УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, ИХ СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ. ВИДЫ И ФОРМЫ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ

Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах. Таблицы могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек, машинограмм. Регистры предназначены для накапливания, группировки и систематизации по счетам однородных хозяйственных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленных форм отчетности. В связи с тем, что счетов много и регистров большое количество учетные регистры классифицируются:

По назначению и объему содержащейся информации учетные регистры подразделяются на синтетические, аналитические, совмещающие, синтетический и аналитический учет. Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в этих регистрах ведутся без пояснительного текста, в обобщенном виде и только в денежном выражении. К ним относятся Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам, машинограммы по синтетическим счетам и др. Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении. К аналитическим регистрам относятся карточки учета основных средств, материалов, сальдовые ведомости, производственные отчеты, кассовая книга, машинограммы аналитического учета и др. Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, повышают достоверность и наглядность учета. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтетического учета. Это журнал-ордер № 6 по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", журнал-ордер № 7 по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные. Хронологические регистры используются для записей операций в хронологическом порядке, т.е. в порядке их совершения (чаще всего в порядке поступления документов в бухгалтерию) без группировки их по счетам. Они имеют контрольное значение для проверки полноты отражаемых операций, выявления общего оборота за месяц и сохранности документов. К ним относятся: Кассовая книга, Реестр товарно-транспортных накладных, Журнал

регистрации платежных поручений, Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности и др. В систематических регистрах однородные хозяйственные операции систематизируются по счетам синтетического и аналитического учета. Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета называется систематическими записями. Примером является Главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов. Главная книга есть совокупность бухгалтерских счетов, используемых в организации в течение отчетного периода. К этим регистрам относятся также книги, карточки, машинограммы или ведомости синтетического и аналитического учета, инвентаризационные описи и др. Комбинированные регистры совмещают в себе хронологическую и систематическую запись. Это дает возможность получать данные синтетического и аналитического учета в один рабочий прием. Примером комбинированного регистра является журнал-ордер № 1 и ведомость № 1а к счету 50 "Касса" и Книга учета хозяйственных операций. Существует "правило Мендеса", в соответствии с которым итог оборотов по журналу (дебет и кредит хронологических регистров) будет равным итогу дебетовых и кредитовых оборотов, отраженных в систематических регистрах (Главной книге). По внешней форме учетные регистры классифицируются на свободные листы, карточки, книги, машинограммы. Свободные листы (ведомости) представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов. Это журналы-ордера или ведомости. Карточки — это тоже свободные листы, но не скрепленные между собой и изготавливаются из бумаги или тонкого картона. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Бухгалтерские книги используются для регистрации хозяйственных операций как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Машинограмма — учетный регистр, получаемый при обработке документов на ПК. Формы их разнообразны и зависят от назначения и содержания учитываемых в них объектов.

По строению (по форме графления) регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные. Односторонние применяются для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов. Примером таких регистров являются Кассовая книга, карточки складского учета материалов, контокоррентные карточки (карточки по учету расчетов) и др. В односторонних регистрах обособлены только графы, предназначенные для записи по дебету и кредиту счета, а остальные реквизиты (дата, номер записи, текст операции) — общие для дебетовых и кредитовых оборотов (чего нет в двусторонних регистрах). Односторонним регистр называется потому, что графа прихода (дебет) и графа расхода (кредит) расположены на одной стороне. Двухсторонние регистры состоят из двух частей, из которых левая сторона развернутого листа предназначена для дебетовых, правая — для кредитовых записей. Например, оборотная ведомость о материальным счетам и др. Многографные регистры применяются для детализации дебетовых или кредитовых оборотов. В них отводится много граф для дебетовых оборотов и одна — для кредитовых или наоборот (много граф для кредитовых и одна для дебетовых), что обеспечивает расчленение общей суммы оборотов на однородные слагаемые. Примером является Главная книга, журналы-ордера. В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажные и безбумажные регистры. К безбумажным регистрам относятся видеограммы на экранах (дисплеях) компьютеров, сформированные в оперативной памяти или на магнитных носителях. При необходимости такие регистры распечатываются на бумаге.

