Запитання до кейсу 5

1. Опишіть проблеми, з якими стикалася компанія до того, як впровадила нову інформаційну систему. Які управлінські, організаційні і технологічні чинники були відповідальні за виникнення цих проблем?

2. Які дії могла зробити компанія для більш успішного здійснення свого проекту?

3. Які зміни повинні внести працівники компанії в процеси бізнесу для успішної реалізації поставлених завдань і закріплення провідної ролі IС в нових економічних умовах?

4. Поставте себе на місце керівника по збуту і назвіть кроки, які б Ви зробили в майбутньому для реалізації нової стратегії компанії?

Кейс 6

Подільський кабельний завод заснований в липні 1941 року. Завод пройшов складний шлях - від невеликого кустарного виробництва до крупної спеціалізованої компанії з випуску кабельної продукції. В даний час номенклатура кабельної продукції, що випускається, налічує декілька тисяч. Виробництво ведеться на сучасному технологічному устаткуванні із застосуванням нових технологічних розробок, виконаних вітчизняними науково-дослідними і проектними організаціями, а також своїми силами. Для компанії актуальними завданнями є підвищення ефективності процесів, постійного контролю якості випущеної продукції, зниження витрат на виробництво, оперативного отримання управлінської і фінансової звітності. Вирішення цих завдань можливо із застосуванням інформаційної системи класу ERP.

На момент ухвалення рішення про вибір системи виробництво «Подольсккабеля» було комп'ютеризовано за принципом, де використовувалося декілька різних рішень. Оскільки був відсутній єдиний інформаційний простір, дані доводилося зводити в єдиний звіт вручну. Це вимагало значних тимчасових витрат і призводило до виникнення помилок. Первинний документ не міг пройти всі стадії обробки без багатократного введення програми в різних підрозділах заводу. Була відсутня фінансова оперативність і гнучкість при ухваленні управлінських рішень. Прямим наслідком цього було зниження ефективності роботи, затримки в отриманні інформації і, зрештою, втрата прибутку.

Представники «Подольсккабеля» протягом півтора року займалися вибором відповідної інтегрованої системи. Рішення на користь IFS Applications було зроблено після аналізу як вітчизняного, так і зарубіжного ринку ERP-систем. Вибір компанії «КФС» (IFS Russia) і системи IFS Applications був зроблений, виходячи з наступних міркувань. Компанія займається виключно розробкою і впровадженням крупних програмних засобів на основі СУБД Oracle і добре себе зарекомендувала за час роботи. Компанія IFS AB входить в десятку світових лідерів серед постачальників пакетів додатків (ERP, MRPII) бізнесу, що підтверджується щорічними рейтингами журналу Manufacturing Systems (MSI). Особливістю системи є компонентність (реальна модульна) і можливість модифікації «під замовника». IFS Applications розповсюджується в Росії і СНД з 1994 року. За цей час система була локалізована під російське законодавство і успішно впроваджена в ряді російських компаній.

Основним завданням, що покладалося на систему, було забезпечення єдиного інформаційного простору заводу. Наслідком цього мали б стати скорочення витрат, підвищення оперативності отримання інформації, оптимізація планування виробництва, оперативний контроль за виконанням бюджету, оптимізація матеріальних і фінансових потоків (планування платежів, аналіз і оптимізація складського запасу, підвищення ефективності використання устаткування ). В основу була покладена функціональність західної ERP-системи. Вимоги до функціональності були розширені з урахуванням специфіки компанії і російського ринку.

