4 Процесс составления бюджета организации

Сводный бюджет составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год).

Интервал планирования устанавливается бюджетным регламентом конкретной организации (месяц, декада, неделя).

Процесс составления бюджетов включает несколько этапов:

Этап 1. Назначение ответственных лиц

Для разработки бюджета назначаются ответственные лица. Если это крупная компания, то формируется бюджетный комитет или комиссия, в состав которого входят руководители как производственных, так и непроизводственных подразделений организации.

Непосредственную ответственность за составления бюджета несет председатель бюджетного комитета (финансовый директор).

Очень важно, чтобы лица, входящие в состав этого комитета, могли реально контролировать предложенные ими финансовые показатели.

Этап 2. Доведение целей бюджетирования до менеджеров структурных подразделений

Цель составления бюджета деятельности организации и основные его задачи доводятся до лиц, ответственных за его составление.

Этап 3. Определение главного ограничивающего бюджетного фактора

Количество ресурсов организации всегда ограничено, поэтому выявляются факторы, ограничивающие достижение поставленной цели.

Ограничивающий фактор очень важно выявить в самом начале процесса бюджетирования.

Этап 4. Подготовка бюджета для области, связанной с ограничивающим фактором

После того как выявлен главный ограничивающий фактор, для него составляется первый бюджет. Например, если ограничивающим фактором является объем продаж, то первым должен быть составлен бюджет продаж. Если ограничивающим фактором является производственная мощность, то первым составляется производственный бюджет.

Этап 5. Подготовка частных бюджетов

На данном этапе составляются бюджеты всех производственных подразделений, на основе которых составляются основные (сводные) бюджеты.

Операционные бюджеты составляются на основе бюджета по главному ограничивающему фактору. Вспомогательные и специальные бюджеты составляются, как правило, исходя из данных прошлых отчетных периодов, скорректированных на текущие показатели.

Бюджет должен составляться подразделениями, которые задействованы в его формировании, с учетом данных за прошедшие периоды и возможных изменений условий в будущем.

Этап 6. Взаимоувязка показателей отдельных бюджетов и их последующая корректировка

На этом этапе анализируется, насколько данные одних бюджетов согласуются с данными других.

Изучаются соотношения показателей бюджета одного уровня, что позволяет на каждом уровне принимать согласованные, приемлемые решения для каждого подразделения. Как правило, операционные бюджеты составляются в строгой последовательности и поэтому автоматически оказываются взаимоувязанными. А вспомогательные и дополнительные бюджеты всегда требуют своей увязки с операционными бюджетами.

Этап 7. Подготовка основных (сводных) бюджетов

На основе бюджетов производственных подразделений формируется сводный бюджет организации, который полностью охватывает всю базу финансовых расчетов и включают в себя:

- бюджет доходов и расходов;

- бюджет движения денежных средств;

- расчетный баланс.

Основные (сводные) бюджеты составляются только после того, как закончена работа над составлением операционных, вспомогательных и специальных бюджетов. Подготовкой сводных бюджетов обычно занимается непосредственно бюджетный комитет или соответствующие комиссии.

Этап 8. Утверждение бюджета

Утверждение бюджета осуществляется на высшем уровне. После утверждения показатели сводного бюджета передаются во все центры ответственности менеджерам, отвечающим за их реализацию. Принятый бюджет служит основанием для исполнения бюджета руководителями всех центров ответственности.

Таким образом, происходит официальное информирование менеджеров о плановых показателях, которых им необходимо достичь.

Этап 9. Сравнение фактических результатов деятельности с бюджетными показателями

На этом этапе фактически достигнутые показатели сравниваются с запланированными показателями. Это делается с помощью гибких бюджетов.

В общем виде процедура составления бюджета представлена в таблице 1.

