2.4.4 Займенник

Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, звичайно починаються дієсловом у першій особи множини (Просимо... Надсилаємо... Повідомляємо...). Паралельною до щойно розглянутої є форма третьої особи однини (Дирекція просить... Завод повідомляє...).

Займенник Вам (у конструкціях типу Надсилаємо Вам для ознайомлення...) теж опускається, що й ство­рює загальне враження строгої об'єктивності викладу, типової для ділового стилю.

Проте бувають ситуації, в яких наявність чи відсут­ність займенника Вам, Вас, Вами, змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з'явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до... виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами, порівняйте: пропоную Вам з'явитися, пропоную Вам притягти до..., прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом'якшує категоричність вимоги.

Розпорядження й накази розпочинають дієсловом у першій особі однини (Пропоную...). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіогра­фія, доручення).

68

Як відомо, форма однини особового займенника я не вживається не лише в діловому стилі, а й у науковому, і частково, публіцистичному (лише в публіцистиці з ви­разним автобіографічним відтінком вона вживається). У цих стилях переважає так зване „авторське ми”, за яким автор начебто приховує свою особу, залучаючи чи­тача до участі в міркуваннях.

У діловому стилі авторське ми застосовується в тих випадках, коли є потреба пом'якшити категоричність то­ну (ми приходимо до таких висновків).

Займенник свій часто буває зайвим у діловому документі, він дублює вже наявне в тексті слово (свої за­вдання трест виконав, т о в. ... не справився зі своїми службовими обов'язками та ін.).

Слово окремий іноді вживається замість неозначено­го займенника деякий (окремі підприємства).

2.4.5 Дієслово

Найпоширенішою дієслівною формою в ділових паперах є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке стоїть у першій або третій особі множини (ми вимагаємо, дирекція звертається).

Теперішній час вживається і на позначення майбут­нього, коли підкреслюється обов'язковість (нарада роз­починається о 10 годині).

Недоконаний вид у ділових паперах, як правило, позначається складеними формами (будуть здійснюватися, буде розпочинатися, а не здійснюватимуться, розпочина­тиметься).

Наказовий спосіб в українській літературній мові виражається цілим рядом форм: власне наказовими формами, формами дійсного способу із значенням наказової й відповідною інтонацією (ідемо - пішов), інфінітив (встати), лексичними засобами (проїзд заборонено). Цілком очевидно, що ступінь категоричності вислов­люваної вимоги при використанні цих засобів змінюєть­ся в дуже широких межах: від ввічливої поради, поба­жання до категоричного наказу; вибір способу оформлення наказу залежить насамперед від стилю, від при­значення тексту, а також від норм мовного етикету.

У ділових документах форми власне наказового спо­собу (іди-ідіть, роби-робіть) використовуються лише в усному мовленні; в писемній формі переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Інфінітив, вживаний у нака­зах і розпорядженнях, надає висловленню категорично­го характеру.

Менш категоричні безособові форми; вони мають характер констатації фактів і застосовуються в різних інструкціях, статутах, приписах та ін. (забороня­ється, заборонено; не дозволяється та ін.).

93

- емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поруч із назвою організації;

- зображення державних нагород. Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині;

- код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку;

- повна назва установи, організації чи підприємства – автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом;

- назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку;

- індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу;

- дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно цифровим способом (24 липня 2005 р.);

- адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи подають у називному відмінку, а найменування посади і прізвище – у давальному;

- текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа та висновків чи пропозицій;

- позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка;

- підписує службовий лист переважно керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу.

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганний, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками: правильністю, змістовністю, послідовністю та логічністю викладу, мовним багатством, точністю, доречністю та доцільністю.

Висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не загострювати стосунки із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів (Ви ще не висловили своїх пропозицій – Вами ще не висловлені пропозиції).

3.1.6 Обліково-фінансові документи

3.1.6.1 Таблиця

Таблиця – це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

92

3.1.5.4 Оголошення

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

- заголовок;

- дата;

- час і місце проведення заходу, його назва;

- порядок денний.

Формулювання в тексті оголошення повинні бути стислими. В оголошенні обов’язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом ( чи кольором).

Зразок документа (оголошення)

П Р А В Е К С – Б А Н К

ПРИЙМАЄ

Валюту від фізичних осіб на депозитні рахунки

НАДАЄ

валютні та гривневі кредити юридичним і фізичним особам під заставу нерухомості, автомобілів, цінних речей та іншого майна

вул. Кірова, 9/3, 289-34-67, 346-78-21

Ліцензія НБУ № 54