3. Особенности учета основных средств в условиях автоматизированной обработки информации

Учет основных средств и нематериальных активов в 1С: Бухгалтерия начинается с установления даты начала формирования амортизационного фонда. Для этого необходимо в меню войти в «Операции» - «Константы», выбрать код «Начислять 010» и «Начислять 013», стать в столбец «Значение», нажать правую кнопку мыши и выбрать «История значения» (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Далее следует установить первое число месяца ввода первого основного средства в эксплуатацию.

Особенностью учета в условиях автоматизации является то, что поступающие товарно-материальные ценности надо сразу занести в справочники. Поступающие основные средства сразу необходимо занести в «Справочники» - «Внеоборотные активы» - «Объекты внеоборотных активов». Формирование справочников начинается с создания групп объектов внеоборотных активов, а также групп основных средств. Для этого надо нажать значок в нижнем ряду на панели инструментов «Новая группа (Ctrl + F9)» и ввести в появившейся строке наименование объекта внеоборотных активов, например, «Основные средства» (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Можно таким же образом войти в группу «Основные средства» и ввести группы основных средств, например, «Здания и сооружения», «Машины и оборудование», «Транспортные средства» и др.

Затем необходимо в группе основных средств ввести наименования приобретаемых основных средств через «Insert» (клавишу или значок на панели инструментов).

Для того, чтобы ввести полную информацию по основным средствам, надо войти в «Справочники» - «Внеоборотные активы» - «Основные средства» и нажать «Insert». На экране появится форма, представленная в ПРИЛОЖЕНИИ 3. В первую очередь, устанавливается дата, по состоянию на которую вводятся значения реквизитов. Это дата ввода основного средства в эксплуатацию (05.01.2009). Затем заполняются все реквизиты закладки «Общие сведения» и «Бухгалтерский учет» на основании товарно-транспортной накладной, временного республиканского классификатора амортизируемых основных средств (ПРИЛОЖЕНИЕ 4). В тех местах, где стоит три точки информация выбирается из справочников либо из представленного перечня.

После введения справочной информации заполняются документы, отражающие поступление основных средств и формирующие бухгалтерские проводки. После выбора в меню «Документы» - «Учет основных средств» - «Поступление основных средств» на экране появится форма «Поступление отдельных объектов ОС» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5). При заполнении в данном документе реквизита «Объект внеоборотных активов» каждый вид основного средства вводится через «Insert» и выбирается из справочника. Вводятся цена и количество основных средств. Для того, чтобы документ был записан и были сформированы записи на счетах бухгалтерского учета используется функция «ОК». Если нажать на значек «DK» на панели инструментов, на который указывает стрелка в представленном ПРИЛОЖЕНИИ 5, то на экране появятся все бухгалтерские проводки сформированные документом «Поступление отдельных объектов ОС»:

- Д-т: сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму без НДС;

- Д-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам», субсчет второго порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам, не отраженный в книге покупок»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму входящего НДС.

Запись в одностороннем порядке на забалансовом счете «ЗПК» на сумму без НДС и на сумму входящего НДС указывает на то, что при формировании книги покупок в автоматическом режиме НДС будет учтен. На сумму входящего НДС при формировании книги покупок будет сформирована запись на счетах: Д-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам», субсчет второго порядка 2 «НДС по приобретенным основным средствам, отраженный в книге покупок»; К-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам», субсчет второго порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам, не отраженный в книге покупок».

Поступившее в организацию основное средство вводится в эксплуатацию в 1С: Бухгалтерия через «Документы» - «Учет основных средств» - «Ввод в эксплуатацию основных средств» (ПРИЛОЖЕНИЕ 6). В выведенном на экран «Акте ввода в эксплуатацию ОС» необходимо заполнить четыре закладки: «Основные средства», «Общие сведения», «Бухгалтерский учет», «Комиссия». Следует обратить внимание на дату, на которую указаны значения периодических реквизитов – это дата ввода основного средства в эксплуатацию. После того, как выбран объект внеоборотных активов и вид основного средства в табличной части необходимо нажать кнопку «Записать» и далее кнопку «Объем вложений во внеоборотные активы». Появится первоначальная стоимость объекта. Основные реквизиты, заполняемые в закладках «Общие сведения», «Бухгалтерский учет» приведены в ПРИЛОЖЕНИЯХ 7, 8. Основное средство вводится в эксплуатацию на основании «Акта о приеме-передаче объекта основных средств» формы ОС-1, которая выводится на экран посредством кнопки «Акт ОС-1», на которую наведена стрелка на рис. 6. Для того, чтобы записи на счетах бухгалтерского учета были произведены надо нажать на кнопку «ОК». Экранная форма «Акт ввода в эксплуатацию ОС» формирует следующую запись на счетах бухгалтерского учета:

- Д-т: сч. 01 «Основные средства»; К-т: сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» - на первоначальную стоимость основного средства.

