Хранение документов

Документы должны храниться в закрывающемся помещении, в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, ис­ключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологи­ческом порядке и сопровождаются справкой для архива, в которой указывается:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

• период, к которому относятся скомплектованные документы;

• перечень скомплектованных первичных документов;

• дата комплектации и передачи документов в архив;

• подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относя­щимися к ним документами должны быть подобраны в хронологи­ческом порядке и переплетены.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). При этом согласно п. 99 Положения по ведению бухгалтер­ского учета рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие доку­менты учетной политики, процедуры кодирования, программы ма­шинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности несет руководитель организации (п. 101 Положения по веде­нию бухгалтерского учета).

Изъятие первичных документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только орга­нами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соот­ветствии с законодательством Российской Федерации (п. 100 Поло­жения по ведению бухгалтерского учета). Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание при­чины их изъятия (то есть основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организаци­ей действующего законодательства). Обращаем внимание читателей, что изъятие документов просто «на проверку» действующим законо­дательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, про­водящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно­вания и даты изъятия.

Документальное оформление кассовых и банковских операций задание: Используя нормативные документы, дайте письменный ответ на следующие вопросы:

1.Должен ли банк предоставить нам мемориальные ордера на суммы банковских комиссий или достаточно отражения сумм комиссий в банковской выписке?

2.На основании каких документов (z-отчета или счетов-фактур) делать запись в книге продаж в случае продажи товаров юридическим лицам?

3.С одного и того же кассового аппарата осуществляется продажа и физическим лицам, и юридическим, при этом Z-отчет - один. Правомерно ли в этом случае выписывать два приходных ордера - на юридические лица и на общую сумму выручки, поступившей за день от физических лиц?

4.Торговый агент работает на отдельном кассовом аппарате, в конце дня составляет реестр пробитых чеков с перечисле­нием наименований организаций, сдает в централизованную кассу реестр с приложением приходных ордеров, выпи­санных покупателям. Необходимо ли центральному кассиру выписывать приходный ордер на прием выручки от торгово­го агента? Расписывается ли центральный кассир в книге операциониста (агента) за принятую выручку?

Список литературы:

1. Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 № 383-П

3. Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»

4. Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС»

5. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П

6. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88