Лица, имеющие право подписи первичных учетных документов

В соответствии с п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учет­ные документы, утверждает руководитель организации по согласова­нию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми офор­мляются хозяйственные операции с денежными средствами, подпи­сываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица де­нежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обяза­тельства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Можно ли первичный учетный документ чем-нибудь заменить?

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, перед организацией неизбежно возникает проблема: как в этом случае доказать факт совершения хозяйственной операции? При возникновении споров косвенным подтверждением факта со­вершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызыва­ет затруднения, и, кроме того, их может оказаться недостаточно.

В конечном итоге не исключено, что предприятию придется до­казывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст. 64 Арбит­ражного процессуального кодекса РФ (далее - АПК РФ):

• письменные доказательства (документы, прямо или косвенно подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции. На­пример, при отсутствии приходного кассового ордера косвенным подтверждением факта оплаты конкретного товара может служить кассовый чек, предъявленный покупателем);

• вещественные доказательства (например, при проведении ин­вентаризации могут быть выявлены в наличии денежные средства, полученные организацией в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом);

• заключения экспертов (как правило, такие заключения требу­ются при отсутствии документов по списанию материалов в произ­водство или при начислении сдельной заработной платы без надле­жащим образом оформленных нарядов на выполнение работ и т.п.);

• показания свидетелей, аудио- и видеозаписи;

• консультации специалистов;

• объяснения лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руково­дителя организации, но впоследствии его действия были одобрены руководителем, то отсутствие подписи последнего на расходном кас­совом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применения штрафных санкций к организации), и иных участников арбитражного процесса, полученные путем использования систем видеоконференц-связи;

• иные документы и материалы.

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст. 68 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону долж­ны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.