Тема: «Организация документооборота» Рассматриваемые вопросы:

1. Понятие документооборота;

2. Прием и первичная обработка документов;

3. Распределение поступивших документов;

4. Регистрация документов;

5. Контроль за исполнением документов;

6. Информационно-справочная работа;

7. Отправка документов;

8. Номенклатура дел;

9. Формирование дел;

10. Хранение дел;

11. Обработка дел для последующего хранения;

12. Сдача дел в ведомственный архив. Особенности хранения документов в настоящее время;

13. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства.

Практическая работа №9. (письменно дайте ответы на следующие вопросы)

1. Что такое документооборот?

2. Каковы основные функции делопроизводственного обслу­живания?

3. Каковы основные операции процесса обработки входящих документов?

4. Каким образом осуществляется рекламация входящих доку­ментов?

5. Что такое исходящий документ?

6. Каковы основные этапы подготовки исходящих докумен­тов?

7. Какие исходящие документы оформляются в одном экземп­ляре?

8. Какие данные об исходящем документе записываются в жур­нал регистрации исходящих документов?

9. Кем подписываются исходящие документы?

10. Какие операции включает процесс контроля исполнения документа?

11. Как устанавливаются типовые сроки исполнения докумен­тов?

12. Как устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

13. Что такое номенклатура дел? Каковы ее виды?

14. Кто разрабатывает типовые и примерные номенклатуры дел? Кем они утверждаются?

15. Кто принимает участие в составлении индивидуальной но­менклатуры дел?

16. Каким образом выявляется круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел?

17. В чем суть процесса формирования дел?

18. Как оформляется заголовок дела? Какие требования предъ­являются к нему?

19. Какие элементы должен содержать заголовок дела?

20. По каким признакам могут группироваться документы в дела?

21. Какие требования необходимо выполнять при формирова­нии дел?

22. В какой последовательности должны располагаться докумен­ты в деле?

23. Как осуществляется оперативное хранение документов?

24. Для каких дел составляется внутренняя опись?

25. В каких случаях используются лист-заместитель, карта-заместитель?

26. Каковы основные этапы работы по подготовке документов к архивному хранению?

27. Каким образом устанавливаются сроки хранения докумен­тов?

28. Какие дела, предназначенные для сдачи в архив, подлежат полному оформлению, частичному оформлению?

29. Какие операции включает процесс полного оформления дел для сдачи в архив?

30. Каков порядок подписания и утверждения описи дел струк­турного подразделения для архивного хранения?

31. В чем заключаются особенности хранения документов в ар­хивах в настоящее время?

32. На основании какого документа уничтожаются дела с истек­шими сроками хранения?

33. Каковы состав и обязанности работников подразделений делопроизводства?

Тема: «Автоматизация делопроизводства» Рассматриваемые вопросы:

1. Понятие электронного документа;

2. Преимущества и недостатки электронного документа;

3. Составление документов;

4. Автоматизация работы с документами;

5. Автоматизированные рабочие места;

6. Электронные офисные системы;

7. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»;

8. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»;

9. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCS Open и Work Route;

10. Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»;

11. Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы «Documentum»;

12. Автоматизированная процедура работы с документами;

13. Регистрация документов;

14. Автоматизированный контроль исполнения документов;

15. Хранение документов в электронной форме.