Таблица 1 – Типовая процедура составления бюджета

№	Характеристика работ
1	Создание специальной группы по составлению бюджета (специалисты: бухгалтер, финансист, менеджеры по производству, продажам и др.)
2	Сбор и обработка информации по данным учета, необходимой для составления бюджета
3	Выбор метода составления бюджета
4	Обобщение результатов в сводный бюджет
5	Доведение утвержденного бюджета до исполнителей
6	Анализ полученных результатов с показателями бюджета

Важным этапом данной процедуры является выбор метода составления бюджета.

Основными методами являются:

1) метод "с нуля" – за основу все операции организации принимаются равными нулю;

2) метод "от достигнутого" – все показатели предыдущего бюджета модифицируются в зависимости от результатов деятельности прошлого отчетного периода и ожидаемых отклонений в будущем отчетном периоде.

Однако вне зависимости от того, какой метод составления бюджета применяется компанией, общими критериями сметного (бюджетного) планирования являются следующие:

1) показатели бюджета должны быть выполнены;

2) менеджеры подразделения, для которого составляется бюджет, должны участвовать в его подготовке и составлении.

По оценке специалистов одной из основных причин нерентабельности бизнеса наряду с другими факторами является отсутствие бюджетного планирования или нереальность поставленного плана, а также недостоверность фактических данных, их несвоевременное поступление или отсутствие.

Для достижения исполнения бюджета необходимо организовать бюджетный контроль. При этом процесс контроля должен включать в себя следующие направления:

1) чтение и интерпретация отчетов об исполнении бюджета;

2) анализ отклонений фактических данных от сметных показателей;

3) определение и анализ причин отклонений.

При обнаружении причин, повлиявших на отклонения от бюджета, необходимо провести их тщательный анализ и определить направления действий для их устранения.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятий «бюджет» и «бюджетирование».

2. Каковы основные функции бюджетов?

3. Чем отличаются гибкие и статичные бюджеты?

4. Охарактеризуйте основные виды бюджетов.

5. По каким признакам классифицируются бюджеты?

6. Опишите, в чем заключается роль бюджета в управлении организацией.

7. Какие этапы включает формирование операционного бюджета?

8. Каков порядок формирования финансового бюджета?

9. Как происходит составление бюджета организации?

10. Каков горизонт планирования долгосрочных и краткосрочных бюджетов?

11. Какова цель анализа отклонений бюджетных и фактических показателей?

12. На каком этапе анализа отклонений определяется эффективность использования ресурсов?

ПРАКТИКУМ

Задача

ООО «Луч» начинает свою деятельность 1 января текущего года.

Исходные данные к задаче представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Исходные данные к задаче

Планируемые мероприятия	Период проведения мероприятия	Значение
Приобретение автомобилей, шт. Стоимость одного автомобиля, руб. Дополнительные расходы по оформлению автомобилей, руб. Предполагаемый срок использования автомобиля, год Предполагаемая стоимость продажи автомобиля через три года, руб.	январь	10 700 000 20 000 3 500 000
Годовая страховка одного автомобиля, руб.	январь (полностью уплачивается)	5 000
Приобретение переносных радиопередатчиков для монтажа на каждой машине, шт. Стоимость одного радиопередатчика, руб. Предполагаемый срок использования радиопередатчика, год	1 квартал	10 1 000 6
Приобретение центральной радиостанции для офиса, шт. Стоимость радиостанции, руб. Предполагаемый срок использования радиостанции, год	1 квартал	1 20 000 6
Наем водителей, чел.	1 квартал	20
Наем диспетчеров, чел. Заработная плата диспетчера, руб.	1 квартал ежемесячно 5-го числа	1 10 000
Уплата страховых взносов с выплат работникам, %	ежемесячно	34
Годовая сумма аренды офиса (оплата двумя равными авансовыми платежами), руб.	январь июль	100 000
Приобретение лицензии на радиочастоту сроком на два года, руб.	январь	100 000
Гонорар временному бухгалтеру за подготовку квартальной отчетности, руб.	ежеквартально в течение 30 дней по окончании каждого квартала	30 000
Ремонт и обслуживание автомобилей, (оплачиваются немедленно), руб.	ежемесячно	5 000
Расходы на рекламу (оплачиваются немедленно), руб.	январь февраль март 2 квартал 3 квартал 4 квартал	20 000 15 000 10 000 10 000 10 000 10 000
Прочие расходы (оплачиваются немедленно), руб.	ежемесячно	5 000
Налог на прибыль, % Облагаемая прибыль равна бухгалтерской прибыли, определенной по методу начисления	в течение 28 дней по окончании каждого квартала	20
Оформление банковского кредита для покрытия затрат сроком на шесть месяцев, руб. Процент по кредиту, % Погашение кредита (вместе с процентами)	январь июль	200 000 20