Учетные записи, понятие и их способы

Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Разноска производится на основании проставленной корреспонденции счетов на документах (контировка (разметка) документов). О разноске операций в учетные регистры обязательно делается отметка в документах в виде знака "V". Теория и практика бухгалтерского учета выработала определенные способы учетных записей, которые можно классифицировать по следующим признакам: по характеру записи; систематизации; изображению; по числу экземпляров; по способу заполнения.

По характеру записи делятся на униграфические и диграфические. В учетной практике диграфические записи в зависимости от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на следующие виды: простые записи; сложные записи; сторнировочные записи; обратные записи.

Сторнировочные записи являются исправительными записями, производимые методом "красное сторно". Они предполагают вычитание отраженных на счетах сумм путем воспроизведения данных сумм красными чернилами или очерчиванием их рамкой, после чего делается запись правильной суммы по корреспондирующим счетам. Сторнировочные записи применяются для корректировки неправильно указанной корреспонденции счетов и для уменьшения отраженных в учетных регистрах завышенных сумм хозяйственных операций.

Счетные записи по признаку систематизации подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные (синхронистические). Хронологическая запись характеризуется тем, что хозяйственная операция записывается в учетные регистры по мере ее совершения. Систематическая запись отражает хозяйственную операцию по определенной системе (системе счетов бухгалтерского учета). Комбинированная (синхронистическая) запись объединяет в себе признаки хронологических и систематических записей. В зависимости от количества оттисков, получаемых при одновременной записи, они делятся на простые и копировальные. Простые (одноразовые) записи дают один оттиск, они получаются только в одном учетном регистре. Такие записи ведутся в Главной книге, в карточках аналитического учета и др. Копировальные записи дают одновременно оттиск в двух и больше учетных регистрах. Записи эти делаются при помощи копировальной бумаги. Эти записи широко используются при выписке учетных документов. Копирование исключает возможность ошибок, экономит время, повышает производительность. В учетной практике широко используются шахматный и линейно-позиционный способы записи. Шахматная запись характерна тем, что хозяйственные операции записываются один раз и отражаются одновременно по дебету и кредиту соответствующего счета. Эта запись дает возможность видеть корреспонденцию счетов, что очень важно для контроля и сокращения объема работы. Линейно-позиционная запись характеризуется тем, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что обеспечивает наблюдение за своевременным истребованием дебиторской и погашением кредиторской задолженности.

Ошибки в учетных записях. Способы их выявления и исправления

При осуществлении записей хозяйственных операций в учетные регистры могут быть допущены ошибки: описки в цифрах, неправильный подсчет итогов, неверно составленная бухгалтерская запись (проводка) и т.д. Для сверки правильности записей в учетных регистрах используются различные приемы и способы. Так, проверка полноты и правильности записей по каждому синтетическому счету может быть произведена подсчетом итогов соответствующих документов и сверкой их с оборотами по счету. Это есть сплошная последовательная сверка записей с первоисточниками. Правильность записей по счетам аналитического учета проверяется по взаимосвязи между счетами синтетического и аналитического учета. При этом совпадение оборотов и сальдо аналитических счетов с оборотом и сальдо синтетического счета подтверждает правильность учетных записей. Такой прием нахождения ошибок называется логической сверкой.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, а правильная сумма надписывается сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью. Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденцией счетов. Способом "красное сторно" пользуются для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные чернила, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. При подсчете оборотов по счетам запись отрицательными числами вычитается и таким образом ошибка исправляется. Способ "красного сторно" используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена. На практике иногда учетные работники вместо сторнировочных записей используют обратные записи, при которых неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами. Этим самым производится корректировка оборотов. Обратные записи приводят к завышению реальных оборотов, поэтому они не рекомендуются к использованию в учетной работе.