Глава 6. Оборудование для расчета с покупателями
6.2. Классификатор контрольно-кассовой техники
В настоящее время в нашей стране используется несколько десятков видов ККТ как отечественного, так и зарубежного производства. Такое количество разрешенных к эксплуатации моделей ККТ требует их систематизации, т.е. объединения в группы по характерным признакам.
В соответствии с областями применения ККТ подразделяют на ККТ для торговли, ККТ для сферы услуг, ККТ для торговли нефтепродуктами и газовым топливом и ККТ для отелей и ресторанов.
В соответствии с конструктивными особенностями всю ККТ можно разделить на автономную ККТ, пассивную системную ККТ, активную системную ККТ и фискальный регистратор. Рассмотрим эту классификацию подробнее.
1. Автономная контрольно-кассовая техника — это ККТ, расширение функциональных возможностей которой может достигаться
только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККТ по размещенным в ней программам.
2. Пассивная системная контрольно-кассовая техника — это ККТ, имеющая возможность работать в компьютерно-кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы.
Пассивная системная ККТ может использоваться как автономная ККТ.
3. Активная системная контрольно-кассовая техника — это ККТ, имеющая возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы. К активной системной ККТ относится также POS-терминал — это ККТ с фискальной памятью, обладающая возможностями персоначьного компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации.
Активная системная ККТ может использоваться как пассивная системная или автономная ККТ.
4. Фискальный регистратор (ФР) — это ККТ, способная работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи, т.е. ФР представляет собой специализированный принтер с фискальной памятью. Кассир работает с программой, которая обрабатывает данные и дает ФР команду сформировать чек. При этом необходимые данные записываются в фискальную память.
6.3. Государственный реестр контрольно-кассовой техники
При осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации можно использовать только те модели ККТ, которые включены в Государственный реестр.
Порядок ведения Государственного реестра, требования к его структуре и составу сведений осуществляет Министерство промышленности и торговли РФ, куда направляются также сведения об используемых в ККТ прикладных программах.
Государственный реестр подлежит официальному опубликованию в соответствующих издательствах. В реестре указывают срок, до которого данная модель ККТ может быть использована. По истечении указанного срока ее исключают из Государственного реестра как не отвечающую современным требованиям. Кроме того, может быть рекомендована модернизация модели и, наконец, срок включения ККТ в Государственный реестр может быть продлен.
Каждая из моделей ККТ должна иметь свою эталонную версию, которая в свою очередь должна иметь паспорт, установленного образца, и все они объединены в банк эталонных моделей ККТ.
Кроме того, вся ККТ, включаемая в Государственный реестр, должна иметь ЭКЛЗ (электронную контрольную ленту защищенную) для проверки фискальных данных криптографического проверочного кода, сопровождающего кассовый чек или сменный Z-отчет.
Согласно кодам Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) ОК 013-94 контрольно-регистрирующие машины имеют срок полезного использования 5... 7 лет. Амортизационный срок исчисляется от года выпуска ККТ.
Изменения в Государственный реестр вносятся регулярно, что связано с экономической ситуацией в стране (например, инфляция или деноминация), финансовой политикой государства, интересами предприятий и организаций и с научно-техническим прогрессом. Вносимые изменения и дополнения, зафиксированные в соответствующих документах, подлежат опубликованию в десятидневный срок и являются обязательными для исполнения организациями, ведущими расчеты с населением с использованием ККТ. Государственный реестр ККТ является руководящим документом для действий Федеральной налоговой службы (ФНС России), центров технического обслуживания ККТ и всех предприятий, использующих в своей деятельности ККТ.
