1.1 Подготовка основного документа.

Основной документ может быть подготовлен как:

• стандартный бланк для печати;

• наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;

• конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;

• каталог для печати на одном листе множества строк источника.

Основной документ может быть заранее и использоваться для слияния как уже существующий документ.

1.2. Подготовка источника данных для слияния документов.

Прежде чем выполнить слияние, необходимо сначала указать на существующий источник данных или создать новый. Источник данных состоит из матрицы из строк и столбцов, в которой каждая строка содержит одну запись - полное имя, адрес, а каждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем (имя клиента). Каждое поле определяется в источнике данных заголовком столбца, называемым именем поля, который располагается в первой строке источника данных.

Наиболее часто используются уже готовые источники - табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др.

Рассмотрим создание списка рассылки сотрудникам организации с приглашением на торжественный ужин.

Для этого каждому сотруднику необходимо отправить письмо с сообщением, в котором указывается текущая дата отправления, адрес того, кому отправляется письмо, приветственное обращение (с учетом пола и имени и отчества конкретного человека) и некоторые данные касающиеся отправителя. Текс письма можно разбить на две части – неизменяемую (дублируется в каждом письме) и изменяемую (представленную в виде полей и изменяемую в зависимости от личных данных приглашенных).

Создадим документ, где написано приглашение:

Создадим в MS Excel базу данных, в которой будет храниться информация о сотрудниках, которым будем отправлять приглашения:

1.3. Процесс слияния.

Далее начнем формировать наши приглашения.

На вкладке Рассылки в группе Начать слияние → Пошаговый мастер слияния. Откроется область задач Слияние, в которой представлены шаги Слияния. Будем следовать по шагам.

На первом шаге выберем Письма → Далее. Открытие документа.

Переходим к шагу 2. Текущий документ → Далее. Выбор получателя.

Шаг 3. Использование списка → Обзор. Откроется окно:

В котором выберем источник данных. У нас это файл Данные.xls.

После открытия документа в списке Избранные ссылки щелкнем на Ок. Откроется окно Получатели слияния, отражающее записи, содержащиеся в источнике данных:

В нижней части окна в диалоговом окне Источник данных выберем наши данные и далее по кнопке Изменить → Создать запись:

Внесем дополнительные изменения в список:

Сохраним изменения:

Записи можно отсортировать по любому полю:

Можно применить фильтр для выборочных записей

Фильтр и сортировка служит для отбора необходимых записей списка для создания писем только для определенных (отфильтрованных) получателей.

После такой фильтрации в нашем примере письма будут отправлены адресатам, проживающим в г. Пушкин.

После такой подготовки, переходим к следующему шагу.

Далее. Создание письма.

Одним из основных типов основного документа, используемого в процессе слияния, является стандартное письмо. В документе такого типа содержаться поля одинаковые для всех писем.

В стандартном письме каждое поле слияния заключено в ‘«»’- кавычки, называемые шевронами.

Рисунок 7

Вставим поля слияния в наше письмо. Щелкнем по кнопке Составление документа и вставка полей и выберем имя получателя:

Нажмем Ок и получим вставку блока адреса в то место документа, где у нас находился курсор, получаем:

Аналогично проделаем со строкой приветствие и далее нажмем Просмотр писем:

После небольшой тренировки проделанные шаги для решения проблемы слияния освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме будем обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями. Для контроля процесса слияния необходимо следует нажать кнопку Поиск ошибок и указать способ проверки: