Журнал регистрации исходящих документов

Индекс номера документа	Адрес (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Примечание
	Дата документа

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (канцелярия, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации требующей особой сохранности.

Картотечная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами, начиная от их заполнения и кончая сортировкой. Образец регистрации карты выглядит следующим образом:

Лицевая сторона

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27,28, 29, 30, 31 Корреспондент
Номер документа	Дата документа	Дата поступления	Входящий номер
Краткое содержание
Резолюция кому направлен документ
Срок исполнения

Оборотная сторона

Исполнитель		Дата	Исходящий номер
			Номер дела
Кем подписан
Отметка об исполнении
Рассылка			Количество листов
Фонд №	Опись №	Дело №

Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа, - на ней отмечается дата исполнения.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека делится на две части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации картотек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.

Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например картотеки приказов.