6.4. Общие технические требования к контрольно-кассовой технике
Государственный реестр ККТ в соответствии со стандартами на ККТ и утвержденными техническими требованиями включает в себя:
- чековую и контрольную ленты, которые оформляются в едином рабочем цикле при регистрации покупки ККТ;
- наличие фискальной памяти;
- наличие ЭКЛЗ. Периодически налоговая инспекция проверяет информацию на ЭКЛЗ. Номер ЭКЛЗ должен быть напечатан на каждом чеке и совпадать с номером на контрольной ленте;
- блокировка машины в случаях отсутствия чековой и контрольной лент; неправильного выполнения операции кассиром; возникновения аварийных ситуаций в машинах, приводящих к порче печатаемого документа;
- блокировка ККТ при неисправности, отключении фискальной памяти, а также в случае несанкционированного доступа к фискальной памяти при работе ККТ в фискальном режиме;
- разрядность контрольных счетчиков (операционных регистров) подсчитывающих количество снятых показаний, и количество гашений не менее 4;
- сохранность информации в денежных и операционных регистрах, а также служебной информации в энергонезависимой памяти после отключения сетевого питания, не менее 720 ч;
- наличие индикатора кассира и индикатора покупателя (для портативной ККТ индикатор не обязателен);
- программирование основных режимов работы;
- наличие автоматического тестирования;
- обозначения на клавиатуре, выводимая на печать и индикацию информация в импортируемой и производимой по лицензиям ККТ должны быть русифицированы;
- ККТ обязательно должна иметь маркировку, содержащую название машины, заводской номер, дату выпуска, фирменный знак производителя.
Маркировка должна быть сохранена в течение всего срока службы машины.
6.12. Способы расчетов с покупателями
ККТ предназначена для регистрации факта оплаты покупателем товара или услуги. Для этого существует несколько способов ввода денежной информации: традиционный, через платежные услуги ПЛУ и с помощью сканеров штриховых кодов.
Традиционный способ, когда кассир набирает на цифровой клавиатуре нужную сумму, затем нажимает клавишу номера секции (официант нажимает клавишу закрепленного за ним денежного счетчика) и, наконец, клавишу промежуточного или общего итога. При этом ККТ печатает два документа: один на чековой ленте, который отдают покупателю (клиенту), второй — на контрольной ленте.
Такой способ не лишен недостатков, так как кассир может не только случайно ошибиться, но и специально смошенничать, обманывая при этом клиента, владельца предприятия и государство.
Расчеты через платежные услуги ПЛУ. В этом случае перед кассиром помещают плакат с описанием товаров и их номерами ПЛУ. Кассир узнает товар, набирает на клавиатуре номер ПЛУ и нажимает итоговую клавишу. ККТ печатает чек, в котором указаны информация, извлеченная из памяти, о наименовании товара и его цене. Не во всех моделях ККТ можно программировать информацию о товаре в память, поэтому такой способ расчета наиболее удобен для компьютерно-кассовых систем.
Расчеты с помощью сканеров штриховых кодов. Известно, что на товарах имеется этикетка со штрихкодом, строго соответствующая данному виду товара. Информацию со штрихкода считывает специальный сканер, который можно подключить к ККТ с помощью стандартного интерфейса (например, RS232C). На предприятиях общественного питания готовым блюдам присваивают свой штрихкод. Этикетку с кодом наклеивают на плакат с названием блюда и официанту достаточно считать закодированную информацию сканером, соединенным с ККТ, а машина напечатает чек, в котором будет указано наименование товара или блюда и другая информация.
При таком способе расчета отсутствует ручной ввод информации в ККТ, что соответственно уменьшает количество ошибок и вероятность обмана.
Далее покупатель должен расплатиться за товары или услуги. Для этого существует два основных способа расчета: наличный и расчетно-платежная система.
Наличные денежные расчеты — это произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Существует так называемая расчетно-платежная система. Эта система применяется для замены расчетов с помощью наличных денег на расчеты с помощью платежных карт. К платежным карточкам относятся дебиторские (карточки авансированной оплаты), кредитные и дисконтные.
