Заявление
Прошу выдать мне 13 ООО руб. для приобретения канцелярских товаров и оплаты почтовых расходов по пересылке заказных писем поставщикам.
Н.И.Зайцева
03.02.2011
Примеры заполнения РКО на выдачу подотчетной суммы, авансового отчета по ней и ПКО на возврат неизрасходованного остатка приведены ниже.
6.3. Представительские расходы
Организации могут выдавать подотчетным лицам наличные денежные средства и на представительские расходы.
К представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Это расходы:
— на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Подобные расходы относятся к представительским независимо от места проведения мероприятия. Таким образом, необязательно проведение переговоров или заседания совета директоров (правления) на территории организации-налогоплательщика. Это может быть любое арендованное для этих целей помещение. К представительским расходам могут быть также отнесены аналогичные расходы, произведенные сотрудником организации в командировке при проведении переговоров с контрагентами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Перечень представительских расходов является закрытым.
Поэтому к ним не могут быть отнесены расходы:
на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;
оплату проезда представителей организаций, прибывших на переговоры до места переговоров и обратно;
проживание.
Для целей исчисления налога на прибыль в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией продукции, в течение отчетного (налогового) периода включаются представительские расходы в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Налог на добавленную стоимость, уплаченный по представительским расходам, принимается к вычету в пределах указанного норматива и при наличии счетов-фактур.
В бухгалтерском учете представительские расходы могут отражаться по дебету счетов:
26 «Общехозяйственные расходы» в составе управленческих расходов; 44 «Расходы на продажу» отдельной статьей;
20 «Основное производство», если организация не применяет в учете счета 26 и 44 (в основном малые предприятия).
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствии с гл. 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ и выбравшие в качестве объекта налогообложения величину доходов, уменьшенных на величину расходов, осуществляют представительские расходы за счет собственных средств.
Примерный перечень документов, которые следует оформить в организации для подтверждения представительских расходов, приведен в письме Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807.
Для правильного учета представительских расходов необходимо оформить следующие первичные документы:
1) приказ руководителя о проведении конкретного мероприятия, назначе- нии ответственных лиц за организацию мероприятия и комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
смета на представительские расходы на отчетный год;
план или программа проведения конкретного мероприятия;
смета расходов на конкретное мероприятие;
акт (отчет) о списании представительских расходов.
Первичные учетные документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые чеки, товарные чеки, накладные и т.п.), подшиваются к авансовому отчету о представительских расходах.
Приведем примеры оформления этих документов.
Если организация нечасто проводит представительские мероприятия и заранее не может точно предсказать, какие конкретно представительские расходы будут осуществлены в отчетном году, то можно порекомендовать составить менее конкретную смету расходов на предстоящий год.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров