Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

ЗАО «Фрегат»

(наименование организации)

№ п/п	Фамилия, имя и отчество ко­мандированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Место командирования
			наименование организации	пункт назначения
...	...	—
10	Крепов Владимир Иванович	16.08.2011 № 10	ЗАО «ВКЗ»	г. Волгоград
...		—	....	...

Тем же приказом утверждена форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

ЗАО «Фрегат»

(наименование организации)

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение	Дата прибытия	Дата выбытия
...			—	...
6	Антошин Виталий Андреевич	ООО «ЯЗДА»	07.06.2011	08.06.2011
...	...	....	....	...

Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) на­значает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверен иях.

Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформле­ния в установленном порядке.

После возвращения из командировки работник обязан в течение трех дней представить:

1. отчет о выполненной работе в командировке, который обычно оформля­ется на бланке служебного задания и согласовывается с руководителем струк­турного подразделения. Допустимо оформление отчета на отдельном листе, ко­торый подшивается к служебному заданию;

2. авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Авансовый отчет должен быть представлен работником в течение трех дней после возвращения из командировки. К нему прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жило­го помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1, утвержденной постанов­лением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

После представления указанных документов с работником производится окончательный расчет по выданному ему перед отьездом денежному авансу на командировочные расходы.

Хотелось бы отметить мнение законодательных органов по вопросу доку­ментального подтверждения командировочных расходов.

Федеральная налоговая служба в письме от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890 по согласованию с Минфином России (письмо Департамента налоговой и та­моженно-тарифной политики от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169) указыва­ет, что первичным документом, на основании которого принимаются к учету расходы по командировке, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполнен­ной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного под­разделения работодателя). Датой признания расходов на командировки соглас­но подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Что касается других документов, которыми должна оформляться команди­ровка в соответствии с постановлением Госкомстата. России от 5 января 2004 г. № 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в коман­дировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом орга­низации и для документального подтверждения в целях налогообложения при­были организаций не являются обязательными.

Данное утверждение вступает в противоречие с Постановлением № 749. Так, п. 6 Постановления предусмотрено, что цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в слу­жебном задании, которое утверждается работодателем, а в п. 7 говорится, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Таким образом, согласно Постановлению № 749 данные документы явля­ются обязательными.

В течение командировки в табеле учета рабочего времени проставляется или буквенный код — «К», или цифровой код — 06.

Код следует ставить и в рабочие, и в выходные (праздничные) дни. Дело в том, что впоследствии, опираясь на эти данные, бухгалтерия будет начислять суточные за весь период командировки.