Водители будут работать на автомобилях ООО «Луч» и оплачивать бензин самостоятельно. Предполагается, что каждая машина будет использоваться в среднем не менее 24 дней в месяц.

За один день использования автомобиля (24 часа) ООО получит с каждого водителя 300 руб., все остальное является его заработком.

Требуется:

Составить следующие бюджеты в разрезе каждого квартала:

1. Бюджет продаж по методу начисления (таблица 3):

Таблица 3 - Бюджет продаж, руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Доходы (выручка)	432 000*

* 24 дня × 3 месяца × 20 чел.× 300 руб.

2. Производственный бюджет, который включает в себя (табл. 4, 5):

- бюджет операционных расходов, объединяющий все расходы, связанные с производством (т.е. в примере данный бюджет объединил бюджет расходов прямого труда и бюджет косвенных общепроизводственных расходов):

- бюджет административных и прочих косвенных расходов (затраты на составление отчётности, рекламные расходы, прочие расходы).

Таблица 4 - Бюджет операционных расходов (по методу начисления), руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Амортизация: - автомобилей - радиопередатчиков	168 333 1 250
Списание страховки из состава расходов будущих периодов	12 500
Списание лицензии из состава расходов будущих периодов	12 500
Расходы на ремонт и обслуживание	15 000
Расходы на заработную плату	30 000
Расходы по аренде	25 000
Всего операционных расходов	264 583

Таблица 5 - Бюджет административных и прочих косвенных расходов (по методу начисления), руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Расходы на подготовку отчётности	30 000
Рекламные расходы	45 000
Прочие расходы	15 000
Всего административных расходов и прочих косвенных расходов	90 000

3. Бюджет капитальных вложений по кассовому методу (таблица 6):

Таблица 6 - Бюджет капитальных вложений, руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Приобретение автомобилей
Приобретение радиопередатчиков
Всего

4. Кредитный план по кассовому методу (таблица 7):

Таблица 7 - Кредитный план, руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Получена (погашена) основная сумма кредита	200 000
Проценты, выплаченные по кредиту	-
Всего	200 000

5. Сводный бюджет доходов и расходов по методу начисления (таблица 8):

Таблица 8 – Сводный бюджет доходов и расходов, руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Доходы	432 000
Расходы
-операционные (из бюджета 8.4)	(264 583)
- административные (из бюджета 8.5)	(90 000)
Прибыль до вычета процентов	77 417
Проценты (по методу начисления)	(10 000)
Прибыль до налогообложения	67 417
Налог на прибыль	13 483
Чистая прибыль	53 934

6. Бюджет движения денежных средств, который составляется по кассовому методу путём корректировки сумм сводного бюджета доходов и расходов, указанных в нём по методу начисления (таблица 9):

Таблица 9 - Бюджет движения денежных средств, руб.

