5 Слайд

Система контроля должна обладать следующими характеристиками:

1. Интегрированность в общую систему управления — введение таких систем контроля, которые соответствуют организационным планам.

2.  Объективность — получение детально проверенной информации.

3.    Точность — предоставление полной и правильной информации.

4.  Своевременность — предоставление информации тогда, когда в ней есть необходимость.

5.  Гибкость — введение таких систем контроля, которые согласовывают изменения внутри и вне организации.

Рассмотрим каждую из них более подробно.

.Во-первых, система контроля должна быть ин­тегрирована в общую систему управления организацией. Механизмы, вовлеченные в достижение интеграции, достаточно просты. Менеджеры должны учитывать все значительные элементы контроля, так как они вовлечены в планирование, стратегию и так­тику для установления дополнительной системы контроля. Таким же образом результаты, добытые системой контроля, дают полезные сведения для последующих циклов планирования. Если все эти со­ображения менеджеры будут брать в расчет, то хорошо интегрируе­мая система контроля будет пронизывать всю организацию.

4. Слайд.Во-вторых, система контроля должна быть объективной, то есть должна ис­пользовать и получать детальную информацию, которая может быть проверена.

Конечно, менеджер должен уметь видеть «над» цифрами. Он может проделать огромную работу по сокращению себестоимости продукции, но при этом более детальная проверка показывает, что он использует некачественное сырье, принуждает рабочих работать сверх нормы и подделывает свои отчеты. Система контроля должна быть как можно более объективной, но не должна настолько зави­сеть от расчетов и цифр, чтобы менеджер терял контроль над тем, что фактически происходит за пределами его отчетов.

4.В-третьих, система контроля должна быть тщательно продуманной, чтобы эффективно работать. Если она снабжает неточной информацией, то может принести больше вреда, чем поль­зы. Следовательно, менеджерам нужно предпринимать всяческие предосторожности при проверке точности информации, которую они получают через систему контроля.

4сл.В-четвертых, информация, поступающая через сис­тему контроля, должна быть своевременной. Это означает, что менеджер дол­жен получать информацию, когда он в ней нуждается. Менеджер магазина, например, хочет и должен знать точные цифры объема продаж ежедневно, но в цифрах о количестве инвентаря в магазине он может нуждаться каждые два или три месяца. Своевременность не всегда означает быстроту, а то, что информация должна посту­пать к менеджеру по мере необходимости.

Необходимость своевременности зависит от уровня неопределенности: чем более неопределенна ситуация, тем больше надобность в своевременной информации. Когда выпускается новая продукция, менеджер может нуждаться в еженедельных докладах об объеме продаж, но в этой же информации по продукции, уже зарекомендовавшей себя, он может нуждаться лишь каждую неделю или месяц.

В-пятых, система контроля должна обладать гибкостью, т. е. она должна приспосабливаться к изменениям внутри орга­низации и вне ее. Допустим, что система контроля разработана для управления информацией о сырье, которое идет на производство продукции компании. Например, новые технологии позволяют фир­ме производить такую же продукцию в таком же объеме из 50 % сы­рья. Если система контроля негибкая, то менеджеры должны будут забраковать всю систему и разработать новую, в то время как гибкая система контроля сможет приспособиться к изменившейся ситуации.

Таким образом, эффективным системам контроля свойственны следующие характеристики: они интегрированы с другими системами организации и составляют с ними единое целое; объективны, точны и гибки; проводят своевременный контроль.