4. Особенности учета материалов в условиях автоматизированной обработки информации

Впервые поступающие материалы также как и все впервые поступающие товарно-материальные ценности надо сразу занести в справочники. Для этого необходимо зайти в «Справочники» - «Материалы», нажать значок в нижнем ряду на панели инструментов «Новая группа (Ctrl + F9)» и сформировать группу материалов, если такой вид материалов ранее не приобретался, например, «Канцтовары», «Отдельные предметы, учитываемые в составе оборотных средств», «БСО», «Электротовары». Потом в группе вводятся наименования приобретаемых материалов через «Insert» (клавиша или значок на панели инструментов).

Для отражения в учете поступления в организацию материалов предназначен документ «Приходная накладная», получаемый через «Документ» - «Учет материалов» - «Поступление материалов» (ПРИЛОЖЕНИЕ 13).

В шапке приходной накладной указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, договор и склад, на который принимаются материалы. Если материалы поступают от поставщика, документ заполняется в следующем порядке. Реквизит «Поставщик» заполняется выбором поставщика материалов из справочника «Контрагенты». Если поставщик появился впервые, то сведения о нем в справочнике вводятся через «Insert» (клавиша или значок на панели инструментов).

В реквизите «Договор» следует указать полученный от поставщика счет на оплату или договор. В реквизите «Налоги» необходимо выбрать «НДС сверху 18%». Заполнение табличной части документа приходной накладной выполняется способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом открывается форма справочника «Материалы» и после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной, окно справочника не закрывается, выбирается следующий материал и т. д. (ПРИЛОЖЕНИЕ 14).

В реквизите «НДС» указывается сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате поставщику по конкретному материалу. Она должна соответствовать документам поставщика. Эта сумма НДС рассчитывается автоматически, поскольку в реквизите «Налоги» выбран «НДС сверху 18%».

После заполнения табличной части приходной накладной под таблицей формируются реквизиты: «Итого без налогов», «НДС», «Всего». Значения этих реквизитов должны соответствовать соответствующим реквизитам товарно-транспортной или товарной накладной.

При поступлении в организацию материалов оформляется приходный ордер по типовой межотраслевой форме №М-4. Чтобы его сформировать и распечатать, нужно нажать кнопку «Печать». После заполнения экранной формы нужно нажать на кнопку «OK». При проведении документа автоматически формируются проводки:

- Д-т: сч. 10 «Материалы»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму без НДС;

- Д-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам», субсчет второго порядка 1 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам, не отраженный в книге покупок»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму входящего НДС.

Документ становится объектом аналитического учета на счете 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», также как при приобретении основных средств, т. е. производенная запись в одностороннем порядке на забалансовом счете «ЗПК» на сумму без НДС и на сумму входящего НДС указывает на то, что при формировании книги покупок в автоматическом режиме НДС будет учтен.

Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Для оформления операций, связанных с передачей материалов в производство, необходимо выбрать пункт «Перемещение (списание) материалов» из подменю «Учет материалов» меню «Документы» главного меню программы. На экране появится форма требования-накладной (ПРИЛОЖЕНИЕ 15). В реквизите «Вид перемещения» выбирается «Передача в производство».

В шапке документа следует указать, с какого склада отпускаются материалы и на какой счет списывать стоимость материалов при проведении документа. В зависимости от счета затрат запрашиваются дополнительные аналитические признаки (субконто). В торговле списание материалов отражается как правило следующей записью на счетах бухгалтерского учета:

- Д-т: сч. 44 «Расходы на реализацию», субсчет 2 «Издержки обращения»; К-т: сч. 10 «Материалы».

В промышленности списание материалов может отражаться следующей записью на счетах бухгалтерского учета:

- Д-т: сч. 20 «Основное производство», сч. 23 «Вспомогательные производства», сч. 25 «Общепроизодственные расходы», сч. 26 «Общехозяйственные расходы» и др.; К-т: сч. 10 «Материалы».

Заполнение табличной части требования-накладной выполняется способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом также открывается форма справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т. д.

В графе «Затребовано» указывается количество затребованного материла, а в графе «Отпущено» – количество фактически отпущенного материала. Значение первой графы используется для заполнения печатной формы, а второй – и для заполнения печатной формы, и для формирования бухгалтерских проводок.

После заполнения формы документа следует сразу сформировать и распечатать требование-накладную по типовой форме №М-11 (возле кнопки «ПечатьАкта» на рис.15 имеется кнопка с черным треугольником, при нажатии на которую появляется перечень документов, в т.ч. требование-накладную по типовой форме №М-11), а затем сформировать и распечатать акт на списание материалов (кнопка «ПечатьАкта»).

Печать требования-накладной имеет некоторые особенности. Для непроведенного документа не заполняются графы «Цена» и «Сумма», о чем выдается сообщение в верхней части окна печатной формы (это сообщение на принтер не выводится).

Если необходимо получить печатную форму документа с заполненными графами «Цена» и «Сумма», следует сразу провести документ, нажав кнопку «Провести» в форме документа, а затем – распечатать требование-накладную. Если же печатная форма требуется после отпуска материалов со склада, следует нажать кнопку «OK» и ответить «Нет» на запрос «Провести документ?».

Для проведения ранее сохраненного документа «Передача материалов в производство» его следует найти в журнале «Учет материалов в производство», перейти в режим редактирования (дважды щелкнуть мышью на документе), проверить правильность заполнения графы «Отпущено», сохранить и провести документ.

При проведении будут сформированы проводки по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетом, указанным в шапке документа.

Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Для отражения в учете операций по реализации материалов, потребность в которых в настоящее время не имеется, предназначен документ «Отгрузка материалов на сторону». Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Отгрузка материалов на сторону» из подменю «Учет материалов» меню «Документы» главного меню программы. На экране появится «Накладная» (ПРИЛОЖЕНИЕ 16). В реквизите накладной «Вид отпуска материалов» выбирается «Продажа (сч.91)».

В накладной необходимо указать ее номер и дату, получателя и дату оформления накладной, склад, с которого отгружаются материалы. Реквизит «Статья прочих доходов и расходов» определяет объект аналитического учета для счета 91. В табличной части указываются наименование и количество материала, которое надлежит отпустить, фактически отпущенное количество материалов, отпускная цена за единицу, сумма отпущенных материалов, общая сумма (со всеми налогами).

Значение графы «Надлежит отпустить» используется для заполнения печатной формы, а значение графы «Отпущено» – для формирования бухгалтерских проводок.

Заполнение табличной части документа выполняется способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом также открывается форма справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т. д.

После заполнения формы документа его следует сохранить (кнопка «Записать»). Проведение документа необходимо производить после того, как материалы будут фактически отпущены со склада (кнопка «ОК»). Для проведения ранее сохраненного документа «Отгрузка материалов на сторону» его следует найти в журнале «Учет материалов и готовой продукции», перейти в режим редактирования (дважды щелкнуть мышью на документе), проверить правильность заполнения графы «Отпущено» и сохранить документ с проведением.

При проведении будут сформированы следующие проводки:

1. Д-т счета 91 «Операционные доходы и расходы», субсчет 2 «Операционные расходы»; К-т счета 10 «Материалы» – для каждого материала.

Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» элемента справочника «Материалы».

2. Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; К-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсчет 1 «Операционные доходы» - на стоимость материалов в ценах реализации.

Особенности учета отдельных предметов, учитываемых в составе оборотных средств заключаются в следующем.