Нажав на «DK» на панели инструментов, можно убедиться, что запись на счетах произведена правильно.

Начисление амортизации по основным средствам осуществляется через «Документы» - «Регламентные» - «Начисление амортизации и погашение стоимости» (ПРИЛОЖЕНИЕ 9). В появившейся экранной форме «Расчет амортизации, погашение стоимости» должны быть проставлены галочки согласно ПРИЛОЖЕНИЮ 9. Начисление амортизации осуществляется на последнюю дату месяца. Так, если начисление амортизации осуществляется за февраль, то устанавливается дата 28.02.2009. При нажатии кнопки «Провести» машина произведет расчет амортизации по основным средствам организации и сформирует бухгалтерские записи на счетах. Кнопка «Печать» позволяет вывести информацию в табличной форме, по которой можно убедиться в правильности расчетов. При необходимости эта табличная форма может быть распечатана посредством «Файл» - «Печать». Если нажать на панели инструментов кнопку «DK», то на экран будут выведены записи на счетах бухгалтерского учета по каждому основному средству:

- Д-т: сч. 20 «Основное производство», 44 «Расходы на реализацию» и др.; К-т: сч. 02 «Амортизация основных средств» - на сумму начисленной амортизации.

Автоматически машина сформирует записи и на забалансовом счете 010 «Амортизационный фонд воспроизводства основных средств».

При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом следует выбрать в меню «Документы» - «Учет основных средств» - «Списание основных средств» (ПРИЛОЖЕНИЕ 10).

Документ позволяет оформить "Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)" по форме ОС-4 и отразить данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

В форме документа указывается объект, списываемый с учета, выбирается причина списания и статья прочих доходов и расходов.

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно выводится балансовая стоимость объекта на счете 01 «Основные средства» и сумма начисленной амортизации на счете 02 «Амортизация основных средств» на момент выбытия.

При списании основного средства необходимо оформить акт по форме ОС-4. Для этого следует нажать на кнопку «Акт ОС-4». При проведении документа (кнопка «OK») автоматически формируются проводки по списанию.

При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный фонд следует использовать документ «Меню» - «Учет основных средств» - «Передача основного средства».

В верхней части экранной формы указываются номер (реквизит «Акт передачи основных средств №») и дата (реквизит «от») акта на выбытие основного средства с учета (ПРИЛОЖЕНИЕ 11).

Документ имеет три закладки: «Подготовка к передаче», «Передача», «ТТН». В закладке «Подготовка к передаче» выбывающее основное средство выбирается из справочника «Основные средства» и указываются в реквизите табличной части «Основные средства».

Если основное средство было подготовлено к передаче документом «Подготовка к передаче основного средства», переключатель «Подготовка к передаче основного средства» следует установить в положение «Произведена документом», после чего выбрать необходимый документ из журнала.

Документом «Подготовка к передаче основного средства» формируется запись на счетах: Д-т: сч. 02 «Амортизация основных средств»; К-т: сч. 01 «Основные средства» на сумму начисленной амортизации за время эксплуатации основного средства.

Если документ «Подготовка к передаче основного средства» для данного основного средства не вводился, то переключатель следует установить в положение «Производится одновременно с выбытием».

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно показывается балансовая стоимость и сумма амортизации по объекту.

В закладке «Передача» заполняется ряд реквизитов (ПРИЛОЖЕНИЕ 12). В реквизите «Причина выбытия» выбирается «Продажа». Реквизит «Статья прочих доходов и расходов» заполняется выбором из справочника соответствующей статьи. В реквизитах «Покупатель» и «Договор» соответственно указываются покупатель, которому передается основное средство, и договор, по которому осуществляется данная операция. В группе реквизитов «Стоимость передачи одного объекта» также заполняются ряд реквизитов.

После заполнения всех необходимых реквизитов документа нужно распечатать «Акта о приеме-передаче объекта основных средств» формы ОС-1 (кнопка «Акт ОС-1»), а документ сохранить и провести (кнопка «OK»). При проведении документа автоматически формируются следующие проводки по выбытию основных средств:

- Д-т: сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсч. 2 «Операционные расходы»; К-т: сч. 01 «Основные средства» - на остаточную стоимость выбывающего основного средства;

- Д-т: сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; К-т: сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсч. 1 «Операционные доходы» - на договорную стоимость с НДС выбывающего основного средства;

- Д-т: сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсч. 3 «НДС»; К-т: сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» - на сумму НДС, исчисляемого при выбытии основного средства.

Эти бухгалтерские проводки можно просмотреть, нажав кнопку «DK» на панели инструментов.