Організація наступного (ретроспективного) фінансового контролю.

Наступний (ретроспективний) фінансовий контроль — це контроль за фінансовими результатами діяльності, що здійснюється після завершення господарських операцій. Основним завданням такого контролю є перевірка правильності та законності проведених господарських операцій на об’єктах господарювання, виявлення порушень і зловживань, а також розроблення заходів, спрямованих на усунення виявлених недоліків і запобігання їм у майбутньому.

Метою наступного контролю є перевірки законності і доцільності здійснених фінансово-господарських операцій та стану фінансово-господарської діяльності військових частин (з’єднань), підприємств, організацій , структурних підрозділів МО України та Генерального штабу ЗС України, командувань видів ЗС України, оперативних командувань, територіальних управлінь, на які покладені обов’язки фінансування і забезпечення військ (сил) військовим майном.

Його ефективність у повсякденній фінансово-господарській діяльності військ (сил) менша, ніж попереднього і поточного. Але наступний контроль характеризується більш повним і глибоким підходом до вивчення фінансово - господарської діяльності. Він здійснюється на державному рівні і це дає можливість забезпечити всебічну і комплексну перевірку правильності і законності фінансово-господарських операцій у військах (силах), виявляти порушення і зловживання, які можуть приховуватись системою поточного контролю.

Особливістю наступного фінансово-господарського контролю є поглиблене і кваліфіковане вивчення і дослідження всіх операцій і процесів виробничої і фінансово-господарської діяльності суб’єкту господарювання.

Основною формою наступного контролю є документальна ревізія фінансово-господарської діяльності суб’єкту господарювання або його структурних підрозділів, яка базується на детальній перевірці всіх облікових і звітних даних, прибутково-витратних документів після здійснення фінансово-господарських операцій, фактичної наявності матеріальних засобів, коштів, цінностей і бланків суворого обліку.

Ревізія здійснюється спеціальною уповноваженою ревізійною групою після виконання господарських операцій за певний період. Виявлені під час ревізії недоліки і порушення чинного законодавства, нормативно-правових актів, які регулюють господарську діяльність, взаємовідносини з бюджетом обґрунтовуються системою доказів з визначенням розмірів збитків, втрат, нестач, конкретизацією винних службових осіб, матеріальної та правової відповідальності.

Ревізії проводяться начальниками контрольно-ревізійних органів, інспекторами-ревізорами або іншими службовими особами контрольно-ревізійних органів. До проведення ревізії можуть залучатись інші фахівці. Якщо для проведення ревізії фінансово-господарської діяльності призначається ревізійна група, то один із ревізуючи призначається керівником групи.

Основні етапи ревізії:

1) підготовка до проведення ревізії;

2) проведення ревізії;

3) оформлення матеріалів ревізії;

4) реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень.

На етапі підготовки до проведення ревізії суб’єкту господарювання керівник ревізійної групи знайомиться з матеріалами попередньої ревізії, вивчає дані контролю інших контрольних органів. На підставі цих матеріалів розробляється програма ревізії (перевірки), у якій визначається період проведення ревізії, її мета та основні питання, на яких слід зосередити увагу.

Треба врахувати, що плани контрольно-ревізійної роботи є документами для службового користування, не підлягають розголошенню, проте за 10 днів до початку планової ревізії суб’єкту контролю має бути письмово повідомлено про строк її проведення.

На підставі затвердженої керівником ревізійного органу програми ревізії (перевірки):

а) складається програма та план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання;

б) готуються наказ про проведення ревізії (на ревізованому об’єкті) і спеціальні посвідчення кожному члену ревізійної групи;

в) проводиться службова нарада з повним складом ревізійної групи з питань організації і методики проведення ревізії.

Крім того, інспектор-ревізор отримує від забезпечувального фінансового органу дані про переказані (відпущені ) об’єкту ревізії та повернуті ним кошти і бланки суворого обліку за період, що підлягає ревізії.

Другий етап ревізії – безпосереднє її проведення починається з прибуття ревізійної групи на об’єкт, який ревізується, пред’явлення повноважень на здійснення ревізії і проведення спільної наради з керівництвом. Протягом 1-2 днів члени ревізійної групи як виконавці відповідно до передбачених планом конкретних завдань здійснюють обстеження об’єктів контролю, стану бухгалтерського обліку, уточнюють обсяги робіт, вирішують організаційні питання проведення ревізії, складають індивідуальні робочі плани ревізорів, які затверджує керівник ревізійної групи. Необхідно забезпечити зберігання документів, справи обліку та звітності, виключити внесення до них неузгоджених виправлень, записів та відміток.

Після проведення такої підготовчої організаційної роботи на ревізуємому об’єкті члени ревізійної групи розпочинають ревізію.

