1.3 Проектирование базы данных

Необходимо спроектировать базу данных в Access, содержащую следующие данные.

• фамилия и инициалы сотрудника;

• должность;

• состав комплекта спецодежды;

• дата выдачи;

• срок носки (в днях);

• дата списания (расчет).

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.

3. Формирование списка сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше 10 дней от текущей даты.

4. Получение сведений о сотрудниках, которым не выдана спецодежда.

5. Формирование отчёта, содержащего следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников.

1.4 Создание таблиц в режиме конструктора

Для создания новой таблицы в окне базы данных надо выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшимся окне Новая таблица выбирается Конструктор.

После этого появляется окно Таблица 1:таблица, в которой определяется структура таблицы базы данных.

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, тип данных , Описание – краткий комментарий. А также свойства поля в разделе Свойства поля.

На рисунках приведены таблицы Сотрудники и Спецодежда в режиме конструктора и в режиме таблицы, а также показана связь между таблицами БД.

1.5 Заполнение таблиц данными

В окне базы данных надо выделить значок созданной таблицы и выполнить двойной щелчок мышью либо нажать Открыть. После этого заполнить таблицы данными, переход от одной ячейки к другой рекомендуется осуществлять клавишей Tab. После заполнения надо закрыть окно таблицы, при этом данные сохраняются автоматически.

Если при заполнении таблицы была изменена ее структура, то при закрытии ACCESS потребует подтверждения изменений.

Если в таблицах содержаться одинаковые поля с одними и теми же данными, то можно, заполнив первую таблицу, скопировать ячейки данного поля, а затем, выделив аналогичный диапазон в др. таблице, вставить.

1.6 Запросы на обновление

Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда Запрос  Обновление, после чего в нижней части бланка строка Сортировка заменяется строкой Обновление. В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение.

В задании необходимо обновить поле Дата списания таблицы Спецодежда. Для этого создадим запрос на обновление и в обновлении для поля Дата списания запишем следующее выражение: [Дата выдачи]+DateSerial(0;0;Day([Срок носки (в днях)]))