1.5. Механизмы информационной поддержки анализируемого бизнес – процесса

Информационное обеспечение Магазина «Точка.Отрыва» формируется на основе:

• внутренней документации согласно номенклатуры дел;

• внутренней документацией непосредственно необходимой для функционирования;

Информационное взаимодействие сотрудников осуществляется регулярно в форме обсуждений, ежемесячных заседаний, взаимопосещений, с целью обмена опытом.

Регулярно поступает информация от Министерства по физической культуре, спорту и туризму и общественных организаций, с которыми кафедра непосредственно сотрудничает:

• Представители основных брендов: «RedFox», «Sivera», «Osprey», «iNov», «Gore-Tex», «WINDSTOPPER», «Polartec»;

• РОО «Федерация спортивного туризма Чувашской республики»;

• Молодежный корпус спасателей (МЧС) Чувашской Республики;

• «Федерация альпинизма России».

В магазине для ведения документации используются стандартные средства ОС Windows: MS Word, MS Excel. При небольших объемах информации и несложных задачах по ведению документации хорошо организованная система офисных документов является вполне достаточным. Чаще всего основных возможностей оказывается достаточно, но Office также помогает значительно облегчить выполнение повседневных задач, избавившись от многократного повторения одних и тех, же действий – это возможно благодаря макросам, которые часто применяются на практике.

Для работы с большими объемами данных: для быстрого поиска по ним, создания отчетов и простого просмотра используются базы данных (студентов, преподавателей, секций). Обычно база данных разрабатывается в MS Access. Это не занимает много времени, да и сразу после создания всех таблиц, можно в режиме мастера создать запросы, отчеты и формы. Также можно автоматизировать работу с приказами. Пользователь может создать новый приказ, заполнив все необходимые поля формы, информация добавится в базу, а документ будет готов к просмотру.

Так как объем работ не очень большой руководство магазина пока не задумывается о приобретении ни полноценной системы документооборота, ни автоматизированной системы управления. Поэтому приходится создавать:

• хорошо организованную систему хранения офисных документов;

• базы данных с заранее созданными запросами и отчетами;

• средства для ускоренной разработки часто создаваемых по одному принципу документов (сохранение шаблонов).

Описание используемых технических средств

Информационное обеспечение Магазина «Точка.Отрыва» включает следующие технические средства:

• Персональный компьютер, подключенный к сети Интернет;

• Принтер;

• Сканер.

Для обеспечения быстрого документооборота, экономии времени и бумаги в Магазине «Точка.Отрыва» также введена служба электронной почты. Каждый работник структурного подразделения имеет свой адрес электронной почты.

Обеспечение безопасности

Обеспечение безопасности Магазина «Точка.Отрыва» включает в себя:

• Систему управления доступом (предъявление пропуска на входе охране);

• Систему пожарной и охранной сигнализации;

• Однопакетную парольную аутентификацию по технологии «запрос - ответ»;

• Автоматизированные централизованные средства безопасности (антивирусник Dr. Web, USB Secyuriti)