Третій етап – оформлення результатів ревізії є завершальним у її безпосередньому проведенні. Керівник ревізійної групи вивчає подані йому розділи акта ревізії, перевіряє повноту виконання програми, планів проведення ревізії, їхню якість, у разі необхідності призначає додаткові перевірки для уточнення висновків по суті порушень і недоліків. Потім він складає загальний акт ревізії як документ про результати ревізії фінансово-господарської діяльності ревізуємого об’єкту.

Систематизація результатів ревізії в акті здійснюється за розділами (ділянками) ревізійної роботи, а всередині розділів – за основними напрямами контролю в цьому розділі.

Четвертий етап ревізії – реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень є завершальною стадією ревізійного процесу. За матеріалами ревізії заходи вживаються, по можливості, у міру виявлення зловживань, істотних порушень та недоліків у діяльності суб’єктів господарювання, що ревізуються, не чекаючи закінчення ревізії.

Якщо заходами, ужитими в період ревізії, не забезпечено повного усунення виявлених ревізією порушень, інспектор-ревізор готує за підписом керівника ревізійного органу вимогу про усунення виявлених порушень, повне відшкодування збитків та притягнення винних у допущених порушеннях до дисциплінарної і матеріальної відповідальності.

При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, розкрадань грошей і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали ревізії передаються правоохоронним органам. Одночасно порушується питання про звільнення з посад винних у цьому осіб.

Результати ревізії оформляються актами.

Акт ревізії – це службовий двосторонній документ, який засвідчує факт проведення ревізії, відображає її результати та є носієм доказової інформації про виявлені та систематизовані за тематичною однорідністю недоліки в діяльності об’єкта контролю, факти порушень чинного законодавства з фінансових питань.

Акт підписується керівником ревізійної групи, керівником об’єкта контролю, головним бухгалтером або начальником фінансової служби (за необхідності – керівниками інших структурних підрозділів об’єкта контролю, а також керівником фінансового органу, що здійснював перерахування грошових коштів).

Під час складання акта (довідки) ревізії або перевірки повинні бути дотримані об’єктивність, зрозумілість і вичерпність опису виявлених фактів і даних. В акті повинні чітко визначатися причини та обставини виявлених порушень чинного фінансового законодавства, наводитись посилання на конкретні статті і пункти законодавчих та інших нормативно-правових актів, вимоги яких були порушені, а також вказуватись посадові особи, внаслідок дій або бездіяльності яких мали місце порушення та недоліки. Обов’язкове посилання на справжні документи, які підтверджують достовірність зроблених в акті записів.

Факти порушень, що виявлені у процесі ревізії, відображаються в акті у кількісному і грошовому виразі.

До акту додаються копії документів, які підтверджують факти порушень, а також довідки, розрахунки, пояснення посадових осіб.

У разі неможливості встановлення у ході проведення ревізії або перевірки осіб, відповідальних за скоєні порушення, в акті вказуються відповідні причини.

Акт складається у трьох, а за необхідності – у більшій кількості примірників, один з яких залишається у справах об’єкта контролю, а інші – зберігаються у справах органу контрольно-ревізійної служби ЗС України.

Складений акт (довідка) вручається для ознайомлення і підпису керівнику або начальнику фінансової служби (головному бухгалтеру), у разі їх відсутності – іншим посадовим особам, які мають право підпису фінансових документів.

У разі наявності заперечень або зауважень за фактами, викладеними в акті, керівник, головний бухгалтер чи інші особи підписують акт із застереженням про це перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 робочих днів з дня його вручення (надходження) подають письмові заперечення або зауваження органу контрольно-ревізійної служби ЗСУ, який проводив контрольний захід.

Якщо протягом зазначеного 5-денного терміну заперечення чи зауваження стосовно акта не надійдуть, то орган контрольно-ревізійної служби ЗС України має право вжити заходів щодо реалізації матеріалів контрольного заходу.

Заперечення до акта ревізії розглядаються органом контрольно-ревізійної служби ЗС України на предмет їх достовірності, обґрунтованості та відповідності чинному законодавству. У термін до 15 робочих днів з дня отримання заперечень об’єкту контролю надсилаються письмові висновки на заперечення, затверджені керівником органу контрольно-ревізійної служби ЗС України або особою, яка виконує його обов’язки.

Порядок оформлення результатів ревізії передбачено Методикою оформлення органами контрольно-ревізійної служби ЗС України результатів ревізій затвердженою наказом директора Контрольно-ревізійного Департаменту МО України від 16 липня 2007 року № 42 .

Слід зазначити, що документування порушень і формування матеріалів ревізії має за мету надання керівництву ЗС України повної та достовірної інформації про стан дотримання фінансово-господарської дисципліни у військах (силах).

Друге навчальне питання: “Організація внутрішнього фінансового контролю у військовій частині”.