Дебиторские карты действуют, как правило, в пределах организации, например ресторана, клуба, гостиницы, бизнес-центра, автостоянки, автозаправочной станции (АЗС) и др. При этом сотруднику организации выдается пластиковая карта, внутренний код которой считывается и заносится в базу данных в компьютер. Сотрудник вносит в кассу организации некоторую сумму денег, которую он может расходовать. Часто организация дает возможность сотруднику совершать покупки в кредит. При совершении покупки товаров или оплате услуг сотрудник подносит карту к считывателю информации (ридеру), который находится рядом с компьютерным терминалом и сообщает кассиру сумму покупки (услуги). Кассир с помощью клавиатуры вводит названную сумму в базу данных. Программу настраивают таким образом, что если при совершении очередной покупки лимит счета превышается, то выдается предупреждение, и снятие денег со счета (транзакция — снятие денег со счета) не проводится.
Все платежные транзакции сохраняются в базе данных ККТ и в любой момент могут быть проверены.
В настоящее время такую же систему расчета магазины и рестораны предлагают своим постоянным клиентам. Они вносят некоторые суммы денег в кассу предприятия, а затем расходуют ее, рассчитываясь с помощью пластиковой дебиторской карты.
Часто организации перечисляют на счет предприятия общественного питания некоторую сумму для оплаты обедов своим сотрудникам. При этом сотрудники получают магнитную карточку, с помощью которой расплачиваются за обеды. Предприятие питания предусматривает программу в ККТ, принимающую такую форму расчета, и дает скидку на стоимость за предварительную оплату услуг.
Существуют также расчеты через ККТ с использованием кредитных (банковских) карт. Для этого необходимо установить связь ККТ с банковским терминалом. Кассир вставляет карту в ридер, система автоматически определяет ее тип и считывает параметры, затем отправляет запрос на авторизацию кредитной карты. Авторизация — это автоматическая (с помощью терминала авторизации кредитных карт) или голосовая проверка карты. При голосовой проверке необходимо позвонить в сервисный центр, получить код подтверждения и вручную ввести его в терминал. Продолжительность авторизации составляет 1... 3 мин. После получения кода подтверждения ККТ изготовляют слип с документа. Денежные расчеты с использованием банковских карт рекомендуется проводить по отдельной секции, чтобы не смешивать их с расчетами наличными деньгами. На контрольной ленте и кассовом чеке должна быть предусмотрена запись, отражающая безналичный расчет, например «оплата пластиковой картой». В Z-отчете будет отдельно зафиксирована информация о наличных расчетах и по банковским картам. Соответственно в Журнале кассира-операциониста предусмотрено две графы: «Сдано наличными» и «Оплачено документами». В фискальной памяти ККТ информация об оплате кредитными картами также регистрируется и сохраняется.
Дисконтные карты предусматривают скидку при приобретении товаров или оплате услуг. Использование магнитных дисконтных карт — это наиболее короткий путь привлечения постоянных покупателей или клиентов.
В ресторанах, кафе, барах, гостиницах оплата может производиться клиентом, который имеет право подписи счета. В этом случае в ККТ фиксируется список таких клиентов и определены статьи расходов, по которым может быть оформлен счет.
В клубах, где есть несколько баров и ресторанов, клиенту может быть предложена персональная магнитная карта с установленным денежным лимитом, который фиксируется в системе ККТ. При этом все заказы проводятся по магнитной карте клиента. Расчет с клиентом производится при его выходе из клуба.
6.13. Функциональные возможности современной контрольно-кассовой техники
Современная ККТ открывает широкие возможности для разрешения проблем, с которыми сталкиваются предприятия, ведущие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в области торговли, общественного питания, гостиничного хозяйства и оказания услуг. К существующим проблемам относят медленное оформление товаров, услуг, поступающих продуктов, а также несвоевременное получение отчетов о продажах, ошибки в подведении бухгалтерских итогов, хищение товаров, денег и т.д.
Использование автоматизированных систем учета позволяет избежать многих проблем и наладить на предприятии четкий рабочий процесс. Непригодной для работы в составе автоматизированной системы учета является только автономная ККТ, так как она не имеет возможности подключения к компьютеру. Пассивная системная ККТ (рис. 6.4) пригодна для создания простейших автоматизированных систем управления товародвижением, имеет возможность подключения к компьютерной сети и работы с такими периферийными устройствами, как сканер штрихкодов, расширитель кодов, весы и др. Остальные типы ККТ могут быть подсоединены к компьютеру с помощью интерфейсных плат.