Показатель	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал
Остаток денежных средств на начало периода	0
Приход денежных средств: от операционной деятельности:
выручка от услуг	432 000
от финансовой деятельности:
взнос в уставный капитал	9 000 000
кредиты и займы полученные	200 000
Всего поступлений	9 632 000
Расходование денежных средств по операционной деятельности:
амортизация машин и радиопередатчиков по методу начисления	(169 583)
корректировка амортизации по кассовому методу	169 583*
отражение расходов на страховку по методу начисления	(12 500)
корректировка расходов на страховку по кассовому методу	(37 500)**
списание лицензии по методу начисления	(12 500)
корректировка суммы списания лицензии по кассовому методу	(37 500)***
расходы на ремонт и обслуживание	(15 000)****
расходы по заработной плате по методу начисления	(15 000)
корректировка расходов по заработной плате по кассовому методу	150005*
расходы по аренде по методу начисления	(25 000)
корректировка расходов по аренде по кассовому методу	(25 000)6*
расходы на подготовку отчётности по методу начисления	(30 000)
корректировка расходов, связанных с отчётностью, по кассовому методу	30 0007*
рекламные расходы по методу начисления	(45 000)
прочие расходы по методу начисления	(15 000)
начисленные проценты	(10 000)
корректировка процентов по кассовому методу	10 0008*
налог на прибыль по методу начисления	(13 483)
корректировка налога на прибыль по кассовому методу	13 4839*
всего операционных расходов по кассовому методу	(413 066)
Расходование денежных средств по финансовой деятельности
погашение кредита
Расходование денежных средств по инвестиционной деятельности
капитальные вложения	(7 050 000)
Всего отток денежных средств	(7 463 066)
Остаток денежных средств на конец периода	(2 168 934)

* Амортизация является неденежным расходом, который исключается из таблицы, сумма чисел по данной и предыдущей строке равна нулю

** По методу начисления в расходы включены только 12 500 руб., по кассовому методу общая сумма данного расхода равна 37 500 руб., что и происходит в результате корректировки, т.е. увеличения расходов на 25 000 руб.

*** По методу начисления в расходы включены только 12 500 руб., по кассовому методу общая сумма данного расхода равна 37 500 руб., что и происходит в результате корректировки, т.е. увеличение расходов на 25 000 руб.

**** Величина расхода, исчисленная по методу начисления, равна величине расхода, исчисленному по кассовому методу, корректировка расхода не производится

5* Данная корректировка отражает тот факт, что реально выплаченная зарплата на 15 000 руб. было меньше начисленной

6* Данная корректировка отражает тот факт, что в 1 квартале выплачивается полугодовая сумма аренды

7* В 1 квартале реальной выплаты бухгалтеру не производилось

8* Реальная выплата процентов производится только в 3 квартале

9* Реальная уплата налога на прибыль за 1 квартал осуществляется только во 2 квартале

7. Расчётный баланс (таблица 10):

Таблица 10 - Расчётный баланс

Показатель	на 31 марта	на 30 июня	на 30 сентября	на 31 декабря
АКТИВЫ Основные средства - автомобили - радиопередатчики минус: накопленный износ Основные средства по остаточной стоимости Текущие активы Расходы будущих периодов - лицензия на радиочастоту - расходы на страхование Авансы выданные (аренда) денежные средства	7 020 000 30 000 (169 583) 6 880 417 37 500* 12 500** 25 000*** ()****
Общие активы
Капитал и нераспределенная прибыль Капитал Нераспределенная прибыль Обязательства Кредиторская задолженность5* - перед бухгалтером - перед персоналом - перед бюджетом Задолженность по займам и кредитам (включая проценты)6*	9 000 000 53 934 30 000 15 000 13 483 68 483
Всего капитала и обязательств	9 122 417

* (списано в расходы за 1 квартал)

** (списано в расходы за 1 квартал)

*** (списано в расходы за 1 квартал)

**** Отрицательное сальдо на счете «Денежные средства» (при наличии) указывает на кризис ликвидности ООО в 1 квартале.

5* Фактические выплаты всех сумм, указанных в данном разделе, будут произведены в следующем квартале.

6* Сумма начисленных процентов (10 000 руб.) увеличивает общий долг перед банком и отражается в составе статьи «Задолженность по займам и кредитам».