Керівник заняття зосереджує увагу на тому, що кошти, що у всіх військових частинах, які мають самостійне фінансове господарство, командири (начальники) зобов’язані організувати внутрішній фінансовий контроль, з цією метою створюються внутрішні перевіряльні комісії.

Внутрішня перевіряльна комісія складається з офіцерів, прапорщиків, мічманів, працівників військової частини, які знають фінансове та військове господарство, у складі трьох чоловік, а на великих виробничих підприємствах та у військових навчальних закладах – у складі п’яти чоловік.

Посадові особи фінансового органу, який перевіряється, до складу комісії не входять.

Внутрішня перевіряльна комісія, яка складається з голови та членів комісії, призначається наказом командира військової частини на рік, за місяць до початку наступного року.

Внутрішня перевіряльна комісія повинна здійснювати планову документальну перевірку фінансового господарства військової частини в усіх службах двічі на рік станом на 1 липня та 1 січня, позапланові перевірки проводяться за рішенням командира військової частини за наявності зловживань, недоліків у діяльності фінансового органу, скарг військовослужбовців чи працівників, а також в інших випадках (на підставі його письмового наказу).

Головними завданнями внутрішніх перевірок є:

• перевірка наявності готівки та інших цінностей в грошовому ящику (касі);

• перевірка наявності бланків суворого обліку;

• перевірка законності отримання готівки, правильності прийому та повноти її оприбуткування;

• перевірка законності і доцільності витрачання грошових коштів та наявності виправдних грошових документів;

• перевірка правильності видачі та погашення підзвітних сум;

• перевірка правильності та повноти оприбуткування за книгами обліку матеріальних цінностей, що закуповуються;

• перевірка своєчасності та повноти відшкодування заподіяних державі збитків, виплат аліментів та інших виплат за виконавчими документами;

• перевірка виконання пропозицій за актами попередніх ревізій і перевірок.

Внутрішня перевіряльна комісія визнає фінансово-господарські операції законними, якщо:

• здійснення операцій базується на вимогах чинного законодавства України і витрати здійснені в межах затверджених бюджетних асигнувань;

• кожна витрата виправдана оригіналами правильно складених і затверджених документів.

Внутрішня перевіряльна комісія військової частини перевіряє:

• наявність грошових коштів, цінностей, бланків суворого обліку та відповідність пред’явленої готівки даним обліку;

• забезпечення збереження грошових коштів і цінностей, а також дотримання установлених норм зберігання готівки в касі частини;

• законність одержання коштів, повноту та своєчасність оприбуткування одержаної готівки;

• законність і доцільність витрачання коштів;

• наявність оригіналів виправдних документів, правильність їх оформлення і запису в регістрах бухгалтерського обліку;

• правильність підрахунку підсумків у роздавальних відомостях і регістрах бухгалтерського обліку;

• стан обліку і звітності;

• правильність видачі підзвітних сум і авансів та своєчасність їх погашення;

• повноту і своєчасність одержання і оприбуткування закуплених матеріальних цінностей;

• виконання пропозицій за актами попередніх ревізій та перевірок;

• своєчасність розглядання скарг і заяв особового складу з фінансових питань.

Внутрішня перевіряльна комісія користується правом перевірки наявності коштів і матеріальних цінностей військової частини, у кого б вони не знаходились.

Якщо фінансово-господарська діяльність військової частини в поточному році обревізована контрольно-ревізійними органами, перевірка фінансового господарства внутрішньою перевіряльною комісією здійснюється за період після закінчення ревізії.

Начальник фінансового органу та інші посадові особи військової частини зобов’язані допомагати внутрішній перевіряльній комісії в проведенні перевірок фінансового господарства, надавати за її вимогою оригінали документів, які підлягають перевірці, відповідні довідки та пояснення.

Про результати документальної перевірки комісія складає акт, який підписується головою і членами комісії, а також начальником фінансового органу та подається головою комісії на затвердження командиру військової частини.

Якщо у начальника фінансового органу є заперечення щодо окремих пунктів акта, він подає командиру військової частини письмове пояснення за цими пунктами, яке додається до акта перевірки.

У разі виявлення внутрішньою перевіряльною комісією зловживань та істотних порушень (нестачі, незаконне використання коштів) голова комісії негайно, до складання акта, доповідає про це командиру військової частини, який призначає розслідування.

Акти перевірок фінансового господарства внутрішніми перевіряльними комісіями надсилаються командиром військової частини забезпечувальному фінансовому органу тільки за вимогою останнього і в установлені ним строки.

Посадові особи військової частини несуть відповідальність за приховування від внутрішньої перевіряльної комісії фактів незаконного використання коштів і матеріальних цінностей.

У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку грошових коштів у касі сума нестачі або надлишку зазначається в акті і з’ясовуються обставини їх виникнення, для чого командир призначає адміністративне розслідування і доповідає про результати своєму безпосередньому начальнику і начальнику забезпечувального фінансового органу. При цьому сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі.