Межличностная область (глава, лидер, связующее звено)

Менеджер должен действовать как глава вследствие его формального авторитета и символического положения так как он представляет свою организацию. Как лидер, менеджер должен совместить потребности организации и потребность отдельных лиц находящихся в его подчинении. Как связующее звено менеджер должен поддерживать отношения вне организации;

Информационная область (получатель, распространитель, представитель)

Менеджерам приходиться собирать, передавать, распространять информацию. Менеджер является важной фигурой при получении информации как внутренней так и внешней и передает ее другим, этот процесс передачи – функция распространения относится к информации как действительного так и оценочного свойства. Менеджер должен передавать информацию другим выступая в роли представителя как всей организации так и тех кто находится в области его ответственности.

Область принятия решений (инициатор, устранитель проблем, распределитель ресурсов, ведущий переговоры)

Как инициатор менеджер принимает решение относительно изменений, происходящих в организации. Он должен как побуждать изменения так и принимать активное участие в точном решении того что было сделано. В этой роли он действует независимо. Это отличается от его деятельности в качестве лица устраняющего проблемы, когда менеджер должен принимать решения в ситуации которой возникает из событий вне их контроля и является непредсказуемым. Способность реагировать на события также как и планирование деятельности высшим менеджерским мастерством.

Функция менеджеров по распределению ресурсов является центральной для многих видов деятельности организаций. Ясно, что менеджер должен принимать решения относительно денег, людей, оборудования, времени и т.д. Г. Минцберг указывает, что делая это, менеджер распределяет время, планирует работу и занимается распределением работы между исполнителями. Согласно Минцбергу, роль ведущего переговоры относится к области принятия решений, потому что таким образом происходит «реализация ресурсов». Менеджеру приходится вести переговоры с другими и в процессе этого у него есть возможность принимать решения, связанные с ответственностью за ресурсы организации.

Лекция 3. Методы принятия решений: «Мозговая атака», «Платежная матрица», «Дельфи», «635», «Дерево решений».

Метод «635». Шесть человек высказывают по три идеи по заданному вопросу за пять минут. Затем по часовой стрелке листки с их мнениями передаются, например, по часовой стрелке. За следующие пять минут каждый участник должен ознакомиться со всеми предложениями своего соседа и детализировать их. Так поступают до тех пор, пока каждый не поработал над всеми идеями группы. Через полчаса, как максимум, готово 18 разработанных предложений. Следующие полчаса даются на их обсуждение, дополнение и выбор наилучших вариантов.

метод Дельфи - многократное анонимное и изолированное высказывание и обсуждение мнений в письменной форме. За несколько раундов обычно удается прийти к общему решению; Сущность Дельфи-метод экспертных оценок заключается в том, что в результате серии действий независимых экспертов формируется некое обобщённое мнение, являющееся более правильным, чем мнение каждого эксперта в отдельности. Своё название Дельфи-метод получил из-за условной схожести своего принципа с Дельфийским Оракулом.

Одной из главной особенностей метода Дельфи является независимость экспертов друг от друга, что позволяет предотвратить такие негативные моменты, как давление авторитетов, внутренние споры, стремление примкнуть к большинству. Применение Дельфи-метода практически полностью исключает социопсихологическую составляющую, в результате чего выводы будут сформированы в первую очередь на рациональных данных, а не на эмоциях участников.

Дельфи-метод проводится в несколько этапов. На первом, предварительном этапе осуществляется подбор группы экспертов.

Ворой, основной, этап Дельфи-метода состоит из нескольких шагов:

Организационная группа рассылает каждому эксперту тему вопроса, и предлагают разработать план его исследования. Таким образом получается множество вопросников, составленных разными экспертами

Организационная группа выбирает наиболее часто встречающиеся пункты и составляет из них список. Далее список рассылается экспертам, которые должны оценить представленный план, и высказать своё мнение по поводу его полноты и оптимальности. По полученным результатам экспертная группа составляет второй, улучшенный опросник. Далее все эксперты проводят анализ проблемы по предложенному плану, в результате чего делают собственные выводы. Организационная группа сводит все результаты воедино, выбирает максимально отличающиеся от большинства и наиболее часто встречающиеся точки зрения, и рассылают результаты экспертам.

