3.3. Общие правила и задачи регистрации документов

Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в отчетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр предприятия, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета; все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие и исходящие номера. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает

01 – индекс структурного подразделения;

05 – номер дела по номенклатуре дел;

89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.

Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номера с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – картотечная и журнальная.

Примерные формы журналов регистрации входящих и исходящих документов представлены ниже.

Журнал регистрации входящих документов

Индекс (номер) документа	Дата документа	Автор документа (от кого)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Примеча-ние
		Дата поступления документа