8. Функция менеджмента «регулирование и координирование»

Развитие общественного производства, в основе которого лежат процессы разделения и специализации, кооперации и концентрации и в конечном итоге – обобществления производства, обусловило потребность увязи, согласования, координирования и регулирования усложняющихся взаимосвязей между производственными подразделениями.

Функцию координации можно определить как согласование действий многочисленных исполнителей плана в соответствии с целями организации. Задачей этой функции является обеспечение слаженной работы всего коллектива организации.

Координация в управлении осуществляется путем налаживания взаимодействия различных структурных подразделений в системе организации. К функции координации относится также регулирование (часть текущего координирования) и маневрирование всеми ресурсами организации.

Регулирование – это вид управленческой деятельности, направленный на поддержание требуемого соответствия между различными элементами системы, на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий, графиков, норм выработки.

Организация системы координации деятельности в организации. Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени поглощают совещания (в зависимости от уровня управления – до 80%).

На совещаниях можно решить следующие вопросы:

- выявить мнение персонала о планируемых и произошедших событиях;

- обменяться необходимой в работе информацией;

- обсудить трудные проблемы и ситуации;

- обменяться опытом;

- принять решения по комплексным вопросам;

- скоординировать действия, распределить задачи с учетом мнения исполнителей;

- провести мониторинг ситуации, проконтролировать выполнение поручений;

- развить деловые качества участников (отработать навыки ведения дискуссии);

- повысить уровень мотивации;

- повысить сплоченность коллектива.

Система совещаний: оперативные, отчетные (итоговые), по развитию, проблемные.

Оперативные проводятся ежедневно (10-15 мин.) и раз в неделю (1-1,5 часа). Так называемые пяти минутки эффективны на среднем уровне управления (отдел, цех, участок), где сотрудники выполняют однотипные работы.

Итоговые – в начале каждого отчетного периода общей продолжительностью 1,5 – 2,5 часа. Целесообразно проводить 2 итоговых – одно отчетное, другое по планам.

По развитию проводятся по мере необходимости (1-3 часа), но не реже 2 раз в год.

Проблемные (30-60 мин.) по мере необходимости.

9. Функция менеджмента «контроль»

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Сферы и объекты контроля – все виды деятельности в организации и все его структурные подразделения.

Этапы реализации контроля. Процесс контроля состоит из:

- установки стандартов (оценочных нормативов), т.е. конкретных целей, степень достижения которых поддается измерению;

- измерения и сопоставления фактически достигнутых результатов с установленными стандартами;

- принятие решения, что делать: или не вмешиваться; или проводить корректировки в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов; или изменять стандарты. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Уровни (виды) контроля: выборочный, специальный и сплошной.

Календарный контроль. По времени осуществления различают предварительный, текущий и заключительный контроль. Его осуществление значительно облегчает применение электронно-вычислительной техники, вахтенных журналов и т.д.

Основными средствами осуществления предварительного контроля материальных и финансовых ресурсов является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Считается, что систему контроля целесообразно осуществлять в соответствии с основными принципами:

1. Контроль должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности.

2. К контролю нужно привлекать весь персонал организации или ее значительную часть (лучше самоконтроль).

3. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность.

4. Главная цель контроля — не исправление, а предотвращение ошибок.

5. Контроль должен быть своевременным.

6. Система контроля должна быть экономичной и эффективной.

7. Контроль должен проводиться открыто и гласно.