3.4. Сортировка и группировка данных
Группировка данных выполняется в том случае, если требуется организовать вложенность данных, например, напечатать список затрат пациентов по группам риска. В этом случае сначала печатается список всех пациентов одной группы, затем второй, третьей и т.д., что позволяет подводить итоги по каждой из групп данных.
Отчеты
становятся более понятными и
структурированными, если данные в них
организованы в группы и подгруппы. Чтобы
открыть диалоговое окно Сортировка
и группировка,
откройте отчет в режиме конструктора
и нажмите кнопку Сортировка
и группировка
на панели
инструментов Конструктор
отчетов.
В появившемся диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Определите поле для группировки ID_doc (идентификационный номер врача). Далее в разделе Заголовок группы разместите поле ID_doc.
Access 2007 позволяет группировать данные двумя способами: по категориям, при этом каждой категории должно соответствовать уникальное значение, и по диапазону значений, который может быть как числовым, так и алфавитным. При этом для группировки данных можно использовать не только значения полей, но и выражения.
Уровней группировки может быть несколько, т. е. можно создавать подгруппы внутри группы строк.
2.5.Вычисление промежуточных и итоговых значений
Добавим итоги по каждой группе и по отчёту в целом.
Нажмите кнопку Поле на панели элементов.
Добавьте поле в примечание группы. Назовите его Количество пациентов. В строке свойства Данные введите «=Count([NamePt])». Также это можно сделать с помощью построителя выражений. Введите выражение для подсчёта количества записей в группе с помощью функции count.
Данную функцию можно найти в папке Встроенные функции, вложенную в папку Функции.
Также можно добавить итоги по отчёту в целом. Постройте для них выражения аналогично вышеприведённым. Отчет в режиме Конструктора на рис.8 и в режиме просмотра на рис.9.
Рис. 8. Полученный отчет в режиме Конструктора
Рис. 9. Режим просмотра созданного отчета
Как правило, отчеты, подготавливаемые в одной базе данных, должны быть выполнены в одном стиле. Потратив достаточно много времени на создание и форматирование одного отчета, не хотелось бы терять еще столько же времени на разработку остальных. В качестве решения этой проблемы Access 2007 предлагает использовать созданный отчет в качестве шаблона для всех новых отчетов.
3. Вывод отчета на экран или на печать Разметка страницы и вывод отчета
Компоновка
страницы устанавливается путем выбора
на панели управления базы данных кнопки
Параметры
страницы
.
Основные элементы диалогового окна Параметры страницы приведены на рисунке 10.
Рис. 10. Элементы диалогового окна Параметры страниц
Обратите внимание, что именно здесь можно установить условия для создания многоколонного отчета.
Нажав на Параметры страниц в данном диалоговом окне, зададим необходимые параметры (рис. 11).
Параметры печати. Здесь можно задать поля и указать, следует ли распечатать только данные (для форм и отчетов) или распечатать также колонтитулы (для таблиц или запросов). Установки, выбранные в этом диалоговом окне, сохраняются вместе с файлом отчета.
Рис.11. Окно для установки параметров страницы
Страница. Здесь определяется ориентация (книжная или альбомная), размер бумаги и принтер. В диалоговом окне Параметры страницы вы можете выполнить настройку принтера, например, выбрать требуемый лоток подачи бумаги (рис.12).
Рис.12. Определение параметров страницы
Столбцы. Здесь задается число, размер и макет столбцов (только для форм и отчетов).
В области Параметры сетки устанавливаются значения, определяющие количество колонок на странице и их параметры:
Число столбцов - число колонок на странице.
Ширина - ширина колонок в сантиметрах или дюймах.
Высота - расстояние между колонками.
Рис. 13. Определение параметров столбцов
Microsoft Access 2007 сохраняет заданные параметры страницы вместе с отчетом, поэтому для каждого отчета эти параметры достаточно задать один раз.
Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2007 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме просмотра образца или в режиме предварительного просмотра.
Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom)
на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview).
Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.
Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать на панели инструментов Предварительный просмотр. Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера.
С помощью диалогового окна Печать можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства, можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.