2.3 Разработка инновационных рекомендаций по повышению эффективности работы менеджеров на предприятии

При разработке рекомендаций по повышению эффективности работы менеджеров следует учитывать специфику деятельности данного уровня управляющего звена. В связи с этим, в данной работе можно выделить несколько рекомендаций, которые представлены пошагово.

1 шаг. Контроль рабочего времени.

Есть очень хорошая поговорка «если хочешь, что либо изменить – измерь». Для того чтобы изменить (улучшить) показатели производительности сотрудников, да и свои личные – необходимо знать, сколько времени и на что оно тратится. Для этого необходимо провести хронометраж рабочего времени свой и сотрудников – узнать, сколько времени проводит каждый сотрудник на рабочем месте, и чем именно он занимается.

- распределение времени по категориям (Работа, Интернет, Развлечения);

- распределение времени по приложениям;

- распределение времени по сайтам;

- распределение времени по сотрудникам.

2 Шаг. Список задач.

Для эффективного управления проектами, делами, сотрудниками необходим список задач. Необходим обязательно. И вот почему: все планы лучше держать на каком-либо носителе информации бумажном или цифровом – чтобы голова была всегда свободна для новых, свежих идей и мыслей. Список уже придуманных задач/идей/мыслей должен свято хранить носитель информации, и в нужное время отображать нужную информацию. Как раз для этого существует система LeaderTask Управление Компанией. Она позволяет хранить всю необходимую информацию: планы, задачи, проекты, расписания, цели, контакты, любые файлы; поручать свои задачи сотрудникам, передавать сотрудникам файлы, обеспечивает общение сотрудников внутри группы, позволяет получать отчеты о проделанной работе сотрудников, и многое-многое другое.

3 Шаг: Порядок выполнения. Главное – первым!

Перед началом выполнения задач необходимо установить порядок очередности задач, т.е. выделить самое главное, важное дело. Потом за ним менее важные дела, и в конце списка неважные дела. Для удобства важные/главные дела можно выделить цветом.

Если задача делится на отдельные этапы, то необходимо выделить эти этапы и сделать их подзадачами к главной.

При выполнении задач, необходимо помнить: что делать в первую очередь надо именно главное/важное дело. На все дела времени не хватит, надо делать только те, что дают максимальный результат. Этот принцип хорошо описан в правиле Парето: 20% задач дают 80% результата, остальные 80% задач дают 20% результата.

Шаг №4. Расписание.

Для планирования порядка выполнения задач, необходимо использовать не только дерево задач, где задачи можно отсортировать по приоритету, но и по сроку задачи. Для этого необходимо использовать календарь. Т.е. повышается наглядность, для определения, чем необходимо заниматься сегодня достаточно взглянуть на календарь.

Шаг №5 Фильтрация задач.

Отделять свои задачи от чужих.

Шаг №6. Шаблоны и Регулярные дела

В каждой работе присутствуют повторяющиеся задачи, т.е. те задачи, которые повторяются с известной периодичностью (оплата счетов, рекламные акции, создание резервных копий, ежемесячные отчеты и т.д.). Причем у некоторых задач обязательно требуется вести историю – чтобы потом посмотреть была ли сделана задача в прошлый раз.

Шаг №7. Делегирование

Проекты обычно состоят из задач, которые выполняет несколько человек, причем необходимо отслеживать выполнение задач по каждому сотруднику. Для поручения задачи сотруднику необходимо в свойствах задачи указать исполнителя задачи. После того как исполнитель будет назначен – эта задача отобразится у того сотрудника, которому задача поручена. Исполнитель не может менять наименование, описание, сроки задачи; он может только изменить статус задачи, поставить например «в работе».

Еще одно полезное свойство LeaderTask это работа через интернет: сотрудники могут находиться в офисе и продуктивно работать, а руководитель находится в любой географической точке и успешно управлять работой офиса через интернет. Причем после продолжительного отсутствия руководителя, всю работу каждого сотрудника можно будет буквально посмотреть по минутам и часам.

Шаг №8 Контроль сотрудников

После того как задачи распределены по сотрудникам их необходимо контролировать. Порученные задачи отображаются при выборе исполнителя. Можно посмотреть, что поручено, в каком состоянии находятся задачи у сотрудника.

Таким образом, последовательное грамотное выполнение вышеописанных рекомендаций обеспечит менеджерам высшего и среднего звена повышение эффективности работы, что и является главной задачей любо предпринимателя.