Эти действия повторяются до тех пор, пока эксперты не придут к единому мнению. Далее оформляются результаты, делаются окончательные выводы и рекомендации.Таким образом, Дельфи-метод фактически является формированием наилучшего мнения среди всех экспертов.

Платежная матрица – это один из методов статистической теории решений, метод, который может оказать помощь группе в выборе одного из нескольких вариантов. Он особенно полезен, когда нужно установить, какая стратегия в наибольшей мере будет способствовать достижению целей. Платежная матрица полезна, когда имеется разумно ограниченное число альтернатив, то, что может случиться, с полной определенностью не известно, результаты принятого решения зависят от того, какая именно выбрана альтернатива и какие именно события имеют место.

Мозговая атака». Суть дискуссии такого плана заключается в том, что для выработки коллективного решения группа разбивается руководителем на две части: «генераторов идей» и «критиков». На первом этапе дискуссии действуют «генераторы идей», задача которых состоит в том, чтобы набросать как можно больше предложений относительно решения обсуждаемой проблемы.

Предложения могут быть абсолютно неаргументированными, даже фантастическими, но обязательно условие, что на этом этапе их никто не подвергает критике. Цель – получить как можно больший массив самых разнообразных предложений. В этой связи встает чрезвычайно важный вопрос о значении критичности личности в ходе принятия решения. Традиционно критичность позиции рассматривается как позитивная черта, препятствующая суггестивному воздействию [10]. Однако в экспериментальных исследованиях было установлено, что чрезмерная критичность на определенных фазах принятия группового решения играет не положительную, а отрицательную роль.

На втором этапе в дело вступают «критики», они начинают сортировать поступившие предложения: отсеивают совершенно непригодные, откладывают спорные, безусловно, принимают очевидные удачи. При повторном анализе спорные предложения обсуждаются, и из них удерживается также максимум возможного. В конечном итоге группа получает довольно богатый набор различных вариантов решения проблемы.

Дерево решений – еще один популярный метод, используемый для выбора наилучшего направления действий из изменяющихся вариантов. Дерево решений – это схематичное представление проблемы принятия решений. Как и платежная матрица, дерево решений дает группе возможность учесть различные направления действий, соотнести с ними финансовые результаты, скорректировать их в соответствии с приписанной им вероятностью, а затем сравнить альтернативы. Концепция ожидаемого значения является неотъемлемой частью метода дерева решений.

Лекция 4. Внешняя среда организации: среда прямого и косвенного действия.

Внешняя среда - факторы, которые находятся вне организации и влияют на результаты её деятельности.

СРЕДА ПРЯМОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами. Эта зависимость станет очевидной при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов.

Поставщики

С точки зрения системного подхода организация - это механизм преобразования входящих элементов в выходящие. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - пример воздействия среды на операции и успешность деятельности организации.

В ряде случаев все организации определенного региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Например, обеспечение энергией, когда все организации получают энергию по ценам, установленным государством. При этом такие изменения, как повышение цен, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.

Законы и государственные органы

Трудовое законодательство, многие другие законы и государственные учреждения влияют на организацию. В преимущественно частной экономике взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса и каждого результирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить.

Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Практически непрерывно разрабатываются и пересматриваются своды законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителя, о финансовой защите и т.п. При этом объем работы, необходимой, чтобы отслеживать и соответствовать действующему законодательству, постоянно возрастает.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую имеющие силу закона.

