3. Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

В организации существуют многообразные комму­никации между уровнями управления (вертикальные коммуникации), между различными подразделения­ми (горизонтальные коммуникации), между руково­дителем и рабочей группой, руководителем и подчи­ненным, а также неформальные коммуникации.

При движении информации внутри организации смысл сообщений может искажаться в силу различ­ных причин объективного или субъективного плана. К ним относятся:

• непреднамеренное искажение – может происхо­дить в силу затруднений в межличностных кон­тактах;

• сознательное искажение, когда отправитель со­общения модифицирует его смысл в своих инте­ресах;

• фильтрация, когда для ускорения движения ин­формации сведения приходится суммировать;

• несовпадение статусов уровней организации, в силу чего возникает тенденция снабжать руково­дителя только положительной информацией;

• страх перед наказанием.

Помимо искажения сообщений возникают и дру­гие трудности в развитии коммуникаций. Так, менед­жер сталкивается в работе с большим объемом инфор­мации и не в состоянии реагировать на всю информа­цию. Он вынужден отсеивать менее важную и остав­лять ту, которая кажется ему наиболее важной. Дру­гая трудность может быть связана с недостаточной продуманностью структуры организации. В организации с многочисленными уровнями управления каждый пос­ледующий уровень может корректировать и отфильт­ровывать сообщения, поэтому вероятность информа­ционных искажений растет.

Для того чтобы улучшить систему коммуникаций, в современной фирме используется следующее:

• управленческое регулирование. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представ­ление о своих собственных потребностях в инфор­мации, а также своих начальников, коллег и под­чиненных. Менеджер может практиковать корот­кие или периодические встречи с одним или не­сколькими подчиненными, обсуждать и прояснять новые планы, цели, контролировать ход работ с отчетами по результатам контроля;

• системы обратной связи. Один из вариантов та­кой системы – опрос работников. Опросы позво­ляют выяснить у подчиненных, четко ли доведены до них цели их деятельности, с какими потенци­альными или реальными проблемами они сталки­ваются, получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, инфор­мированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе;

• системы сбора предложений. Они разрабатываются для того, чтобы облегчить поступление информа­ции наверх, снизить тенденцию фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Все ра­ботники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта де­ятельности организации;

• издание ежемесячных бюллетеней, содержащих информацию для всех работников (обзор предло­жений по поводу управления, нового контракта, но­вого вида продукции; ответы руководства на воп­росы сотрудников);

• использование электронной почты для письмен­ных сообщений, проведение видеоконференций.

Законы и правила коммуникаций.

1. закон «Правда не в том, что говорит отправитель, а что понимает получатель». Если получатель неправильно трактует сообщение, то вину несет отправитель.

2. закон «Это белое?» – Люди легче понимают позицию того человека к которому испытывают эмоционально-положительное отношение и не принимают, а иногда и вовсе отвергают позицию того человека к которому, испытывают эмоционально отрицательное отношение.

Правила коммуникации:

1. Невозможно не коммуникатировать.

2. Любое общение содержит 2 аспекта:

3. Уровень содержания;

4. Уровень отношений.

5. Успех коммуникации определяется тем, какие фазы проходит данный процесс.

6. Важнее то, как говорится, чем- то, что говорится.

7. Структура отношений определяется ролями и психологическими установками.

8. На уровне содержания и на уровне отношений используют разные языки и разные способы восприятия информации;

9. В информации выделяют текст и контекст. Текст - то, что передается, контекст - то, что подразумевается.

10. Эффективной коммуникация будет тогда, когда она начиналась как комплиментарная, а закончилась как симметричная.