2. Составление организационно-распорядительных документов

Главный реквизит документа - это текст. В тексте содержится основная информация документа, и для более удобного его восприятия в делопроизводстве сложились общие универсальные принципы составления организационно-распорядительных документов:

1. достоверность и объективность излагаемой информации, в противном случае документ теряет собственное назначение;

2. максимальная краткость изложения - навык составления удобных для зрительного восприятия документов приходит не сразу; следует помнить, что лаконичность - это форма выражения управленческой культуры;

3. ясность и исключение двоякого понимания - однозначное понимание текста обеспечивает быстрое и точное выполнение требований управленческого документа;

4. грамотность и культура оформления - это правило имеет не только общепринятый смысл (грамматика, синтаксис, орфография), «культура документа» заключается так же в том, что он демонстрирует профессионализм автора и уважение к труду исполнителей документа.

Большинство управленческих документов возникают в результате кропотливого труда достаточно большого числа людей. Для разработки отдельных документов привлекаются группы специалистов, которые работают над отдельными частями документа, постоянно согласовывая свои выводы и предложения. Таким образом, до момента приобретения юридической силы в течение определенного отрезка времени документ имеет форму проекта. Документ возникает, как правило, в результате прохождения ряда стадий создания проекта. Выделяют наиболее общие стадии создания проекта документа:

1. Уяснения цели создания документа. Любая проблемная ситуация в деятельности ОВД требует разрешения и в большинстве случаев – проявления властно-распорядительных полномочий руководителя. При возникновении проблемной ситуации от руководителя требуется установить ее причины и выбрать способы решения. Обычно можно выбрать несколько путей решения проблемы, один из них - административно-командный, – посредством издания распорядительных документов.

Следует иметь в виду, что деятельность любого подразделения ОВД регулируется системой организационно-распорядительных документов, которые устанавливают действующую систему правил и норм. Если эта система дала сбой, то новый документ должен его устранить, точней ликвидировать причины сбоя. Причины нарушения могут быть различными. Поэтому выбор цели создания нового управленческого документа – это выбор оптимального способа решения проблемы, а соответственно и выбор вида издаваемого документа. В отдельных случаях уяснение причин проблемы снимает необходимость издания новых документов – это лучший способ сокращения документооборота.

По отношению к процессу оформления документа на стадии уяснения цели происходит выбор вида документа (реквизит «наименование») и выбор его наиболее общего содержания (реквизит «название документа»).

2. Сбор информации по существу проблемы. Для разработки проекта документа руководитель выбирает специалиста – исполнителя документа. Для него заполняется реквизит «резолюция», где руководитель в краткой форме дает свои предложения, указания. Другой реквизит «отметка о контроле» устанавливает срок подготовки проекта документа. Задача исполнителя собрать необходимую информацию для разработки проекта документа. В качестве информации могут использоваться ранее принятые распорядительные акты по аналогичному вопросу, подбираются дополнительные информационно-справочные материалы, направляются запросы в другие учреждения, организации.

То есть, на этой стадии разработки проекта собираются и оформляются необходимые информационно-справочные документы, которые раскрывают фактическое состояние дел по проблемному вопросу.

3. Составление текста документа. Это наиболее ответственный этап разработки проекта, т.к. точность и однозначность текста определяют правильность и своевременность исполнения утвержденного документа. Содержание текста зависит от выбора вида разрабатываемого документа. Распорядительные документы требуют ясного и краткого изложения констатирующей части и обоснованного, последовательного раскрытия распорядительной части.

От разработчика проекта текста требуется четкое соблюдение норм официального, делового стиля документа. Навык соблюдения официального стиля приходит не сразу. У начинающих сотрудников ОВД, как правило, возникает потребность обращения к аналогичным текстам, такие образцы документов могут служить хорошим примером (если их составитель строго следовал нормам и правилам).

Таким образом, на этой стадии разработки проекта полностью должен быть оформлен реквизит «текст документа». Учитывая объем и сложность отдельных текстов целесообразно на этой стадии привлекать специалиста-редактора для проверки и исправления текста.

4. Согласование проекта документа. На этой стадии документ должен приобрести законченный вид, т.е. соответствовать формуляру, за исключением реквизитов, придающих ему юридическую силу. Согласование необходимо для уточнения положений, содержащихся в распорядительной части документа. Исполнитель документа согласует предлагаемые меры с должностными лицами, от которых зависит их выполнение. Этот этап разработки проекта отражается в реквизитах «гриф согласования», либо «виза согласования». Замечания и предложения, возникшие в процессе согласования, могут оформляться приложением к проекту документа. Прохождение согласования документа значительно упрощает процедуру утверждения.

5. Подписание, утверждение документа. На этом этапе заполняются все реквизиты, придающие документу его юридическую силу и позволяющие его идентифицировать. Утвержденный документ свидетельствует о сроке и качестве исполнения документа, инициировавшего разработку проекта. На инициативном документе руководитель указывает реквизит «Отметка об исполнении и списании в дело». Инициативный документ подшивается (списывается) в дело вместе с собранными информационно-справочными документами. Вновь изданный документ после регистрации в службе ДОУ рассылается его исполнителям с резолюцией руководителя и контрольным сроком для исполнения.

Перечисленные стадии составления организационно-распорядительных документов – это общая схема, которая дает представление о последовательности оформления реквизитов документа, в том числе основного реквизита – текста.

