1997-1999 Роки: вдосконалення управління з опорою на інформаційну

систему

Після закінчення активної фази впровадження Бізнес-Консоль зайнялася супроводом «Фігаро», а фахівці КАЗ - розширенням сфери використання системи. У цей період:

• Спільними зусиллями відділу автоматизації і телекомунікацій (начальник відділу Закусило Ю.Я.) і бухгалтерії (зам.головного бухгалтера Оксина Т.П.) був сформований формалізований регламент експлуатації «Фігаро». Розроблені типові плани-графіки робіт щодо введення даних, проведення розрахунків, підготовки підсумкової звітності, закриття періоду. Розроблений регламент робіт відділу автоматизації, що включає такі процедури як резервне копіювання, оновлення прикладного програмного забезпечення, запуск розрахунків.

• Налагоджений документообіг, що забезпечив реєстрацію документів в системі «день-в-день».

• У сфері матеріального (складського) обліку завершився перехід до персоніфікованого обліку. За рішенням головного бухгалтера Маєвської Н.Ю. відповідні положення були внесені в облікову політику підприємства.

• Фінансовий відділ і бухгалтерія налагодили документообіг за договірними відносинами і добилися повної прозорості відносин з контрагентами, аж до автоматичної підготовки актів звірення розрахунків. Результатом такого об'єднання зусиль стала «бухгалтерська точність в оперативному обліку», контроль інформації про всі зовнішні операції з позицій кожного з відділів та забезпечення подвійної надійності всієї податкової звітності.

• Фахівці відділу автоматизації, повністю освоївши настройку підсистеми «Постачання і збут», самостійно (за консультаційною підтримкою служби супроводу Бізнес-Консоль) вносили зміни в опис процесів бізнесу, деталізуючи і розширюючи перелік операцій, підтримуваних системою. Можливість оперативно реагувати на зміну зовнішніх умов і розширення потреб управлінців дозволяє забезпечити їм ефективну роботу.

• Завдяки використанню підсистеми «Витрати і собівартість» фахівці компанії змогли на першому етапі організувати детальний облік первинних витрат в розрізі шифрів, статей і економічних елементів, а потім, повністю змінити метод розрахунку собівартості і перейти до деталізації в розрізі видів продукції і робіт, що виконуються, як для основного, так і для допоміжних виробництв. Таким чином, забезпечений наступний крок у вдосконаленні управління обліку витрат, через налагодження оперативного управління витратами виробництва.

• Програмісти відділу автоматизації дослідили схему бази даних «Фігаро», пройшовши відповідне навчання, освоїли інструментарій підготовки звітів. Це дало можливість більш повно задовольняти запити користувачів в частині представлення звітних даних і їх аналізу Для цих цілей стали застосовуватися офісні пакети (MS Excel, MS Access), що підключаються до бази даних «Фігаро».

У результаті управлінські служби і керівництво підприємства одержали точну і дійсно оперативну звітність. Згідно встановленого регламенту повний розрахунок і підготовка підсумкової звітності проводяться щодня, а в період підбиття підсумків місяця - двічі на добу.

У даний період всім вітчизняним компаніям довелося вирішувати ряд проблем:

1. переоцінка основних фондів;

2. деномінація;

3. введення рахунків -фактур, книг обліку і продажу;

4. зміни податкового законодавства;

5. проблема 2000-го року.

Завдяки тому, що в компанії своєчасно було схвалене рішення про впровадження інтегрованої інформаційної системи, КАЗ підійшов повністю підготовленим до оперативної зміни облікової політики і документообігу. Всі необхідні доопрацювання «Фігаро» були виконані Бізнес-Консоль, і КАЗ, як і інші користувачі «Фігаро», своєчасно одержав їх за каналами супроводження.

В процесі супроводження в повній мірі використовуються можливості, що надає мережа інтернет:

• звернення за Консультаціями і відправка повідомлень про помилки електронною поштою;

• оперативний доступ on-line служби супроводу Бізнес-Консоль до бази даних замовника за захищеними канапами зв'язку;

• оновлення прикладного програмного забезпечення на сервері замовника в режимі дзеркального копіювання.

У результаті управлінський персонал набув досвіду експлуатації «Фігаро» і став використовувати систему як звичайний робочий інструмент. Управлінці одержали можливість приділяти більше часу прорахунку різних варіантів рішень, що схвалюються, аналізу і вдосконаленню методики обліку.

1999-2000 роки: інформаційне забезпечення програми розвитку

Крупні фінансові кошти компаній вкладає на постійній основі в так звану програму розвитку: розширення, поточного і відновного ремонту основних фондів. У виробництві алюмінію ці роботи складають значну частину витрат, тому вдосконалення методів управління безпосередньо впливає на ефективність компанії в цілому.

Вже в ході попереднього етану використання системи вдосконалення методів обліку дозволило одержувати більш повну і детальнішу інформацію про матеріальні і грошові ресурси, що направляються на реалізацію пунктів програми розвитку, таких, наприклад, як ремонт електро-лізерів. Цей перший успіх породив нові очікування, і Бізнес-Консоль одержала замовлення на розширення сфери застосування «Фігаро» в області планування.

Завдання було успішно вирішене за допомогою додаткових настройок «Фігаро» під нові вимоги і розробкою додаткових форм звітності, орієнтованих на уявлення матеріалів в розрізі виконання пунктів плану програми розвитку.

У результаті цієї роботи компанія одержує чітке узгодження постачань з графіком реалізації пунктів програми. Досягаються головні, фінансові цілі:

• виключення наднормативних запасів;

• мінімізація незавершеного виробництва;

• контроль призначення всіх планованих платежів;

• виконання всіх запланованих лімітів.