Допустимые сокращения при составлении первичных учетных документов

Сокращения в бухгалтерских документах должны быть общепри­нятыми либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Использовать какие-либо сокращения, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невоз­можно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Исправления в первичных учетных кассовых и банковских документах

Согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета вне­сение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Поэтому при обнаружении ошибки кассовые и банковские докумен­ты не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Неверная запись в бухгалтерском учете

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Также никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.

Тем не менее составление такой справки целесообразно и оправдано с точки зрения требований к полноте отражения информации о де­ятельности предприятия в бухгалтерском учете.

В соответствии с п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета исправление выявленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены. При этом для производства исправи­тельных записей в бухгалтерских регистрах необходимо основание - первичный учетный документ. Однако и правильная, и неправиль­ная записи делаются в учетных регистрах фактически на основании одного и того же первичного документа, которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому учетному регистру, в котором была сделана неправильная запись.

Поэтому к тем учетным регистрам, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с ука­занием, какая именно исправляется ошибка и где искать первичный учетный документ, который является основанием для ее исправления.

Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся од­ним из следующих способов:

• неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется, и делается правильная запись;

• производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;

• делается обобщенная проводка, приводящая счета бухгалтерского учета в состояние, отвечающее первоначально правильному отражению операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам).

Основанием для таких действий является не только факт совер­шения хозяйственной операции, но и факт выявления неправильно­го отражения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Выявление ошибки также необходимо зафиксировать доку­ментально (хотя специально никакими нормативными актами такие действия не предусмотрены).

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных про­водках фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходи­мость исправительных записей, произведенных в учетных регистрах. Справка в данном случае выполняет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать требо­ваниям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содер­жать следующие реквизиты:

• наименование документа (бухгалтерская справка);

• дату составления;

• содержание операции (подробное описание неправильно отра­женной операции, содержание неверно произведенной записи, обо­снование причин неверно произведенной записи и способа ее ис­правления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправитель­ной записи);

• измерители операции (в денежном и натуральном — при ис­правлении записей об операциях, связанных с движением товарно­-материальных ценностей, - выражении);

• наименование должностей лиц, ответственных за бухгалтер­ский учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.