Етикет запрошення та відмова від нього

На прийом з розсаджуванням список запрошених готу­ють завчасно, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за столом.

На дипломатичні офіційні прийоми гостям надсилають відповідні запрошення, які можуть бути повністю або ж ча­стково надрукованими. Для менш офіційних заходів допус­кається надсилання запрошень, повністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пишеться від тре­тьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе переда­ти його телефоном або телеграфом.

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжному (Off White") папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів напи­сання літер перевага надається рукописному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів — дуже великих або формальних, офі­ційних прийомів. Вважається, що такі запрошення демон­струють особливу повагу до запрошених (вони ж є і найдо­рожчими). У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім'я гостя та, за потреби, його дружини.

Якщо господарем прийому є висока офіційна особа (гла­ва держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол дер­жави тощо), запрошення може мати вгорі зображення гер­ба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запро­шеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запро­шеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні за­ходи — некольорове випукле зображення герба або печат­ки. Усі запрошення від імені президента країни мають зо­лоте зображення державного герба або ж президентської печатки.

Частково друковані запрошення можуть використовува­тися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати і часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів тощо.

Частково друковані запрошення дешевші, ніж друковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийому, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу.

Існують загальні вимоги до запрошень усіх видів. Якщо захід влаштовується на честь певної офіційної особи, висо­кого гостя або ж на відзначення національного свята, відпо­відна інформація вказується вгорі на запрошенні або ж, якщо допускає розмір, у самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза дуже довга, друкується окрема карт­ка, яка прикріплюється до запрошення.

Запрошення, що надсилається почесному гостю, не по­яснює причину заходу, а містить напис "To Remaind " або "Рour Memoire" (Р. М.).

Зазвичай, усі запрошення, зокрема запрошення на при­йом з розсадкою гостей, обов'язково у лівому нижньому кут­ку містять літери R.S.V.P. — прохання відповісти. Ниж­че можливе уточнення — "Regrest only" — повідомити тільки в разі неможливості бути присутнім. Таке прохання відсутнє на запрошенні, що надсилається почесному гостю, з яким обов'язково досягається попередня домовленість про його присутність, і таким чином запрошення у такому ви­падку є нагадуванням про захід. Якщо відповідь очікуєть­ся по телефону, його номер пишеться під проханням дати відповідь.

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, пе­редбачена для конкретного заходу. Це може бути:

• повсякденний одяг. Така форма визначається словами: informal", "tenue de ville", "undress" (характерно для Вели­кобританії);

• смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для такої форми використовується визначення ""black tie". Можливо також, для натвформальних заходів, "dinner dress", "tuxedo";

• фрак. У запрошеннях така форма визначається як whi­te tie". Можливо також "tenue de soire", "evening dress", "decorations" i просто "tails".

Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважаєть­ся, що в такому разі організатори передбачають неформаль­ний, повсякденний одяг. У такій ситуації варто уточнити форму одягу напередодні прийому.

Запрошення на прийом можуть бути передані телефоном. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написа­не від руки нагадування. Може бути воно надіслане також і телеграфом. Запрошення на офіційні заходи, передані те­леграфом, дублюються надрукованими. Відповідь на запро­шення такого роду дається також телеграфом або по теле­фону.

Запрошення на прийом розсилаються заздалегідь. Міні­мальний строк — за тиждень до проведення заходу. Щоправ­да, така розсилка може призвести до небажаних наслідків — численних відмов у зв'язку з тим, що раніпіе вже були прий­няті запрошення на ті чи інші заходи, образи з боку деяких запрошуваних, які можуть подумати, що про них згадали в останній момент, коли хтось, кого запросили раніше, від­мовився прийти.

Оптимальний час розсилки запрошень — за два-три тиж­ні, у разі організації особливо важливого заходу — за чоти­ри тижні.

Залежно від конкретних обставин запрошення надси­лаються з кур'єром, рідше поштою (високим посадовим осо­бам, визначним діячам рекомендується завжди надсилати з кур'єром).

У всіх випадках, коли у запрошенні є літери R. S. V. Р.. або слова "прохання відповісти", необхідно якомога швид­ше дати відповідь про можливість чи неможливість бути при­сутнім. Як заведено, відповідь дається протягом 1—2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яку запрошу­ють, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, кра­ще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення щодо розсадки за столом, а також не можуть за­просити когось іншого. Це й змушує організаторів нагаду­вати про необхідність дати відповідь. Узагалі ж не відпові­сти на запрошення — серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через від­сутність чоловіка або дружини у місті або у зв'язку з отри­манням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, і тоді можливе надсилання запрошення одному — тому, хто вільний на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, "а-ля фуршет", якщо це є бажаним і коли на його чи її при­сутність розраховують організатори.

