Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдают­ся денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.

Организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на следую­щие виды расходов:

• хозяйственно-операционные расходы, в том числе на приобретение ГСМ и представительские;

• командировочные;

• экспедиций, геологоразведочных партий;

• уполномоченных предприятий и организаций;

• отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе фи­лиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

В организации необходимо издать приказ руководителя, в котором должны быть определены:

• перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;

• сроки, на которые выдаются денежные средства;

• целевое назначение денежных средств;

• размер денежных средств.

Приведем пример этого приказа.

Закрытое акционерное общество «Фрегат» приказ № 3

г. Москва 11 января 2011 г.

О подотчетных лицах

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдавать под отчет наличные денежные средства следующим сотрудни- кам организации:

гл.бухгалтеру Петровой Н.В.

секретарю Зайцевой Н.И.

снабженцу НиколаевуА.Б.

шоферу Прокофьеву И.Т.

2. Выдавать под отчет наличные денежные средства на срок 10 рабочих дней.

3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:

командировочные расходы;

представительские расходы;

хозяйственные расходы;

приобретение ГСМ.

4. Выдавать под отчет наличные денежные средства не более 100 000 руб.

5. В остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет ут­верждать отдельным приказом.

Директор ЗАО «Фрегат» Никифоров В.В. Никифоров

Следует отметить, что штрафные санкции за отсутствие данного приказа в организации применить нельзя. Но его наличие поможет устранить неудобства, связанные с выдачей и расходом наличных денежных средств организации.

Срок, на который организация вправе выдавать наличные деньги в подотчет своим сотрудникам, законодательно не определен. Его утверждение является правом, а не обязанностью организации. Однако его отсутствие налоговые инспектора иногда рассматривают как выдачу сотруднику беспроцентного займа со всеми налоговыми последствиями (НДФЛ с материальной выгоды согласно п. 2 ст. 224 НК РФ). Хотя арбитражные суды обычно встают в подобных вопросах на сторону налогоплательщиков, подотчетные суммы составляют не такую большую часть расходов организации и не всегда игра стоит свеч. Расходы на суд (как материальные, так и моральные) могут значительно превысить подотчетные суммы.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет.