Искусство управлять другими людьми – это менеджмент.

Искусство управлять собой, своим временем, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя стать хорошим руководителем и грамотно управлять другими людьми, не научившись прежде управлять самим собой.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда – явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

1.1 Рабочее время и его структура

Труд – это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим временем.

Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Рабочее время руководителя затрачивается на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности и направленных на управление деятельностью организации и людьми:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени.

1.2 Анализ затрат рабочего времени руководителя

Для того чтобы управлять временем, сначала нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для этого требуется на протяжении дня записывать, на что тратится время. День можно разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом данные заносятся в таблицу, которая может иметь следующий вид:

Таблица 1. Анализ затрат рабочего времени

Вид деятельности	Количество затраченного времени, мин или час	Количество затраченного времени, %	Комментарии по излишкам затрат и возможность экономии времени
1.
2.
3.

Можно добавить в таблицу столбцы с фиксированием запланированного времени на выполнение той или иной работы и получить при этом расхождение фактических и плановых затрат времени, что позволит более точно планировать подобные мероприятия в следующий раз.

В целях проведения детального изучения и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1. необходимость выполнения работы;

2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

3. целесообразность выполнения работы;

4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Многие руководители должны понять, что, только научившись управлять временем, можно управлять всем остальным. Для того чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо в первую очередь знать, как вы его используете в текущий период, а затем изменить распределение времени на выполнение тех или иных действий. Компания IBM провела исследование, в результате которого было выявлено четыре вида деятельности, которые отнимают у руководителя более 50% времени:

1. Участие в собраниях и совещаниях.

2. Чтение и составление деловых документов.

3. Телефонные звонки.

4. Поездки.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что во многих случаях наши предположения о длительности использования времени бывают ошибочными: часто недооценивается расход времени на телефонные переговоры, чтение корреспонденции, написание отчётов и составление планов и в то же время преувеличивается расход времени на собрания и беседы с другими людьми.

В связи острым дефицитом времени любого руководителя планирование работы является одной из самых важных составляющих его деятельности.