Основними виробничими завданнями, що стоять перед керівництвом «Подольсккабеля», є всестороннє планування, контроль, аналіз і управління виробничими процесами заводу. Вирішення цих завдань дозволяє реагувати на вимоги ринку і коливання кон'юнктури. Тому в конфігурацію придбаної інтегрованої системи було включене рішення EFS Виробництво. Це рішення призначене для крупних компаній з сегментованою структурою (цех, виробнича дільниця, робоче місце), яким є «Подольсккабель». Впровадження і подальше використання в підрозділах заводу компонентів системи IFS Applications, зокрема IFS Виробництво, направлене на:

• поліпшення фінансових показників діяльності;

• У підвищення якості продукції;

• У підвищення якості обслуговування клієнтів; 286

• підвищення ефективності використання основного виробничого устаткування, матеріальних і людських ресурсів;

• скорочення тимчасових і фінансових витрат на освоєння нових видів продукції;

• формалізацію і уніфікацію документообігу, пов'язаного з основною діяльністю;

• своєчасне і регулярне забезпечення вищого керівництва інформацією, необхідною для ухвалення управлінських рішень;

• інформаційну підтримку структурних перетворень, пов'язаних зі змінними вимогами, бізнесу компанії.

Організаційним завданням проекту було впровадження єдиної інтегрованої інформаційної системи для: декількох основних цехів (1-й, 2-й, 3-й, 4-й і 5-й), складів постачання і збуту, виробничо-диспетчерського та технічного відділів, відділу реалізації, відділу праці і заробітної платні, відділу технічного контролю, фінансового відділу, планово-економічного відділу і бухгалтерії. У єдину інтегровану систему були об'єднані наступні процеси бізнесу:

• управління постачанням для забезпечення основного виробництва і поповнення складських запасів;

• управління реалізацією готової продукції;

• управління основним виробництвом;

• управління фінансовою діяльністю;

• комплексне управління діяльністю компанії (робоче місце керівника компанії).

Умови для розгортання модулів рішення IFS/Виробництво і автоматизації процесів бізнесу не були оптимальними. Тут і застаріла техніка, і дефіцит кваліфікованих кадрів з боку замовника, і фінансові проблеми. Тому першим завданням під час впровадження було поставлене впровадження наступних модулів IFS/Виробництво, без істотних доопрацювань під специфіку заводу:

• дані виробництва;

• виробниче замовлення;

• планування потреби в матеріалах (MRP).

Входячи в конфігурацію IFS/Виробництво суміжні модулі повинні автоматизувати внутрішній виробничий процес з виходом на фінансові показники діяльності.

Під час впровадження IFS Applications був використаний поетапний підхід до автоматизації заводу. На кожному етапі досягалися конкретні результати, що забезпечили вдосконалення управлінських технологій, підвищення рівня узгодженості пропонованих рішень з подальшою повною інтеграцією системи. Таке впровадження дозволило послідовно залучити в процес автоматизації вище керівництво, менеджерів середньої ланки і користувачів системи. Умовно проект можна розділити на три етапи:

• підготовча частина;

• вирішення завдань оперативного обліку и управління;

• вирішення завдань аналізу інформації, одержаної на основі роботи системи, і планування.

Перший етап проекту став найтривалішим. Він включав: опис бізнес-процесів заводу, аналіз процесів бізнесу, управління і деталізацію завдань до рівня користувача, знайомство користувачів з можливостями системи, проведення навчання для працівників підрозділів, що автоматизуються, створення команди фахівців на заводі, які з часом стали кваліфікованими користувачами, і дослідна експлуатація щодо вибраних напрямів діяльності заводу. Була перевірена спрощена функціональна модель роботи модулів IFS/Постачання, IFS/Склад і рішення, IFS/Фінанси.

У ході першого етапу представниками заводу, що беруть участь в проекті, були усвідомлені наступні моменти:

• проект спрямований на поліпшення технології управління, отже вимагає зміни менталітету управлінських працівників;

• проект — справа самої компанії «Подольсккабель»;

• неможна зупинятися на півдорозі під час впровадження проекту.

Слід зазначити, що період обстеження компанії і вивчення моделей бізнесу виявився не дуже тривалим: з боку виконавця і замовника працювали фахівці, досліджувалась предметна область та її проблеми. Після обстеження було сформоване технічне завдання, яке визначило основні вимоги до результатів впровадження в підрозділах заводу компонентів IFS Applications (зокрема, рішення IFS/Виробництво) і передумови для практичного освоєння функціонала управління виробництвом.