Рис. 6.4. Пассивная ККТ со сканером штриховых кодов
В настоящее время все чаще применяется активная системная ККТ, к которой относятся и POS-терминалы. POS-терминал представляет собой PC-совместимый компьютер, но в нестандартном «кассовом» исполнении, включающий различные конфигурации следующего оборудования: монитор кассира, дисплей для отображения чековой информации, принтер, модуль фискальной памяти; и любое программное обеспечение по всем направлениям деятельности: торговля, общественное питание, гостиничное хозяйство, услуги и др. (рис. 6.5). Использование POS-терминалов регулируется теми же законодательными актами, что и использование ККТ. Их программное обеспечение должно быть утверждено и включено в Государственный реестр ККТ, допущенной к использованию на территории РФ. Использование POS-терминала с прикладной программой, не внесенной в Государственный реестр или внесенной в составе другого комплекса, запрещается.
Рис. 6.5. POS-терминал
Работа ККТ в составе автоматизированной системы учета позволяет использовать следующие режимы: «On line» (на линий); «Off line» (вне линии) промежуточный режим (между «On line» и «Offline»); фискальный регистратор.
В режиме « On line» ККТ непрерывно обменивается информацией с компьютером, т.е. вся регистрация продаж (услуг) происходит через компьютер. ККТ запрашивает компьютер, сообщает запрашиваемую информацию, ККТ пробивает чек и сообщает компьютеру о сделке купли-продажи, т.е. в компьютере помещается вся информация о товарах, ценах и регистрируется акт продажи. В режиме «On line» компьютер может быть компьютером всего предприятия, главного бухгалтера или администратора, к нему может быть подключено несколько видов ККТ.
В режиме «Offline» ККТ функционирует автономно и обменивается с компьютером данными только в процессе загрузки в ККТ информации о товарах и ценах, а также для снятия различных отчетов. При таком режиме регистрация продаж происходит через ККТ. В случае если объем памяти ККТ недостаточен, то к ней можно подключить блок внешней памяти. В режиме «Offline» к одному компьютеру можно подключить несколько аппаратов ККТ.
Режим промежуточный между «On line» и «Off line» предполагает проведение через систему информации не непрерывно, а только при получении запроса и в произвольный момент времени.
В режиме ФР вся информация обрабатывается в компьютере, в нем же формируется чек, при этом в режиме ФР только печатается чек и фиксируются денежные суммы в фискальной памяти. Считают, что использование режима ФР очень эффективно, так как в рамках законодательства применение такой ККТ дает свободу выбора программного обеспечения.
Работа с активной системой ККТ, и в частности с POS-терминалами, позволяет успешно управлять ассортиментной и ценовой политикой, автоматизировать процесс заказа товаров у поставщиков, используя понятие «минимально допустимых остатков», сократить потери от пересортицы и хищений, снизить длительность оформления внутренних документов и оперативно получать достоверную информацию о рабочем процессе.
Информацию удобно иметь в виде отчетов. Современная ККТ способна формировать самые разнообразные отчеты.
Рассмотрим наиболее распространенные из них:
- кассовый отчет включает в себя данные об общих итогах дня в целом и по отделам, об общих продажах и отдельных видах продаж, выплат из кассы и поступлениях в кассу, о скидках и наценках, налогах, сумме и количестве исправлений в чеках, сумме продаж за наличные, за банковские чеки, по платежным карточкам, количестве пробитых чеков, результатах работы каждого кассира и др.;
- отчет кассира предполагает информацию о сумме чистого итога, количестве обслуженных покупателей, корректировке строк в чеке, возвратах товаров;
- отчет по продуктам может быть за смену или за определенный период времени;
- отчет о клиентах составляется по всему предприятию, по отделам, при этом учитывается средняя покупка клиента, количество покупок, общая стоимость продаж, количество клиентов, уплативших по безналичному расчету и др.;
- отчет по наличным деньгам и чекам, находящимся в денежном ящике;
- отчет о количестве продаж: за 1 день, за 1 ч или любой другой промежуток времени, а также подсчет процента активности продаж за эти же промежутки времени.
