1 Общая характеристика ооо «апрб-черноземье»

1.1 История предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «АПРБ-Черноземье» было создано 23 июня 2005 года. Этот факт подтверждает Свидетельство о государственной регистрации юридического лица с присвоением основного государственного регистрационного номера 1053600240187. Приложение 1. ООО «АПРБ-Черноземье» в соответствии с действующим законодательством поставлено на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации, что подтверждает Свидетельство о постановке на учет с присвоением ИНН 3625008584 и КПП 362501001. Приложение 2.

ООО «АПРБ-Черноземье» является коммерческой организацией и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Единственным учредителем является гражданин России Бондарев С.С. Форма собственности – частная. Исполнительный орган ООО «АПРБ-Черноземье» - генеральный директор.

Уставный капитал ООО «АПРБ-Черноземье» составляет 200 000 (Двести тысяч) рублей.

Юридический адрес ООО «АПРБ-Черноземье»: 396034, Воронежская область, Рамонский р-он, с. Новоживотинное , ул. Механизаторов, 29. По данному адресу расположен офис, в котором расположена бухгалтерия. Так же ООО «АПРБ-Черноземье» арендует офис и складское помещение у ООО «АГРО-Лидер» по адресу: в г.Воронеж, ул Витрука, д.15А., где работают менеджеры.

С момента образования и по настоящее время численность работников ООО «АПРБ-Черноземье» составляет 6 человек.

Расчетный счет № 40702810613280115039открыт в Центрально-Черноземном банке Сберканка Российской Федерации г.Воронеж, БИК 042007681, корр/счет № 30101810600000000681.

Целями деятельности ООО «АПРБ-Черноземье» являются расширение рынка товаров и услуг, извлечение прибыли, а также содействие наиболее полному удовлетворению потребностей народного хозяйства и населения в промышленных товарах и товарах народного потребления.

Основным видом деятельности ООО «АПРБ-Черноземье» является оптовая торговля машинами и оборудованием для сельского хозяйства. В частности ООО «АПРБ-Черноземье» занимается поставкой для импортной сельскохозяйственной техники запасных частей (подшипники, подшипниковые узлы, ремни, цепи, звенья, полузвенья, втулки, фильтры, элементы фильтров, редукторы, электрические двигатели, транспортеры и так далее).

Основными поставщиками запасных частей для ООО «АПРБ-Черноземье» являются Московские фирмы: ООО «АПРБ-Центр», ООО «Ферум-Авто», которые в свою очередь приобретают товар в Германии.

Покупателями товара у ООО «АПРБ-Черноземье» являются предприятия Воронежской области (ЗАО «ГИДРОГАЗ», ЗАО «Промтекстиль», ООО «Новатек», ООО «АГРО-Лидер», ООО «Аннинское молоко»), Липецкой области (ООО «Завод инновационного промышленного оборудования», ОАО «Агрофирма «Липецк»), Орловской области ( ООО «ТЕХНОДОМ», ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»), Ростовской области ( ООО «Донской камень»), Краснодарского края (ООО «КОЛТ ЛТД»).

1.2 Документооборот и организация делопроизводства на предприятии

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ - материальный носитель данных, записанной на нем информации, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки.

Документирование - процесс записи информации на различные носители по установленным правилам.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

Документооборот - это порядок движения документов в организации.

Документооборот на предприятии образуют:

- организационные документы - Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;

- распорядительные документы - всевозможные приказы и распоряжения всех уровней;

- справочно-информационные и справочно-аналитические документы - заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки;

- документы по личному составу, т.е. кадровая документация;

- отчетно-статистические документы - статистические отчеты, таблицы;

-бухгалтерские документы.

Документопоток движется как сверху вниз, т.е. от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлений - снизу вверх.

Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и обработкой занимается главный бухгалтер, который направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение.

Установление порядка движения документов, или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса документов, которые устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.

К организационно-правовой документации относятся:

- устав организации ООО «АПРБ-Черноземьу»;

- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

- штатное расписание;

- должностные инструкции;

- правила, памятки и д.р.

Организационно-правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (в форме проставления специального грифа или издания особого распорядительного документа) - вышестоящей организацией, руководителем данной организации.

ОПД действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем предприятии необходимость их пересмотра, изменения или дополнения может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера изменений в деятельности предприятия ОПД либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения специальными распорядительными документами.

Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они вносятся по мере возникновения в соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Так, ООО «АПРБ-Черноземье» в 2006 году меняло Устав предприятия в связи с изменением юридического адреса.

Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

1 Общие положения;

2 Должностные обязанности;

3 Права;

4 Ответственность;

5 Взаимоотношения.

Раздел 1 включает: наименование должности с указанием структурного подразделения: непосредственного руководителя; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе 2 устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемых им на данной должности, характер рассмотренных действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»).

В разделе 3 устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнения возложенных на него обязанностей (принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников).

В разделе 4 определяются критерии оценки работы (объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы) и мера персональной ответственности работника (определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной).

В разделе 5 рассматриваются порядок информационного обмена с другими сотрудниками и структурными подразделениями, правила и сроки согласования проектов подготавливаемых документов; особенности совместной трудовой деятельности.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и состав работников предприятия с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оно оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка.

Штатное расписание - один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала предприятия, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

Унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, тарифных ставках, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Примеры распорядительных документов:

-требования по составлению и оформлению распорядительных документов содержит Инструкция по делопроизводству. К наиболее часто используемым распорядительным документам практически любого предприятия относятся:

-приказы по основной деятельности;

-приказы по личному составу:

-распоряжения;

-решения;

-указания.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций и предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Особенностью данного вида распорядительного документа является ключевое слово текста -- глагол «решить» в соответствующей форме.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы трех видов:

- по организационным вопросам (издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов):

- по основной деятельности (регулируют порядок финансирования, материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности);

- по личному составу (регламентируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Око имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителями преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций. Они составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания.

Справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, переписка) выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовой и распорядительной документации. Они не содержат поручений не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, позволяющие инициировать управленческие решения. Их особенность состоит в том, что они передаются с низших уровней иерархической систем управления на высшие ступени. Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для передачи информации между равными по статусу организациями и должностными лицами. В достаточно степени условно их можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Примеры справочно-информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях и деловых встречах (к данному виду документов не относятся специальные административные и так называемые договорные протоколы). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к обсуждению. Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Ответственность за его подготовку лежит на секретаре коллегиального органа или руководителя, который несет ответственность за правильность записей. Существует два вида протоколов: полные и краткие.

Первый из них содержит запись всех выступлений на заседании, а второй - только фамилии выступавших и краткую информацию о теме выступления. Выбор формы протокола осуществляет руководитель коллегиального органа ила организации.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации (учреждения, предприятия), содержащий обстоятельное изложение конкретного вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно ею информируют руководство об имевших место событиях или сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Первая представляется руководителю вышестоящей организации на общем бланке, а вторая - руководителю подразделения или организации на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины конкретного события, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее текст состоит из двух частей: в первой характеризуются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем, а ее датой является дата ее подписания.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска). Оно адресуется руководителю предприятия или его заместителю.

Текст заявления начинается с изложения существа вопроса, затем излагаются дополнительные детали. Оно может иметь приложения (подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография). Заявление подпись подписывается автором.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Оно составляется на специальном бланке формата А4 ила А5 в зависимости от размера текстовой части. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. В первой случае оно состоит из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма включают также основной раздел (доказательство). Во вступлении дается обоснование вопроса: причина его возникновения или краткая история.

Если поводом для составления письма послужил конкретный документ дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства определенной точки зрения. В заключении формулируется основная цель письма. Оно визируется руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если оно будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Они должны иметь отметку об исполнителе, которая; проставляется в нижней части, листа, под подписью руководителя. Датой письма является дата его подписания.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так я между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей): заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени почтового ящика и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где он находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (для России - ru).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (он транслируется по каналам телефонной связи и фиксируется получателем). Она не используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. В ее тексте не должно быть более 50 слов, она составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного или графического), переданного по каналам факсимильной связи. Преимуществом факсимильной связи является возможность передавать документированную информацию со всеми имеющими реквизитами в неизменном виде с документа на документ. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любую документацию на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол (обычно факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений). При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, что отличает ее от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятий, организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан РФ Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурам движения кадров. Движение кадров это:

- перевод на другую работу;

- увольнение;

- предоставление отпусков;

- командирование.

Все документы по личному составу можно разделить на несколько групп:

-организационные документы: положение о кадровой службе, правил внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;

-распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения;

-учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых увольняемых работников;

-справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.