Була розроблена і узгоджена настройка базових довідників у системі відповідно до виявлених на попередньому етапі вимог. Складність виникла через велику номенклатуру продукції, що випускається, і надто високого рівня варіації матеріалів і компонент. Це проблема торкнулася як рішення IFS Виробництво, так і модулів IFS/Склад, IFS/Постачання, IFS/Збут. Спочатку довелося обмежитися невеликою кількістю позицій в номенклатурному довіднику і альтернативами під час виготовлення продукції. Надалі, після успішного «пілотного» проекту у вибраних підрозділах, довідники були розширені на весь номенклатурний довідник в підрозділах, що автоматизуються.

Наступним кроком було навчання фахівців групи впровадження з боку компанії, а також користувачів системи. Річ у тому, що подальші етапи припускали обов'язкову наявність на заводі достатньо кваліфікованого персоналу. Відсутність таких фахівців призводить надалі до істотного зменшення ефективності робіт. Це був достатньо трудомісткий процес, оскільки довелося починати фактично з азів комп'ютерної письменності для багатьох працівників підрозділів компанії.

Потім консультанти провели налагодження параметрів системи, відповідно до прийнятих рішень, і тестування функцій проектною групою. Провели тестові запуски в окремих підрозділах (відділ договорів і маркетингу, відділ реалізації, виробничо-диспетчерський відділ, планово-економічний відділ, шість цехів). У систему вводилися реальні дані в обмеженому обсязі. Послідовно протестували функції бізнесу. Під час проведення тестових пусків прагнули, щоб ці випробування проходили за умови, що дозволило б мінімізувати ризики при подальшій експлуатації системи.

Наступним етапом стали інтегровані рішення: декілька підрозділів забезпечували єдиний бізнес-процес у системі на реальних даних. По-перше, за обмеженим обсягом даних, потім за повним обсягом даних. Завданням цього кроку було переконатися у відповідності з вимогами компанії, одержаної в результаті настройки функціональності системи. Проводилось подвійне введення даних - в стару і в нову системи.

Послідовно була змодельована вся діяльність підрозділів заводу, що автоматизуються. До неї увійшли всі основні процеси бізнесу:

• управління рецептурами і формулами;

• управління виробничими витратами;

• виробничий облік;

• контроль операцій процесу виробництва;

• планування матеріальних потреб;

• планування випуску продукції;

• управління постачанням;

• управління складськими запасами;

• управління збутом;

• бухгалтерський облік;

• фінансовий облік.

Реалізовані функції модуля IFS/Планування потреб в матеріалах (концепція MRP) дозволяють з плану випуску продукції формувати здійснений детальний план матеріальних вимог. У результаті реорганізації виробничих специфікацій і даних технологічних маршрутів визначаються кількість компонентів і сировини (матеріалів), необхідних для виробничої програми, дати запуску і випуску цехових замовлень, терміни ухвалення і виконання постачальниками замовлень постачання.

На подальшому етапі автоматизації розв'язувались завдання забезпечення керівництва необхідним набором управлінської звітності, що дозволить здійснити перехід до нових технологій управління, які надаються IFS Applications. Основний акцент під час впровадження на другому етапі був зроблений на таких показниках бізнесу як собівартість і рентабельність, що зумовило виділення з IFS Applications лише функціоналу підтримки ключових бізнес-процесів, але на третьому етапі пріоритети лежали в області управлінських функцій.

Повний перехід на нову систему планувалося виконати в кінці 2004 - на початку 2005 року. Прив'язка до початку року пов'язана з необхідністю внесення змін в облікову політику компанії, що доцільно робити в кінці облікового року.

Вже зараз система дозволяє одержувати оперативну щоденну інформацію про фінансово-господарську діяльність компанії, досягнута оптимізація процесів бізнесу.

Також потрібно відзначити, що система IFS Applications орієнтована на вертикальну інтеграцію для підтримки процесів управління верхнього рівня, особлива увага приділена централізованому плануванню, управлінню фінансовими і матеріальними ресурсами, підвищенню ефективності управління витратами, проведенню єдиної виробничої політики і політики збуте

За матеріалами - http://www.ifsrussia.ru