Тема 6.Організація роботи менеджера з підлеглими.

1.Проведення ділових нарад.

2.Особисті контакти менеджера з підлеглими на робочих місцях.

3.Приймання працівників і відвідувачів.

4.Порядок проведення бесід з відвідувачами.

5.Уміння слухати і чути підлеглих.

1.Проведення ділових нарад.

Менеджер постійно зустрічається і проводить бесіди з людьми, спілкування з якими дає йому можливість одержувати інформацію, переробляти її і приймати необхідні рішення. Форми спілкування менеджера можуть бути різними, але найбільш розповсюдженими є:

• ділові наради;

• індивідуальні та колективні зустрічі з працівниками на робочих місцях;

• приймання підлеглих у робочому кабінеті за службовими і особистими питаннями.

Нерегульований процес спілкування менеджера з підлеглими приводить до великих витрат робочого часу з обох сторін.

Таким чином, слід планувати контакти з підлеглими. Це може здійснюватися у двох формах:

1.цільовий вибір питань, за якими потрібно зустрітися і визначити час зустрічі;

2.виділення у плані робочого тижня часу для неціленаправлених зустрічей.

До неціленаправлених зустрічей відносяться:

• ділові наради;

• збори акціонерів, збори трудового колективу;

• диспетчерські наради.

Ділова нарада – один із видів роботи менеджера, це важливий фактор організації роботи всього апарату управління підприємства. Вона необхідна для прискорення процесу прийняття управлінського рішення і підвищення його обґрунтування.

Нарада є ефективною формою обміну інформацією і досвідом роботи, її проведення необхідно тільки тоді, коли компетентне вирішення питання неможливо без колективного обговорення.

Але якщо менеджер виносить на нараду такі питання, які він може вирішити самостійно, то втрачається головний задум наради і вона перетворюється у некорисну витрату робочого часу як менеджера, так і працівників апарату управління.

Ділові наради за своїм призначенням і характером проведення бувають таких видів:

• для розробки і прийняття рішень;

• для виконання вже прийнятих рішень;

• за підсумками будь-якого рішення для оцінки його результатів;

• для рішення поточних складних виробничих завдань.

Результативність наради можна досягти тоді, коли будуть дотримуватись такі правила:

1.всю інформацію, необхідну для прийняття рішення, і проект рішення надавати всім учасникам у надрукованому вигляді;

2.найбільший термін наради до 2 годин;

3.запізнення на наради недопустимі;

4.виступи на нараді повинні бути короткими і конкретними. Це досягається шляхом внесення спочатку конкретної пропозиції, а потім аргументації.

5.на нараду запрошуються працівники, які компетентні у даних питаннях;

6.не зловживати нарадами як формою контактів зі всіма підлеглими. Це сприяє великим втратам робочого часу і некорисним матеріальним витратам.

Загальним правилом доцільності наради є: якщо сума інформації, одержаної всіма учасниками, після наради перевищує ту, яка була до неї, то така нарада вважається доцільною, а якщо ж ці суми інформації рівні, то нарада принесла тільки збитки.

Це правило означає, що у процесі підготовки наради проблема вже вирішена, то нарада стає недоцільною і краще обійтись без неї.

Використовуючи сучасні технічні засоби зв’язку, менеджери можуть проводити наради без збору їх учасників. Це диспетчерська нарада по селектору. Такі наради проводяться у визначений час. Порядок проведення такої наради полягає у наступному:

• менеджер коротко оцінює стан роботи в цілому і визначає загальні і деякі окремі завдання;

• керівники підрозділів, доповідаючи про стан справ, констатують тільки факти, які не дали можливість виконати поставлене завдання і висловлюють наміри роботи в наступному періоді;

• менеджер формулює адресні розпорядження і завдання на оперативний період.