Работа с базой данных в MS Access

Содержание

стр.

Работа с базой данных 2

1. Запросы 2

1.1. Создание запроса 3

1.2. Запрос на выборку 6

1.3. Параметрический запрос 9

1.4. Запросы с вычисляемыми полями 10

1.5. Итоговые запросы 13

1.6. Перекрестный запрос 17

1.7. Запросы на изменение данных в таблицах 20

Задания по теме «Запросы» 26

2. Формы 26

2.1. Создание формы 27

2.2. Редактирование формы 30

2.3. Формы для связанных таблиц 32

2.4. Связывание форм с помощью командных кнопок 36

2.5. Создание многостраничных форм 40

Задания по теме «Формы» 40

3. Отчёты 42

3.1. Создание отчета 42

3.2. Элементы управления в отчете 45

3.3. Сортировка и группировка информации 46

3.4. Примеры конструирования отчётов 46

Вычисление итогов и процентов 50

Создание и внедрение подчинённых отчётов 52

3.5. Создание почтовых наклеек 53

3.6. Просмотр и печать отчёта 54

Задания по теме «Отчёты» 54

Контрольные вопросы 55

Литература 56

Приложение 1. Кнопки панели элементов управления 56

Работа с базой данных

База данных (БД) обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый поиск нужных данных. Создание и сопровождение БД осуществляется с помощью системы управления базами данных (СУБД). В настоящее время промышленным стандартом СУБД является Microsoft Access.

СУБД позволяет создать БД, загрузить её данными, находить, просматривать и распечатывать необходимую информацию с помощью специально созданных объектов: запросов, форм и отчётов.

Проектирование логической структуры базы данных, реализация этой структуры в виде реляционных таблиц, а также заполнение этих таблиц данными было описано в [1]. Этот материал сопровождался примером на основе предметной области «Работа магазина». Была разработана и создана база данных «Магазин», в которую были введены данные контрольного примера. В этой брошюре все примеры по созданию и работе с объектами базы данных будут опираться на БД «Магазин».

1. Запросы

Одним из основных назначений реляционных баз данных является быстрый поиск хранящейся в них информации. Простейший поиск информации и фильтрация данных в таблицах были рассмотрены в [1]. Более мощным инструментом поиска информации в базе данных являются запросы. Запросами называют задания, формулируемые по отношению к базе данных в виде условия.

Запрос – выбор из базы данных информации по определенному критерию поиска (условию).

Запрос – это объект

базы данных, допускающий многократное использование

Результат запроса –

представленный в табличном виде набор данных.

Запросы могут быть созданы как в режиме Конструктора, так и с помощью Мастера запросов. Запросы позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из одной или нескольких связанных таблиц.

MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

• запросы по образцу (Query By Example - QBE). Запросы создаются с помощью заполнения специального бланка в окне проектирования запроса;

к ним относятся: – запрос на выборку;

• перекрестный запрос;

• запрос на создание таблицы;

• запрос на обновление;

• запрос на добавление записей;

• запрос на удаление записей.

• программируемые запросы (Structured Query Language¹ – SQL) определяются с помощью специального языка SQL, операторов и функций этого языка.

Примечание. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы.