2.2. Анализ организационной структуры организации

Организационная структура ООО «ДиФин» - линейно- функциональная, состоит их линейных подразделений, которые осуществляют основную работу, принимают решения, и специализированных функционирующих подразделений, которые помогают линейным руководителям в разработке конкретных вопросов и подготовкесоответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

В основном функциональные службы доводят свои решения, результаты работы до исполнителя либо через высшего руководителя, либо (крайне редко) прямо.

ООО «ДиФин» является достаточно крупной организацией, чем и объясняется настолько разветленный функциональный аппарат.

Выбранная структура управления имеет ряд преимуществ:

1. возможность быстрого осуществления приказов, распоряжений, которые отдаются вышестоящим руководством;

2. обоснованное сочетание, распределение линейных и функциональных взаимосвязей;

3. полномочия и ответственность персонала четко распределены и стабильны;

4. принцип единоначалия – у подчиненного есть один начальник, который отдает распоряжения и устанавливает сроки, объем работы;

5. высокая оперативность принятия и выполнения решений, отдельные вопросы может решить начальник подразделения, не обращаясь к вышестоящему руководство, что делает процесс более быстрым;

6. каждый руководитель несет ответственность за качество выполняемой работы и принятия решений;

7. профессиональное решение задач специалистами функциональ­ных служб.

Но так же наблюдаются и недостатки такой структуры, которые замедляют работу и приносят неудобства:

1. многие функции руководителей и функциональных специалистов дублируются, что приводит к многократному выполнению одного и того же задания и несовпадении в принимаемых решениях;

2. некоторые руководители не хотят брать на себя ответственность за принимаемые решения;

3. существуют барьеры между подразделениями, разногласия между линейными и функциональными службами, которые ограничивают заинтересованность в эффективной работе и тормозят ее;

4. эффект «сломанного телефона» - неправильное понимание передаваемой информации линейным исполнителям функциональными менеджерами.

Структура управления предприятием ООО «ДиФин» выглядит следующим образом (рис. 3).

Генеральный директор

Директор по персоналу

Финансовый директор

Директор по развитию бизнеса

Административный директор

Департамент

эксплуатации

Депатртамент ИТ

Департамент развития

Отдел эксплуатации и развития передачи данных и теламатических служб

Отдел эсплуатации мультисервисных сетей

Отдел подключений

Строительно – монтажный отдел

Отдел биллинга

Отдел 1С

разработки

Отдел ИТ

и корпоративных сетей

Отдел разработки и эксплуатации информационных сетей

Отдел управления проектами

Отдел лицензирования и разрешительной документации

Департамент бухгалтерии

Отдел бюджетного контроля и финансовой отчетности

Отдел расчетов

Отдел технического аудита

Отдел казначейства

Отдел по работе с бизнес рынком

Отдел по коммерческой недвижимости

Отдел сопровождения проектов

Отдел по слияниям и поглощениям

Коммерческий директор

Департамент продаж корпоративным клиентам

Отдел по работе с корпоративными клиентами

Отдел продаж в сегментах финансы и ритейл

Отдел продаж в сегментах промышленность и строительство

Отдел продаж в сегменте малого бизнеса

Отдел по работе с госструктурами

Абонентский отдел

Отдел по работе с местными госструктурами

Департамент по работе с операторами

Департамент по правовым вопросам

Технический директор

Департамент по работе с инвесторами и владельцами

Отдел телефонии

Отдел проектирования и технического развития

Отдел продаж физлицам

Отдел закупок

Отдел эксплуатации сооружений и технического учета

Отдел документационного обеспечения

Отдел технического обслуживания претензионной работы

Отдел договорных отношений

Рисунок 3 – Организационная структура ООО «ДиФин»

Генеральный директор - руководит хозяйственной, финансовой, экономической деятельностью предприятия в соотвествии с действующим законодательством, несет ответственность за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия. Организует работу и оказывает воздействие на все структурные подразделения, производит контроль за состоянием дебиторской задолженности, отдает распоряжения по ее устранению.

Департамент эксплуатации- контроль за качеством оказания услуг связи, быстрое и своевременное устранение повреждений, техническое обслуживание. Контроль за сохранностью и эффективным использованием сооружений, оборудования. Приостановление оказания услуг связи клиентам по представлению отдела расчетов. Прекращение предоставления услуг связи абонентам-должникам по представлению коммерческого департамента, возврат установленного у клиента оборудования (если таковое передано клиенту). Возобновление предоставления услуги клиентам, оплатившим задолженность.

Департамент ИТ – обеспечение четкой работы программ, автоматизирование процессов обработки данных, выведения отчетов, документации, закрывающих документов. Внесение изменений в программы, исправление возникающих ошибок, обновление программы, контроль за правильность работы.

Коммерческий департамент - Надлежащее подписание всей договорной документации, включая оригиналы договоров оказания услуг связи, приложений и дополнений к подписанным договорам, актов выполненных работ (оказанных услуг) и иной неразрывно связанной с процессом оказания услуг связи документации. Передача на хранение оригиналов договоров оказания услуг связи, приложений к ним, актов выполненных работ (оказанных услуг) и иной неразрывно связанной с процессом оказания услуг связи документации в отдел биллинга (технический департамент). Поиск потенциальных клиентов, продажа и оформление услуги, удержание абонентов, предложение выгодных тарифов и условий. Сбор актуальной информации о клиенте, в том числе контактной (номера телефонов, адреса электронной почты для уведомления о задолженности, контакты ответственных за проведение оплаты лиц) и розыск клиента в случае невозможности его уведомить по известным адресам.

Департамент бухгалтерии - Подготовка и хранение первичной бухгалтерской документации (платежные поручения, квитанции, кассовые чеки, приходные кассовые ордера и прочие связанные с оплатами документы и т.д.).Выполнение работы по различным участкам бухгалтерского учета. Составление отчетности, начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов, налогов и других видов платежей.Списание безнадежной дебиторской задолженности. Проведение инвентаризации дебиторской задолженности совместно с отделом расчетов. Формирование необходимых резервов на покрытие сомнительной дебиторской задолженности в соответствии с учетной политикой.

Департамент развития – контроль за развитием телекоммуникационных сетей компании, обеспечивающих качественную и бесперебойную работу междугородной, международной телефонной связи, удовлетворение спроса потребителей в услугах связи и информации. Разработка действий по совершенствованию системы оперативного управления сетью. Защита прав потребителей по обеспечению необходимыми им услугами связи. Разработка предложений по совершенствованию и развитию телекоммуникационных сетей, согласование генеральных и перспективных схем развития.

Департамент по правовым вопросам - представляет интересы ООО «ДиФин» через своих сотрудников в судебных органах и иных организациях при возникновении правовых вопросов, осуществляет претензионную, исковую работу. Анализ документов и информации о Должнике с целью определения целесообразности подачи искового заявления. Подготовка и направление в суды исковых заявлений о взыскании денежных средств с Должников, имеющих задолженность свыше 30 000 рублей. Получение сведений о Должниках в виде выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.Ведение дел в суде о взыскании задолженности с Должников. Предоставление отчета о результатах исковой работы по взысканию задолженности Комитету по работе с дебиторской задолженностью. Предоставление в отдел расчетов информации о взысканной с Должников задолженности и о суммах задолженности, которые невозможно взыскать; из-за отсутствия необходимых документов для взыскания либо ликвидации юридического лица или смерти физического лица, в связи с истечением срока исковой давности, отсутствия доходов у физического либо юридического лица, на которое может быть обращено взыскание.

Отдел договорных отношений – контроль, проверка правильности заполнения, заключение, ведение договоров. Согласование условий с контрагентами, учет, контроль за процессом, оценка результата.

Отдел расчетов - Своевременное и корректное выставление счетов на оплату клиентам (закрывающих документов за отчетный период). Обновление контактной информации по клиентам в базе данных. Учет и хранение документов, подтверждающих доставку счетов. Ведение претензионной работы с клиентами. Ежемесячное формирование списков абонентов-должников, запланированных на отключение в связи с задолженностью (файл на блокировку). Формирование реестра должников и отправка в коммерческий департамент на согласованиепроведения работ по отключению перечисленных клиентов. Формирование реестра клиентов, оказание услуг которым приостановлено. Передача по форме приложения № 6 документов, указанных в приложении № 5, (долги свыше 30 000 руб.) юридическому отделу для проведения исковой работы. Контроль за проведением отключения абонентов. Работа с отключенными клиентами – уведомление о задолженности, требование оплаты, контроль произведенных оплат, своевременное уведомление технической службы о необходимости ввести в обслуживание по факту погашения задолженности.

Отдел продаж – занимается поиском и привлечение новых клиентов, продает услуги, предоставляемые компанией. Осуществляет сбор первичной информации, обрабатывает ее (рынок телекоммуникационных услуг, конкуренты, потенциальные клиенты). Проводит анализ причин потери клиентов, разработка мер по из «возврату». Раскрывает потребности клиента, предлагает возможности их удовлетворения, проводит презентации, чтобы добиться положительного результата. Информирует потенциальных абонентов о новых возможностях компании, новых тарифах, выгодных условиях для клиента.

Абонентский отдел – отдел по работе с клиентами, проведение консультаций, разъяснений абонентам по интересующим вопросам, предложение новых тарифов и выгодных условий, обработка заявлений. Быстрое и эффективное распределение заявлений: о повреждениях, поломках в отдел технического обслуживания и претензионной работы, о подключении в отдел подключений, о смене тарифа, перерасчете самостоятельная обработка и исполнение заявление. Уведомление абонентов о проведенных работах.

Отдел подключений – проведение монтажных работ по подключению абонентов, проведение и закрепление кабеля наружным способом, подключение услуг и первичная настройка, заполнение документов по подключению, сдача нарядов и отчет о произведенных подключениях.

Call –центр – прием звонков, заявок от клиентов, использующих услуги компании, консультационная деятельность. при возникновении вопросов и необходимости более подробных объяснений перевод звонка в нужный отдел.