Документы, поступающие в текущее делопроизводство от других учреждений и создаваемые в учреждении, являются средством официального общения. Передаваемая в официальном документе информация должна нести в себе основную императивную функцию – побудить адресата к определенным действиям. Правильному восприятию предаваемой информации способствует стандартизация формы информации и унификация отдельных ее элементов.

Таким образом, принципы стандартизации и унификации обеспечивают не только организующее начало делопроизводства, но также – передачу однотипных управляющих воздействий посредством организационно-распорядительной документации. И важную роль в этом имеет понятие культура документа, которая включает в себя:

• во-первых, - соблюдение правил лексики, орфографии, морфологии;

• во-вторых, - соблюдение правил композиции текста, т.е. принятой унифицированной структуры текста для ряда организационно-распорядительных документов;

• в третьих, - аккуратное воспроизведение всех необходимых реквизитов;

• в-четвертых, соблюдение соответствия между содержанием и целью документа.

Правила официальной лексики определяют смысловое выражение текста. В документах следует избегать, а в необходимых случаях пояснять профессиональные термины (например, в договорах – форс-мажорные обстоятельства), так же как и иностранных слов (кроме общепринятых). Недопустима тавтология – совпадение содержания рядом стоящих слов (свободная вакансия, май месяц и т.п.). В официальной лексике существуют нормы сочетания слов: приказ издается (не утверждается); выговор объявляется (не выносится); вакансия замещается (не подбирается) и т.п.

Правила орфографии, помимо общепринятых в русском языке, для официальных документов должны точно передавать написание наименований учреждений (в соответствии с учредительным документом), должностей, воинских и специальных званий, географических названий. Графические сокращения применяются в их общепринятой форме: почтовые (р-н; г.; обл. и пр.), единиц измерения (кг; мм; млн и пр.), текстовые (т.д.; др.; с.г. и пр.), для должностей и ученых степеней (проф.; к.т.н. и пр.). В документах допускается применение аббревиатур в том случае, если они являются общепринятыми (например: НИИ, ГОСТ, сельхозпродукт и др.), либо если в учредительном документе организации приводится его название в виде аббревиатуры (например: МВД России, Росархив и др.).

Правила морфологии устанавливают сочетаемость слов принятых к употреблению в официальном стиле. В документах встречается неправильное сочетание причинных предлогов: согласно (чему?) приказу (не правильно - согласно приказа). Предлог «ввиду» всегда указывает на событие ожидаемое в будущем (например, ввиду предстоящей реорганизации) и поэтому неправильно его употреблять по отношению к событиям уже состоявшимся (например, ввиду отсутствия средств…). В управленческих документах встречаются обороты речи, в которых следует правильно употреблять близкие по значению слова: идентичный (чему-либо) – сходный (с чем-либо); основываться (на чем-либо) – обосновывать (чем-либо); обращать внимание (на что-либо) – уделять внимание (чему-либо); уплатить (за что-либо) – оплатить (что-либо) и другие. Вопросы могут возникать при склонении сложных слов: …доставлены плащ-палатки (плащи-палатки); …доклад генерал-лейтенанта (генерала-лейтенанта); …недостача платья-костюмов (платьев-костюмов) и т.п.

Композиция большинства документов в деятельности ОВД является стандартной, повторяющейся в однотипных документах. Здесь мы не рассматриваем композиции (внутреннюю структуру) так называемых процессуальных документов – составляемых по уголовным делам, по фактам административных правонарушений, - для них действуют другие нормы и правила.

В общем делопроизводстве рассматриваются организационные, распорядительные и информационно-справочные документы управления. Они имеет, обычно, стандартную композицию, которой следует придерживаться. Например, структура текста Положения содержит, как правило, семь разделов:

1. общие положения – содержат наименование организации, подчиненность, указание сферы деятельности и некоторые другие сведения;

2. цели и задачи – раскрывают основную направленность и содержательную сторону деятельности организации;

3. функции – перечисляют основное предназначение организации;

4. права и обязанности – раскрываются по отношению ко всем организационным структурам организации;

5. руководство – раздел отражает порядок назначения руководителя, его отстранения от должности, порядок назначения первых заместителей руководителя, их область компетенции;

6. взаимоотношения – раздел устанавливает основные служебные связи между структурными подразделениями;

7. финансирование и материально-техническое обеспечение – указываются источники финансирования, права на внебюджетное финансирование и некоторые другие вопросы.

Для протокола принята так же стандартная композиция (структура), которая не делится на разделы, но выражается в логической последовательности содержания:

• численный состав коллегиального органа и количество присутствующих на очередном заседании;

• повестка дня может содержать один и более вопросов принятых для обсуждения на очередном заседании;

• основные доклады, содоклады, прения излагаются в их последовательности в развернутой, конспективной, либо тезисной форме;

• принятое решение отделяется от выступлений словом «ПОСТАНОВИЛИ» и ниже по пунктам излагается решение коллегиального органа по обсуждаемому вопросу повестки дня.

Самым многофункциональным в деятельности ОВД является рапорт. Посредством этого документа решаются самые разные задачи. Как правило, рапорт сотрудника ОВД так же имеет стандартную структуру:

• вводная часть, в которой излагаются причины, основания подачи рапорта;

• результирующая часть, где сотрудник ОВД излагает сущность своего обращения по команде.

Общим требованием к рапорту является лаконичность, т.е. максимальная краткость изложения. По этой причине все чаще находит применение обратный порядок изложения содержания: вначале – сущность рапорта; далее – обоснование обращения к начальнику. Такая композиция более удобна для быстрого ознакомления с большими массивами подобных документов и проведения их сортировки в службах ДОУ по проблемно-вопросному признаку рапорта.