Хронологическая и систематическая записи

Для осуществления контроля за полнотой отражения хозяйственных операций и обеспечения сохранности сведений о них бухгалтерские проводки регистрируются в журналах в порядке их совершения.

Отражение хозяйственных операций в порядке времени их совершения или в порядке поступления документов в бухгалтерию называется хронологической записью.

Её цель – последовательная регистрация экономически разнородных хозяйственных операций. В учетной практике журналы для регистрации бухгалтерских записей называются регистрационными.

Хронологическая запись ведется для обеспечения контроля за полно-

той учета всех хозяйственных операций в журнале регистрации хозяйственных операций (табл. 4.1).

При записи хозяйственных операций на счетах их группируют по экономически однородным признакам, то есть записывают по определенной

системе. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета

называется систематической записью (регистрацией).

Запись хозяйственных операций на счета бухгалтерского учета называется разноской по счетам.

Между итогами хронологических и систематических записей на счетах существует определенная зависимость. Она заключается в том, что итог хронологических записей в журнале должен равняться итогам оборотов по дебету и кредиту всех счетов.

Часто хронологическая и систематическая записи совмещаются в одном регистре (Журнал – Главная, журналы – ордера).

Обобщение данных текущего бухгалтерского учета. Контрольное значение двойной записи

Для получения сводных данных по счетам бухгалтерского учета и проверки тождественности синтетического и аналитического учета необходимо

обобщить данные бухгалтерского учета. Такое обобщение обычно проводится в конце отчетного периода путем составления оборотно-сальдовых ведомостей или балансов по синтетическим и аналитическим счетам, которые выглядят следующим образом (табл. 4.2, 4.3).

Оборотно-сальдовая ведомость – это таблица, в которой содержатся

сведения об используемых счетах, сальдо на начало периода, обороты за ис-

следуемый период и сальдо на конец периода.

Оборотно-сальдовый баланс – это разновидность оборотно-сальдовой

ведомости, использующей особенности активных и пассивных счетов. Обо-

ротно-сальдовый баланс – более экономная форма записи, однако он менее

удобен для проверки и поэтому используется очень редко.

Оборотно-сальдовая ведомость представляет сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Данные для составления

оборотно-сальдовой ведомости берутся со счетов бухгалтерского учета, для

этого в счетах подсчитывают обороты и конечное сальдо, которые затем переносят в ведомость.

После заполнения оборотно-сальдовой ведомости обязательно подсчи-

тывают ее итоги (должно получиться три пары равенств):

• первая пара равенств – равенство итогов начальных остатков по дебету и

по кредиту - вытекает из баланса, так как совокупность счетов, имеющих

дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов,

имеющих кредитовый остаток, - его пассив. Итоги актива и пассива баланса равны между собой;

• вторая пара равенств - равенство итогов оборотов – обусловлена использованием двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно в одинаковой сумме в дебете и кредите счетов. Следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита

всех счетов;

• третья пара равенств – равенство конечных остатков по дебету и по кредиту - объясняется так же, как и первая, только дебетовые и кредитовые

остатки показывают баланс не на начало, а на конец отчетного периода.

Кроме того, это равенство вытекает из двух предыдущих, поскольку получено в результате арифметических действий над двумя парами равных

итогов.

Отсутствие всех указанных равенств говорит о том, что при записи на

счетах бухгалтерского учета или при подсчетах допущены ошибки.

Необходимо помнить, что итог оборота за отчетный период должен

совпасть с итогом журнала регистрации хозяйственных операций за этот же

период.

Оборотно-сальдовые ведомости по аналитическим счетам составляют

на основе данных текущего аналитического учета отдельно по каждой группе

аналитических счетов, объединяемых одним синтетическим счетом.

Различают две формы оборотно-сальдовых ведомостей по аналитиче-

ским счетам:

• в натуральном и денежном выражении, или количественно-суммовая

форма (товарно-материальная), – предназначена для тех аналитических

счетов, которые ведутся одновременно в денежном и количественном вы-

ражении;

• в денежном выражении, или суммовая форма (контокоррентная), – со-

ставляется по аналитическим счетам, которые ведутся только в денежной

оценке.

Основная особенность оборотно-сальдовых ведомостей по аналитиче-

ским счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой

оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборо-

там и остаткам объединяющего их синтетического счета в оборотно-

сальдовой ведомости по синтетическим счетам.

В отличие от оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам

итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем,

что если один синтетический счет дебетуется, а другой обязательно кредиту-

ется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического сче-

та, будет сделана запись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким обра-

зом, оборотно-сальдовые ведомости по счетам аналитического учета имеют

контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответ-

ствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся

ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием иму-

щества хозяйствующего субъекта.

Как способ обобщения информации, отраженной на счетах бухгалтер-

ского учета, известна так называемая шахматная оборотная ведомость,

составляемая на основе данных журнала регистрации хозяйственных опера-

ций.

С помощью шахматной оборотной ведомости выверяют и устанавливают правильность корреспонденции счетов.

По окончании отчетного периода на основании выверенных обобщен-

ных данных синтетического и аналитического учета о наличии активов и

пассивов хозяйствующего субъекта заполняются все формы бухгалтерской

отчетности.