Проведения деловой беседы

Подготовка к беседе

Определение цели

Информационная подготовка

Обработка формулировок понятий и суждений

Определение последовательности и содержания аргументации

Формирование состава участников беседы

Выбор времени и места проведения беседы с учетом элементов невербальной обратной связи

М оделирование хода беседы

П роведение хода беседы

Начальный этап Основной этап Этап выхода из беседы

Создание благожелательной Эффективное Своевременное и кор-

и доверительной обстановки слушание ректное завершение

беседы

Использование

тактики поста-

новки вопросов

Применение пра-

вил вербальной

и невербальной

обратной связи

Участники деловых бесед наиболее часто допускают следующие ошибки:

1.пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором закладываются возможные элементы модели будущей беседы;

2.привлекательно отношение к отдельным, незначительным с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения ими подготовки беседы;

3.навыки ведения деловой беседы не приходят в результате заучивания правил, так как овладение искусством проведения беседы связано с их многократной практической апробацией.

V.Телефонные переговоры следует рассматривать как специфический случай проведения деловой беседы. Исходя из этого следует сделать выводы:

1.правила подготовки и проведения деловой беседы во многом сохраняют свою значимость при ведении телефонных переговоров;

2.телефонный разговор обладает целым рядом специфических особенностей по сравнению с очной беседой.

Эти особенности определены тем, что собеседники не видят друг друга и зачастую телефонный разговор возникает неожиданно, нарушая тем самым предшествующий ход событий: очную беседу одного из абонентов, выполнение им какой-либо важной или срочной работы и т.д. Такую возможность следует предусматривать всегда, когда мы звоним кому-либо.

С другой стороны, человек, ведущий очную беседу с кем-либо, должен отдавать ей приоритет перед телефонным разговором.

Обязательно нужно помнить о том, что в большинстве случаев телефонная связь – средство для предварительной договоренности о чем-либо (как правило, о будущей очной встрече).

Нужно учитывать то обстоятельство, что собеседник может быть в окружении коллег, посетителей и т.д., что не позволит ему вести достаточно откровенный разговор.

Кроме того, телефонный разговор связан, как правило, с передачей конкретной информации. Правилом “хорошего тона” считается готовность собеседника эффективно принять и использовать передаваемую информацию.

VI.В процессе профессиональной деятельности многие сотрудники сталкиваются с необходимостью, а в ряде случаев и с желанием высказать критическое замечание в адрес своих сослуживцев. Участников беседы, партнеров и т.д.

Многие специалисты, даже не находясь формально в ранге руководителей, должны выполнять ряд организационных, контрольных функций, связанных с необходимостью критического разбора выполняемых другими сотрудниками задач.

Сталкиваясь с объективной или субъективной необходимостью критических замечаний в чей-то адрес, надо проявлять максимальную осторожность и конкретность!

На основе опыта человеческих отношений выработаны правила критики, несоблюдение которых приводит к тому, что у критикуемой стороны часто возникает “защитный барьер”, обида, чувство ущемленного достоинства.

Во многих случаях важным является не только соблюдение правил критики, но и общая последовательность их применения в процессе беседы. Нарушение последовательности может привести к снижению эффективности восприятия критики.