ЗАКОНОТВОРЧЕСТВО МЕСТНЫХ ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ. Регулирующие постановления местных органов власти также усложняют ситуацию. Местные органы власти требуют от предприятий приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают предприятия налогами, а если речь идет, например, об энергетике, системах телефонной связи и страхования, то и устанавливают цены. Некоторые местные законы модифицируют федеральные нормы. Организация, которая ведет свои дела на территории десятков субъектов федерации и десятков иностранных государств, сталкивается со сложной и многообразной системой местных установлений.

Потребители

Известный специалист по управлению Питер Ф.Друкер утверждает, что единственная подлинная цель бизнеса - создавать потребителя. Под этим понимается, что само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Однако некоммерческие и государственные организации также имеют потребителей в этом смысле. Так, правительство государства и его аппарат существуют только для обслуживания потребностей граждан. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией, однако в период предвыборных кампаний граждан рассматривают как потребителей, которых нужно “купить”.

Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры может быть довольно значительным.

Конкуренты

КОНКУРЕНТЫ - это важнейший фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия хорошо понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, то предприятию долго не продержаться. Во многих случаях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Организации могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

СРЕДА КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями.

Технология

ТЕХНОЛОГИЯ является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. (Следует учитывать весьма широкую трактовку термина technology, обозначающего и процессы, и методы, и технику осуществления любых производственных, обслуживающих и даже творческих видов деятельности.) Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить, и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Состояние экономики

Руководство также должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Например, если прогнозируется инфляция, руководство может пойти на увеличение запасов ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, чтобы сдержать рост издержек. Оно также может решить сделать заем, так как при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия получения кредита и повышают ставки процента. Так же, при снижении налогов происходит увеличение массы денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, тем самым, способствовать развитию бизнеса.

То или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное воздействие на другие организации. Организации, ведущие дела во многих странах, зачастую считают состояние экономики особо сложным и важным для себя аспектом. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной мгновенного обогащения или обнищания фирмы.

Социо-культурные факторы

Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, и прежде всего, жизненные ценности, традиции, установки, влияют на организацию. Социокультурные факторы влияют также на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности компании. От социокультурных факторов зависят и способы ведения своих дел организациями.

Политические факторы

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них - позиция администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эта позиция влияет на такие действия правительства, как налогообложение доходов, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма рабочей силы, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы и т.п. Другой элемент политической обстановки - это группы особых интересов и лоббисты. Все учреждения госрегулирования являются объектами внимания лоббистских групп, представляющих организации, на которых сказываются решения этих учреждений.

Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки сбыта в других странах, имеет фактор политической стабильности. Для всякой организации, как фактор среды косвенного воздействия, первостепенное значение имеет отношение к ней местного населения, той общественной среды, в которой организация функционирует. Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности, в поддержке молодых дарований и т.п.

Международные факторы

Внешняя среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Это обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития отличаются в разных странах. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля эти различия должны приниматься во внимание.

Так же следует учитывать и международные факторы:

• Изменение валютных курсов; Политические решения стран-инвестеров; Принимаемые решения международных картелей.

Лекция 5. Цели организации: сущность и виды. Построение дерева целей.

Цель – это идеальное, желательное состояние организации, на достижение которого ориентирована его деятельность и процесс управления.

Классифицируют цели следующим образом.

1) Степень важности целей:

а) стратегические цели – ориентированы на решение перспективных масштабных

проблем, меняющих облик бизнеса;

б) тактические – отражают отдельные этапы стратегических целей;

в) операционные – отражают текущие задачи.

2) Временной период достижения целей:

а) долгосрочные – дольше пяти лет;

б) среднесрочные – от одного года до пяти лет;

в) краткосрочные – до одного года.

3) Особенности взаимодействия целей:

а) индифферентные – не связанные друг с другом;

б) конкурирующие – пересекающиеся цели подразделений;

в) комплиментарные – дополняющие друг друга;

г) идентичные – цели разных подразделений, совпадающие между собой.

4) Содержание целей:

- технологические;

- экономические (повышение рентабельности);

- административные;

- производственные;

- социальные (пакет социальных гарантий).

