Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки обычно делят на две группы: с информацией по основной деятельности и удостоверяющие какой-либо юридический факт, сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность учреждения, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководителю или на рассмотрение коллегиального органа.

Обязательные реквизиты внешней справки: наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), дата и номер, место составления (при необходимости), адресат, заголовок к тексту, текст, подписи.

Обязательные реквизиты внутренней справки: наименование вида документа (СПРАВКА), дата и номер, заголовок к тексту, текст, подписи.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения:

О взаимодействии с партнерами в 2003 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывает руководитель или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются составителем.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям и подтверждающие сведения биографического или служебного характера, подписываются, в зависимости от характера сведений, руководителем и главным бухгалтером, одним руководителем или должностным лицом, отвечающим за предоставленные сведения (заместителем, секретарем) и заверяются печатью. Для таких справок могут использоваться бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не должно быть архаичных оборотов типа: «настоящая справка дана в том, что ...» или «действительно работает …». Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения, в именительном падеже; затем излагаются необходимые сведения. В справках с трафаретным текстом реквизит «адресат» обычно оформляют последней фразой текста: «Дана для предоставления в …».

Деловая корреспонденция

Служебное (деловое, официальное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо используют в случае, когда невозможно решить вопрос другим способом (личная беседа, телефонный разговор).

Письма служат средством общения с другими учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, выяснять отношения между учреждениями, излагать претензии, уведомлять о событиях. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Письмо может содержать следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при необходимости), отметка об исполнителе. Название вида документа – письмо – не указывают.

Письма оформляют на специальных бланках для писем. Если текст письма не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 без заголовка к тексту.

Для современной деловой документации характерно составление писем, освещающих только один вопрос. Это значительно упрощает работу с документом. Несколько вопросов излагают в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны, и разделять их нецелесообразно.

Наиболее простые по структуре письма состоят из двух частей. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, мотивы, аргументы), приводят ссылки на документы.

В основной части письма излагают просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части.

Текст письма может начинаться обращений:

Уважаемая Татьяна Викторовна!

Татьяна Викторовна!

Госпожа Абрамова!

Уважаемая госпожа Абрамова!

Уважаемые господа! (если неизвестны имена получателей письма).

Вводная часть письма может начинаться с одного из устойчивых оборотов:

В связи с проведением …

В ответ на Ваше обращение …

В связи с отсутствием …

В соответствии с Вашим письмом …