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку під текстом з нового рядка зазначається: додаток на 2 арк. у 2 прим. (примірниках);

к) відмітка про надходження. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ, реєстраційний номер документа, дату його надходження. Відмітка робиться праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою реєстраційного штампу.

При оформленні документів слід дотримуватись основних правил їх складання, це надає документові юридичної сили.

Текст документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання.

89

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити: 1) номер відповідного документа; 2) назва засідання, наради; 3) дата; 4) порядок денний; 5) текст з цього питання; 6) назва виду документа (витяг з протоколу).

Зразок документа (витягу з протоколу)

Витяг з протоколу № 5

Засідання профспілкового комітету Інституту ядерної фізики НАН України від 11 березня 2005 року

2 Заслухали заяву Ю.І. Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію “Пуща-Водиця”.

УХВАЛИЛИ: виділити Ю.І.Михайленкові путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л.Р. Прокіпко

Секретар (підпис) Н.І. Братчик

3.1.5.2 Довідка

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідка містить такі реквізити:

- назва відомства, установи (адресат);

- назва виду документа (довідка);

- дата;

- місце укладання;

- текст;

- підпис;

- печатка.

Довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

88

Нижче занотовують питання та відповіді до них. Слова “УХВАЛИЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “СЛУХАЛИ” треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Слово “УХВАЛИЛИ” пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок документа (протоколу)

ПРОТОКОЛ № 10

12.12.04 р. м. Київ

зборів

орендного швейного об’єднання “Каштан”

Голова С.М. Руденко

Секретар А.М. Токарєв

Присутні:

Відсутні:

Порядок денний

1 Звіт з виробнично-фінансової діяльності підприємства за 2005 рік (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2 Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора С.М. Руденка).

I СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л.Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г.М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2005 року.

УХВАЛИЛИ:

1 Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об’єднання за 2005 рік.

2 Подати річний звіт не пізніше 10 січня 2005 року.

II СЛУХАЛИ:

С.М. Руденка – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2006 року створити комісію з контролю дисципліни в об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Підпис (голова)

Підпис (секретар)

73

Текст поділяється на взаємозумовлені елементи: вступ, основну частину, закінчення. При складанні текстів документів слід дотримуватися таких правил:

а) текст викладають від третьої особи: комісія ухвалила, інститут просить…;

б) не вживати емоційно забарвлених слів;

в) уживати стійкі сполучення типу: відповідно до, згідно з, в порядку, з метою;

г) використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, у зв’язку з вказівкою, відповідно до Вашого прохання;

д) щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід заміняти на пасивну (Ви не висловили свої пропозиції – Вами не висловлені пропозиції);

е) вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную;

ж) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова і абревіатури: р-н, обл., км;

з) віддавати перевагу простим реченням;

і) використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, високоповажний.