3. Особливості підготовки та проведення ділових нарад.

Підготовка до наради включає наступні кроки:

1) Прийняття рішення про проведення наради після розггляду альтернативних варіантів.

2) Визначення теми, мети наради, порядку денного.

3) Визначення дати, часу проведення наради та складу учасників.

Дата і час проведення наради повинні бути вибрані з урахуванням доступності для учасників і можливості підготуватися. Щоб не змушувати робітників протягом дня переключатися з одного виду діяльності на інший, більш прийнятно проводити наради в кінці робочого дня.

Тривалість нарад повинна бути оптимальною. Будь-яка оперативна нарада повинна займати не більш 20 – 30 хв., інші ділові наради повинні вкладатися в годину-півтори, переходячи цю межу в особливих випадках. Найбільш ефективні засідання зі загальним регламентом розгляду одного, причому достатньо складного рішення в межах 30 – 40 хв.

Визначення складу учасників передбачає мінімальне число осіб, присутність яких справді необхідна а саме:

– тих, кого безпосередньо стосуються рішення засідання;

– тих, що мають відповідні спеціальні знання;

– виконавців рішення;

– тих, що мають досвід вирішення аналогічних проблем;

– відповідальних за належне виконання.

4) Підготовка доповіді.

Якщо нарада досить високого рівня (зібрання акціонерів, конференція трудового колективу і т. ін.), то керівнику необхідно підготувати доповідь.

Аудиторія слухає і сприймає доповідача в середньому перші 17 хвилин.

Тому необхідно заволодіти увагою слухачів, визначити мету виступу, чітко пояснити проблему, довести вірогідність своїх ідей, переконати слухачів, показати важливість повідомлених ідей для подальшої діяльності слухачів.

5) Підготовка проекту рішення.

Проект рішення складається з констатуючої частини, яка повинна відображати сутність проблеми і її стан на час розгляду.

Пункти проекту рішення повинні викладатися в логічній послідовності, кожний з яких конкретизує запропонований проект вирішення проблеми.

Після проведення наради проект рішення відповідним чином корегується.

6) Попередня підготовка учасників наради і інформаційних матеріалів.

Учасники наради повинні заздалегідь ознайомитися з проблемою, яка буде розглядатися, а також зі всією необхідною інформацією, наприклад, статистичними даними та ін.

7) Підготовка приміщення.

Приміщення для наради повинно забезпечувати нормальну ділову роботу. Воно повинно бути теплим (оптимальна температура +19 °С), добре освітленим; необхідні також хоча б мінімальні вигоди для ведення записів.

У великих приміщеннях корисно мати мікрофон, що посилює голос тих, хто виступає. Дуже важливо мати гарну вентиляцію. Її відсутність і задушливе повітря знижують продуктивність розумової праці на 10 – 20 % .

Важливим елементом є дошка. Вона справді служить потужним засобом концентрації думки і тому є головним об'єктом забезпечення наочності.

Дуже важливо, щоб кожний з присутніх міг без усіляких зусиль бачити і чути, хто виступає.

Столи і стільці можуть розставлятися по-різному в залежності від мети наради. Розглянемо декілька прикладів:

1) Фронтальне розміщення

Підходить для віддання розпоряджень або для повідомлення інформації. Подібне розташування дозволяє розмістити більшу кількість людей, але ускладнює спілкування, ускладнює зворотний зв'язок.

2) Круглий стіл

Дозволяє "об'єднати" людей і уникнути тим самим створення підгруп, полегшує спілкування учасників і в деякій мірі нейтралізує роль керівника.

3) Розміщення обличчям до обличчя

Мало сприяє комунікації, спонукає сторони скоріше до конфронтації, ніж до обміну думками. Використовується найчастіше при двосторонніх переговорах, тоді керівники розташовуються в центрі кожної делегації.

4) Розташування трикутником

Дозволяє учасникам бачити один одного і легко спілкуватися між собою. Розташування керівника відповідає ролі "лідера". Таке розташування може збирати більше учасників, ніж "круглий стіл" і в той же час посилити роль керівника.