17. Бухгалтерские информационные системы

Бухгалтерские информационные системы (БИУС) создаются в целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью организации. В БИУС осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений.

Главная цель БИУС – обеспечение руководства организации финансовой информацией, необходимой для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

БИУС поддерживает следующие основные этапы управления организацией:

• планирование;

• контроль;

• анализ.

На этапе планирования БИУС предоставляет информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля БИУС позволяет сравнивать планируемые и фактические показатели финансовой деятельности организации. На этапе анализа БИУС позволяет определить близость достигаемой цели и причины отклонения от поставленной цели.

Любая бухгалтерская система должна предоставлять достоверную и значимую информацию. Достоверность информации показывает, что информация полностью отражает хозяйственные процессы на предприятии, легко проверяема и не выражает интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезна при составлении планов.

БИУС имеют как общие, так и специфические черты. К общим принципам построения относятся:

• принцип первого лица;

• системный подход;

• непрерывность развития;

• надежность;

• экономичность;

• совместимость.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на разных уровнях управления. Принцип системного подхода предполагает проведения анализа объекта управления, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование. Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных изменений. Остальные принципы очевидны.

К специфическим чертам БИУС относятся:

• интеграция различных видов учета;

• возможность автоматизации обработки учетной информации на всех этапах, начиная с процесса сбора;

• БИУС предоставляют только количественные оценки деятельности организации.

Современная БИУС состоит из следующих элементов:

1. Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нематериальных активов, учета товарно-материальных ценностей, учета готовой продукции, расчетов по оплате труда работников и т.д. Основными документами при этом являются журнал учета первичных документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных операций и пр.

2. Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными документами при этом являются журнал учета первичных документов, журнал учета хозяйственных операций, главная книга, оборотная ведомость и т.д.

3. Журнал хозяйственных операций, который осуществляет связь между модулем управленческого учета и модулем финансового учета.

4. Справочники, обеспечивающие настройку БИУС на конкретную сферу функционирования организации и ускоренный ввод данных в систему.