6.1. Порядок оформления авансового отчета

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Он может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

На лицевой стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает:

• наименование организации;

• дату составления документа;

• свои фамилию и инициалы;

• свою профессию (должность);

• табельный номер;

• назначение аванса (хозяйственные, представительские, командировочные расходы).

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Их перечень и суммы затрат по представленным документам записываются на оборотной стороне авансового отчета в графах 1—6.

В графе 1 «Номер по порядку» указывается порядковый номер, присвоенный документу подотчетным лицом.

В графах 2 и 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы» приводятся соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 «Наименование документа (расхода)» указывается вид произведен¬ного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода приводится в графе 5, если расход осуществлен в валюте Российской Федерации, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны авансового отчета), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» по графе 5 или 6.

Работник бухгалтерии при принятии от подотчетного лица авансового отчета расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления работником авансового отчета в бухгалтерию. Расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

Графы 7—9 на оборотной стороне авансового отчета заполняются бухгалтером. В графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учету, в графе 9 — номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтер заполняет лицевую часть авансового отчета.

Здесь указываются:

• остаток (перерасход) предыдущего аванса;

• сумма полученного из кассы организации аванса;

• сумма израсходованных средств;

• остаток или перерасход авансовых сумм;

• бухгалтерские записи операций учета произведенных расходов. Информация дня заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется

из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки бухгалтером правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению отчет направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета руководителем организации оформляются бухгалтерские записи и производятся расчеты с сотрудником. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по ПКО. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по РКО.

Если работник своевременно не возвратил неизрасходованный аванс, администрация вправе на основании ст. 137 ТК РФ дать распоряжение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если работник, получивший деньги под отчет, возвращает всю сумму полностью, в этом случае никаких расходов у организации не произошло. Соответственно составлять авансовый отчет в данной ситуации работник не должен. Но следует иметь в виду, что при проверке соблюдения организацией кассовой дисциплины выдача в подотчет и возврат всей выданной суммы могут быть истолкованы как сокрытие превышения лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации.