Лекция №3. Использование редактора электронных таблиц Ms Exсel в рекламной практике

1. Основные понятия электронной таблицы

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Рабочая книга - представляет собой основной документ Excel. Она хранится в файле с произвольным именем с расширением «.xls». По умолчанию рабочая книга состоит из 16 листов, имеющих имена: Лист 1, …Лист 16. пользователь может изменить имя листа.

Лист - предназначен для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Состоит из 256 столбцов, которые имеют имя А, В, С,...Z,…AA,AB… и строки 1,2,3… 16384

Рисунок 1

Для хранения имени столбца используется 1 байт памяти, для хранения строки 256.

Ячейка – представляет наименьшую структурную единицу для размещения данных внутри рабочего листа. В качестве данных могут быть: текст, числовые значения, формулы функции и параметры форматирования. Ячейка, выбранная с помощью указателя называется активной. Тип данных вводимых в ячейку определяется системой непосредственно при вводе. При этом признаком текста является пробел, буква, апострофов, цифровых- цифра с первой позиции, признаком формул- знак равно.

Блок ячеек - прямоугольная область, объединяющая отдельные ячейки, адрес блока формируется по диагональным ячейкам.

Адресация ячеек. Существует 2 вида ячеек: 1) относительная (пример с В3)- при проведении копирования и перемещении, относительный адрес ячейки всегда меняется: при копировании вниз № строки увеличивается на 1, при копировании вправо имя столбца изменяется на 1 букву в сторону увеличения; 2) абсолютная- не изменяется при проведении любых манипуляций с ячейками, обозначенных $B$3, не изменится № строки, ни название столбца. Если B$2-не изменится № строки, $B2-не изменится название столбца.

Формула - математическая запись вычислений, производимых над данными в таблицах. Она начинается со знака равенства или математического оператора и записанного в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисление значения. Пример: =$A$12+B2. Если ячейка содержащая формулу, активна, то формула проявляется в строке ввода, то есть становится видна. В противном случае в ячейки проявляется по формуле значение.

Функция - математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Она состоит из имени и 1 или несколько аргументов, заключенных в круглые скобки. Пример: =SUM(A1:A10);LOGIO(B2);lg(B2)

Форматирование - задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в 1 или нескольких ячейках. К параметрам форматирования относится: вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание содержимого ячейки. Они задаются с помощью команд меню или кнопок панели инструментов. Его можно произвести до ввода данных в таблицы. Нельзя форматировать 1 ячейку.

Стиль - представляет набор параметров форматирования, применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля. Существует набор стилей, хранящихся в библиотеке стилей. Следует использовать после завершения работы с таблицей.

Список - специальным образом оформленная таблица с которой можно работать как с базой данной. Плюсом является то, что возможно манипулировать данными.

Рисунок 2

Примечание - это текст, используемый в качестве комментария к содержимому 1 или нескольких ячеек. Примечание также может быть знаковым. 2. Процессоры электронных таблиц

Пакеты прикладных программ, предназначенных для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Данный класс программ широко используется в рекламной практике.

Предоставляет следующие возможности:

• Создание табличной структуры, традиционной для хранения данных.

• Вычисление по заданным формулам ( математическим, инженерным, статистическим) результирующих значений, зависящих от других ячеек таблиц (их содержимого).

• Организация связи между несколькими таблицами, то есть значение одной таблицы могут формироваться на основе данных из другой таблицы. Причем изменение данных в исходной таблице автоматически несет за собой изменение данных в итоговой таблице.

• Создание сводных, то есть интерактивных таблиц, облегчающих анализ большого объема данных. Пример: сводная таблица финансов большого рекламного агентства, которая формируется в центральном офисе.

• Использование баз данных (списков), позволяющих проводить операции сортировки, вычисление промежуточных итогов и фильтрацию данных.

Рисунок3

• Осуществление консолидации данных, при которой данные из нескольких таблиц могут быть объединены в 1 таблицу. Пример: ассортимент товаров, продаваемых филиалами коммерческого предприятия.

• Использование сценариев - поименованные массивы исходных данных , по которым формируются конечные, итоговые значения в 1 и той же таблице.

• Автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам.

• Защита данных от изменения посторонними лицами. Здесь могут быть использованы возможные комбинации уровней защиты.

• Структурирование данных, позволяющих скрывать или отображать определенную часть таблицы.

• Примечание - механизм авто заполнения, при котором в нескольких ячейках таблицы может быть введено заранее подготовленное значение.

• Использование таблицы подстановок, которая может содержать 1 или несколько переменных с различными значениями.

Таким образом, табличный процессор кроме специфических функций, перечисленных выше, поддерживает общие функциональные возможности текстовых процессоров. Пример: использование макросов ( набор команд предназначенных для автоматизирования вычислений на языке Visual Basic for Application), построение диаграмм, авто замена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, авто форматирование данных, обмен данных с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметра и другие сервисные возможности.