На запрошення, які надходять від імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин з моменту його отримання. На запрошення, передане по телеграфу, слід від­повісти негайно також по телеграфу або по телефону. Існує лише кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти за­прошення від імені глави держави. Це — смерть члена сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність за­прошеного у столиці, в країні у день проведення відповід­ного заходу.

Більш правильним вважається відповісти на запрошен­ня листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У де­яких країнах відповідь візитною карткою вважається нетак­товною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чор­нилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи. За­прошення на прийом з розсаджуванням надсилається кож­ному персонально і старшинство гостей визначається згідно з рангом кожного, тому направляти на офіційний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу не дозволяється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.

Важливим моментом у протоколі та етикеті запрошень на дипломатичні офіційні прийоми є питання щодо можли­вості чи неможливості прохання надіслати запрошення. Вва­жається недопустимим просити запрошення для себе на жодні заходи. Офіційна особа може попросити запрошення для колеги або ж для особи, яка обіймає вищу посаду. Дип­ломатичний працівник може у разі, якщо його колега або вища офіційна особа з його країни проїжджає через столи­цю на місце нової акредитації, попросити своїх колег з дип­ломатичного корпусу включити гостя до списку на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запрошених не має обмежень.

Прихід на прийом

Організатор прийому зустрічає гостей у вестибюлі, віта­ється з коленим запрошеним, знайомиться. Проводжає го­стей до гардеробу, допомагає дамам знімати пальта, а потім веде їх до основного залу. Організатор прийому знайомить гостей зі своїми співробітниками вже тоді, коли запрошені

сідають за стіл. При знайомстві кожен з представлених вітає гостей кивком голови.

На великому офіційному прийомі (сніданок, обід, вече­ря) з численним обслуговуючим персоналом чітко дотриму­ються визначеного часу початку і закінчення прийому. Ви­соко цінується точність приходу на початок прийому.

Пізнє прибуття і ранній відхід (без поважних причин) роз­глядаються як бажання гостя підкреслити напружені (ви­мушені) стосунки з організаторами вечора. Якщо прийом діловий, то грубим порушенням етикету вважається прихід співробітників фірми, представництв тощо пізніше за свого керівника.

У тих випадках, коли організовано прийом з розміщен­ням за столом, слід врахувати, що для збору гостей відведе­но приблизно ЗО—35 хвилин (у цей час подається коктейль), після чого всі сідають за стіл.

У випадку, коли в запрошенні двічі зазначено час, напри­клад 20.00 і 20.30, то мається на увазі: напої будуть о 20.00, а вечеря — о 20.30. Більше ніж на 10—15 хвилин спізнюва­тися на прийом не прийнято. Якщо у вас виникає сумнів що­до часу початку прийому, не соромтесь уточнити його зазда­легідь у господаря.

Якщо прийом менш офіційний, то той, хто спізнився, в першу чергу повинен підійти до господині і вибачитися. Господиня при цьому залишається сидіти. Якщо запізни­лася жінка, то вона лише обмінюється рукостисканням, щоб не примушувати чоловіків, що сидять за столом, вставати з місць. Гостю, який запізнився, пропонують ту страву, яку в момент його прибуття подають решті присутнім. Звичай­но, якщо це десерт, то господиня попросить принести йому ще й гарячу страву.

Якщо вас запросили на коктейль або фуршет, то в запро­шенні теж вказують години початку і закінчення. Гості мо­жуть у такому випадку приходити і відходити будь-коли в межах зазначеного часу.

Тости

На прийомі з нагоди національного свята або іншої важ­ливої події посол очікує приїзду почесного гостя, зустрічає його, проводжає в головний зал до столу. Це служить сигна­лом і для всіх інших про те, що офіційна урочиста частина прийому розпочалася. Тости (промови) на таких прийомах, як правило, не промовляються. У них зникла необхідність, тому що у багатьох країнах стало традицією організовувати виступи іноземного посла по телебаченню у зв'язку з націо­нальним святом його країни.

У випадку, якщо прийом влаштовується з якогось особ­ливого приводу і на ньому передбачається виступ посла з то­стом, то про це посольство заздалегідь інформує міністерство закордонних справ країни перебування, якщо воно розрахо­вує на відповідний виступ. Інша справа, коли уряд країни влаштовує прийом на честь високого іноземного гостя. На такому прийомі (сніданок, обід, "а-ля фуршет") у програмі перебування гостя в країні передбачається обмін промова­ми. Текст промови високого гостя заздалегідь перекладаєть­ся на мову країни перебування, а відповідна промова — на мову країни гостя. У цьому випадку зникає необхідність ус­ного перекладу.

Тости передбачаються і на прийомах типу сніданок, обід, вечеря. Переважно це робиться наприкінці прийому, коли подається шампанське. Текст тосту може бути заздалегідь підготовлений у письмовому вигляді і потім зачитаний. Не­рідко господар проголошує тост, не читаючи, але це не оз­начає, що текст не був заздалегідь підготовлений.