При необходимости в компьютерно-кассовые системы можно заложить возможность получения и других отчетов, полезных для работы предприятия. Благодаря системе отчетов бухгалтерия и руководство предприятия получают достоверную информацию о торговом процессе.
6.14. Комплексная автоматизация предприятий общественного питания
В настоящее время автоматизацией деятельности ресторанов, баров, кафе занимаются такие фирмы и компании, как UCS с программно-аппаратным комплексом R-Keeper, «lC-Papyc» с программными продуктами «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе», «1С-Рарус: Общепит»; компания ИВС с комплексной системой автоматизации «Магия»; научно-технический центр «Штрих-М» с системой «Штрих-М: Ресторан» и др.
Использование этих систем позволяет:
- максимально быстро и просто принимать и обрабатывать заказы клиентов;
автоматически передавать заказы на кухню и в бар;
- обеспечивать взаимодействие различных служб предприятия, включая менеджеров и работников склада, кухни и др.;
- при расчете с клиентами использовать различные виды оплат (в том числе наличные, платежные и дисконтные карты, безналичный расчет);
- получать оперативные и аналитические отчеты, предназначенные для персонала всех уровней — от кладовщиков до управляющих и учредителей ресторана;
- вести складской учет — от прихода товара на склад до списания продуктов на основании информации о реализации кассы за день и получения итоговых бухгалтерских отчетов;
- контролировать деятельность каждого сотрудника и объективно оценивать эффективность его работы;
- предотвратить злоупотребления персонала;
- уменьшить затраты и соответственно увеличить прибыль предприятия.
Программно-аппаратный комплекс R-Keeper — это современная полнофункциональная компьютерная система, специально разработанная для автоматизации деятельности любых типов ресторанов, баров. Комплекс R-Keeper включает в себя:
кассовый уровень, в который входят отдельные системы кассира, официанта и бармена;
фронт-офис (офис ресторана), который имеет системы формирования данных (IBM PC, MS WINDOWS), отчетов (IBM PC, MS WINDOWS), управления платежными и дисконтными картами, складского учета (IBM PC, MS WINDOWS) и систему менеджера ON LINE (IBM PC, MS WINDOWS);
бек-офис (офис корпорации) с системами формирования данных (IBM PC, MS WINDOWS, SQL Server) и системами отчетов (IBM PC, MS WINDOWS, SQL Server).
Для функционирования бек-офиса желательно использовать SQL Server. Работа гарантируется для Inter Base (SCO UNIX или WINDOWS NT). Обеспечивается поддержка Microsoft SQL, Sy Base SQL, Informix, Oracle, все — TCP/IP.
Многообразие программных продуктов системы R-Keeper позволяет построить систему, удовлетворяющую потребностям конкретного предприятия общественного питания. В минимальном варианте система может работать с одним кассовым аппаратом, а максимальное их количество ограничивается только возможностями компьютерной сети предприятия.
Система R-Keeper версии 6 (V6) работает с различной контрольно-кассовой техникой, объединенной в локальную вычислительную сеть (рис. 6.7). Эта сеть по функциональным возможностям и назначению подразделяется на 4 вида: станция кассира; станция официанта; станция бармена; станция менеджера.
Компьютер менеджера Складской компьютер
Рис. 6.7. Примерная конфигурация ресторанной сети R-KEEPER
Станции кассира, официанта и бармена представляют собой специализированные IBM PC — совместимые компьютеры, к которым можно подключить ридеры (считыватели магнитных карточек), электронные таблетки, выдаваемые обслуживающему персоналу для авторизации их деятельности, разъемы для подключения принтеров, интерфейсы для кассового ящика и дисплея покупателя.