5) Уровень целей:

а) Миссия – глобальная, философская цель; которая обосновывает деятельность

предприятия; в краткой форме называет вид бизнеса (товар, идея), рынок,

потребителей продукции, технологическую систему (кто работает); отражает

культуру, ценности предприятия.

На основе миссии формируют остальные, конкретные цели, вырабатывают

стратегии, распределяют ресурсы, организуют текущую деятельность

руководителей.

б) Общие цели – отражают самые важные виды, точнее, направления деятельности

предприятия. Их не много – 5-8 целей в области финансов, кадров,

конкурентоспособности, производства и т.д.

в) Специфические цели – цели отдельных подразделений фирмы, которые должны

уточнить, конкретизировать общие цели.

Объединенные таким образом цели и задачи составляют иерархическую модель, называемую «деревом целей».

На рис. 1 представлен классический пример построения этой целевой модели.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.

На вершине этой модели — общая цель (миссия) организации, а фундаментом являются задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным образом и в заранее установленные сроки.

Как правило, организация ставит и реализует не одну, а несколько важных для нее стратегических целей.

На рис. 1 представлен пример, когда одна из стратегических целей направлена на подсистему маркетинга, обобщенными целями которой являются:

разработка и спецификация параметров нового товара (услуги);

освоение рынков: определение конкурентов, партнеров и потребителей;

определение потребности населения в предлагаемых организацией товарах, услугах;

контроль за изменением спроса и вкусов потребителей;

распределение и доставка товара (услуги) потребителям — продвижение товара (услуги) и стимулирование продаж;

определение стратегического подхода к цене на товар (услуги);

установление эффективных коммуникативных связей — рекламы, личных продаж, связи с общественностью и пр.

Взаимосвязь и соподчиненность основных стратегических и маркетинговых целей организации очевидны.

Одним из наиболее важных моментов целеполагания является моделирование не только иерархии целей, но и рассмотрение их динамики развития за определенный период времени.

Рис. 1. Дерево целей

Лекция 6.Сущность и виды контроля. Процесс контроля.

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана .

Общее содержание (задачи) контроля:

проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

утверждение выработанного управляющего воздействия;

осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

изучает положение дел в организации;

отслеживает тенденции ее развития;

выявляет нарушения и ошибки;

является основой вознаграждения;

ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Требования к организации контроля:

привлечение компетентных лиц;

направленность на предотвращение ошибок;

гибкость;

своевременность;

экономичность;

индивидуализированность;

ориентированность на человека.

собенности процесса контроля:

Виды контроля

По степени охвата объекта -сплошной или выборочный

По режиму - нормальный или усиленный

По уровню субъекта контроля - руководителем (предпочтителен), специально назначенными для этого лицами (группой контроля, проверяющими) ,самими работниками (самоконтроль)

По источнику субъекта контроля - Внутренний ,внешний

По форме - Открытый ,наглядный, видимый ,неофициальный

По периодичности- предварительный, текущий, итоговый, внезапный

Виды контроля по периодичности

Предварительный контроль персонала призван прежде всего ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи.

В сферу предварительного контроля входят вопросы:

изучение профессионального уровня персонала (проводится с помощью разного рода тестов, собеседований, аттестаций);

подготовка и переподготовка кадров, их инструктирование; состояние здоровья и способность выполнять в данный момент свои обязанности; создание условий для творчества;

состояние материальных и финансовых ресурсов организации.

Текущий контроль бывает стратегическим и оперативным.

Стратегический контроль имеет в качестве своего основного объекта эффективность использования ресурсов организации. Такой контроль предназначен для оценки состояния организации, а не для исправления ошибок и поиска виновных.

Оперативный контроль, соединяющийся на практике с оперативным управлением, имеет объектом текущую деятельность.

Итоговый контроль. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

Этапы процесса контроля.

Выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю.Уточнение модели функционирования организации и определение «точек контроля».

Осуществление наблюдения, сбор и обработка информации.

Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях.