1. Общие принципы составления документов по кассовым и банковским операциям

Все записи в бухгалтерских регистрах производятся на основа­нии первичных учетных документов. При налоговой проверке бух­галтерские документы являются письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо подтверждают право на ее совершение и служат одним из средств проверки правильно­сти и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгал­терском и налоговом учете. Поэтому одним из главных правил каждого бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет и операции.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного при­казом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение по­ведению бухгалтерского учета), требование главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) документально оформлять хо­зяйственные операции и представлять в бухгалтерскую службу соот­ветствующие документы и сведения должно в обязательном порядке выполняться всеми работниками организации.

В случае разногласий между руководителем организации и глав­ным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных опе­раций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя орга­низации, который несет всю полноту ответственности за послед­ствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральных законах от 21.11.96 № 129-ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета. Пунктом 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, статья­ми 9 и 10 Закона № 402-ФЗ и п. 12 Положения по ведению бухгал­терского учета предусмотрено, что записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов, кото­рые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положе­ния по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготав­ливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законо­дательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернила­ми, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспе­чивающими сохранность этих записей в течение времени, установлен­ного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов выполненных действий).

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одним из оснований для этого запрета является, например, действие, которое в бухгалтерской практике называется «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учи­тываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-либо циф­ра в документе будет проставлена красными чернилами, то профес­сиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета пер­вичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией доку­менты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

Ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и сле­довательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Так, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут посчитать неправо­мерным списание расходов на себестоимость.

Момент составления первичных учетных документов

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмот­рено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.