Терминалы кассиров, официантов и барменов могут иметь клавиатуру, и тогда ввод данных в систему производится с клавиатуры, а могут иметь сенсорные мониторы типа Touch Screen, и в этом случае ввод информации осуществляется непосредственно с экрана (рис. 6.8). Официанты могут применять также мобильные переносные терминалы. Мобильный терминал представляет собой карманный персональный компьютер с интерфейсом беспроводной связи и соответствующим программным обеспечением. Такое устройство позволяет официантам оформлять заказы клиентов практически из любой точки ресторана, не обращаясь для этого к стационарной станции официанта. Кроме терминалов официанты могут иметь тональные или текстовые пейджеры для увеличения эффективности обслуживания клиентов. Кроме того, гостевые столы могут быть оборудованы кнопками для вызова официанта, для этой же цели в подразделениях ресторана (например, на кухне) можно установить терминалы.
На рабочем месте кассира, официанта и бармена при наличии компьютера и специализированного программного обеспечения можно применять фискальные регистраторы (ФР). ФР имеют функциональные возможности, вполне сопоставимые с возможностями POS-терминалов, но при этом для них не требуется сертификация программного обеспечения, нет жесткого ограничения на подключаемое оборудование (монитор кассира, дисплей покупателя, клавиатура) и стоят они недорого.
Станция кассира в состоянии работать с заказчиками всех официантов и барменов, т. е. кассир может:
- осуществлять регистрацию и перерегистрацию официантов и барменов;
Рис. 6.8. POS-система с монитором типа Touch Screen
- вводить заказ блюд с помощью «горячих клавиш» («горячие клавиши» — это клавиши, с помощью которых осуществляется быстрый ввод кода блюда или группы блюд при заказе, например, комплексного обеда) по коду или из меню;
- распечатывать заказ на удаленных принтерах (так, с помощью специализированного интерфейса можно подключить кухонный принтер на расстояние более 100 м от места кассира);
- передавать специальные сообщения на кухню или в бар (например, готовить без соли и др.);
- осуществлять дополнительный заказ;
- выполнять печать гостевого чека (гостевым чеком называют предварительный чек, подаваемый гостю перед окончательным расчетом);
- передавать заказ от одного официанта к другому;
- выбирать тип оплаты (наличные, платежные карты, безналичный расчет).
Помощь в работе оказывает максимальный информативный дисплей кассира, на котором можно видеть все введенные официантом и барменом заказы, полное наименование блюд и количество порций, а также другую необходимую информацию.
Так как ККТ является частью программно-аппаратного комплекса R-KEEPER, то она получает и передает данные на компьютер менеджера автоматически. В качестве менеджерской станции используют IBM PC — совместимый компьютер. В нем хранится информация по меню, видам оплат, о персонале, который работает с системой, и др. На компьютер менеджера автоматически передается информация по всем счетам с каждой ККТ, данные по проданным блюдам, выручка и т.д. С компьютера менеджер автоматически получает все необходимые отчеты о деятельности предприятия питания за любые промежутки времени.
С компьютера менеджера осуществляется настройка всей системы, а именно: старшего кассира, бармена, официанта и печатающих устройств. В связи с тем, что большинство ККТ и терминалов официанта не имеют встроенного принтера, то их комплектуют опционно. В системе R-KEEPER используют печатные устройства трех основных типов: принтеры рулонной печати (Roll); чековые принтеры (Slip); принтеры сервис-печати.
Принтеры рулонной печати применяют для печати финальных (фискальных) чеков и кассовых отчетов, их устанавливают на станциях кассира и бармена. Чековые принтеры служат для печати предварительных чеков (пречеков) на специальных бланках. Бланки могут быть двойными, для одновременной печати чека и копии, содержать логотип ресторана и другую информацию. Принтеры не предназначены для печати финальных чеков, их устанавливают на станциях кассиров, барменов, официантов. Принтеры сервис-печати устанавливают в подразделениях предприятия (кухня, бар и др.) для печати заказа на приготовление блюд. Заказ на печать передается автоматически со станции официанта.
Другие программно-аппаратные комплексы не менее интересны, с ними можно подробно ознакомиться, обратившись к соответствующим интернет-сайтам.