16. Каков порядок оформления документов при увольнении работника?

Прекращение трудового договора — это окончание действия трудового договора. Прекращение трудовых отношений может иметь место только по основаниям, предусмотренным ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора предусмотрены в ст. 77 ТК РФ.

Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение) оформляется приказом (распоряжением) по унифицированной форме № Т-8 (при одновременном увольнении нескольких работников — по форме № Т-8а) (см. Приложение 5). Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденные указанным выше Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Согласно ст. 80 ТК РФ работники имеют право расторгнуть трудовой договор, предупредив работодателя в письменной форме за две недели. По соглашению работника и работодателя трудовой договор может быть расторгнут и до истечения этого срока. Заявление с резолюцией руководства должно храниться в личном деле уволенного работника

Если работника увольняют за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к представлению об освобождении дополнительно должны быть приложены материалы расследования данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника по инициативе работодателя. Мотивы увольнения в каждом случае должны соответствовать конкретной статье ТК РФ, а при увольнении работников, на которых распространяется действие других нормативных актов, — требованиям этих актов.

Расторжение трудового договора по соглашению сторон предусмотрено п. 1 ст. 77 и ст. 78 ТК РФ. Расторжение срочного трудового договора в связи с истечением его срока предусмотрено п. 2 ст. 77 и ст. 79 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работника предусмотрено п. 3 ст. 77 и ст. 80 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя предусмотрено п. 4 ст. 77 и ст. 81 ТК РФ.

Статья 64 ТК РФ устанавливает, что работнику, приглашенному в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, не может быть отказано в приеме на работу в течение одного месяца со дня его увольнения с прежнего места работы. При этом конкретная дата, с которой работник обязан приступить к новой работе, определяется его соглашением с новым работодателем.

При переходе работника на выборную должность его трудовые отношения прекращаются в соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ. Работнику, освобожденному от работы в организации в связи с избранием его на выборную должность в профсоюзный орган данной организации, после окончания срока его полномочий предоставляется прежняя работа (должность), а при ее отсутствии — с согласия работника — другая равноценная работа (должность) в той же организации. В случае отказа работника от предложенной работы (должности) трудовой договор с ним расторгается по п. 7 ст. 77 ТК РФ (ст. 375 ТК РФ).

Трудовые правоотношения при смене собственника имущества организации, изменении подведомственности организации, ее реорганизации регламентируются ст. 75 ТК РФ.

При изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) трудовые отношения с согласия работника продолжаются.

44.5 Документирование приема на работу. Комплекс документов, представляемых в кадровую службу при оформлении приема на работу: рекомендательные письма, резюме, автобиография, заявление. Трудовой договор, его виды, оформление, отличие от гражданского трудового договора. Подготовка и оформление приказов о приеме на работу. Личный листок по учету кадров. Личная карточка (форма № Т-2, форма № Т-2 ГС (МС), форма № Т-4). Процесс приема на работу персонала, работающего с конфиденциальной информацией.

Согласно ст.65 ТК РФ, документы, предоставляемые при приеме на работу:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях работодатель может потребовать предъявления дополнительных документов при приеме на работу. Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены, например, для предоставления ему гарантий, компенсаций и льгот. Следующие документы не являются обязательными при приеме на работу, но очень часто запрашиваются работодателями:

• регистрация. Согласно ст.64 ТК РФ запрещается отказ от приема на работу в виду отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания.

• справка о зарплате с прежнего места работы;

• характеристика с прежнего места работы;

• медицинское заключение. Необходимо при приеме на работу несовершеннолетних, а также работников некоторых отраслей (ст.13 ТК РФ);

• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Не является обязательным при приеме на работу, поскольку не указан в ст.65 ТК РФ, но работодатель может попросить его предъявить вместе с обязательными документами.

Некоторые документы о персональных данных работника могут запрашиваться работодателем при приеме на работу для соблюдения законности заключения трудового договора и предоставления льгот работнику:

• документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;

• документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;

• документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие).

Все документы при приеме на работу работодатель должен получить у работника лично. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие.

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

• трудовой договор,

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы Т-1 или Т-1 а),

• табель учета рабочего времени,

• личная карточка Т-2 (в установленных случаях Т-2ГС или Т-4),

• документы личного дела,

• трудовая книжка.

Индивидуальный приказ I о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников)-Т-1 а

Кроме того, вносятся соответствующие записи в учетные формы (книги, журналы): книгу регистрации трудовых договоров, книгу регистрации приказов по личному составу, книгу регистрации личных карточек, книгу регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

1. вид документа (трудовой договор),

2. дата регистрации,

3. регистрационный номер,

4. место составления документа,

5. текст,

6. реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

Каждый документ, создаваемый кадровой службой, проходит в процессе его подготовки определенные этапы. Целесообразно унифицировать процедуры прохождения документов в организации в процессе их обработки и закрепить их в Графике документооборота кадровой службы, утверждаемом руководителем организации.

44.6 Оформление перевода и перемещения сотрудников на другую работу. Технологическая цепочка кадровых процедур по переводам. Заявление и представление о переводе на другую работу. Запрос на перевод из другой организации. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу. Процедура визирования приказа о переводе. Порядок внесения информации о переводе в учетные формы.

В комплект документов "Оформление перевода работника на другую работу" входят:

1.    Заявление работника о переводе

2.    Представление о переводе

3.    Докладная записка

4.    Должностная инструкция

5.    Дополнительное соглашение к Трудовому договору

6.    Приказ о переводе на другую работу (форма Т-5)

ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕВОДА РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ Работник может инициировать перевод на другую работу как временного, так и постоянного характера, а также перевод к другому работодателю. Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю осуществляется путем увольнения с прежнего места работы и приема на работу к новому работодателю. Пошаговая процедура оформления переводов работников: Шаг 1: Личное заявление работника о переводе. Форма заявления может быть произвольной или трафаретной (заполняется трафаретный бланк), в зависимости от принятого у данного работодателя порядка документооборота. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись. Заявление о переводе на другую работу с изложением мотивов, причин перевода и указанием работы, о которой работник ходатайствует, подписывается автором и передается работодателю для принятия решения. Шаг 2: Визирование заявления работника. На заявлении работника ставятся визы согласования руководителей структурных подразделений (откуда переводится и куда переводится работник). Шаг 3: Представление (или докладная записка) на перевод непосредственного руководителя работника. Представление имеет произвольную форму. Составляется непосредственным руководителем работника на имя руководителя организации. Вместе с заявлением работника передается на рассмотрение руководителю организации. Шаг 4: Оформление Дополнительного соглашения к трудовому договору. С учетом требований статьи 72 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора) свое окончательное согласие на перевод работника на другую работу работодатель должен выразить путем составления дополнительного соглашения к трудовому договору. Соглашение между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора. Данное дополнительное соглашение к трудовому договору должно повторять сведения о работнике и работодателе, содержащиеся в трудовом договоре, ссылаться на его основные реквизиты и обязательно фиксировать новую трудовую функцию и (или) новое структурное подразделение. Количество экземпляров дополнительного соглашения к трудовому договору должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора. Шаг 5: Оформление Приказа о переводе работника на другую работу. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора служит основанием к изданию приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу. Приказа о переводе работника на другую работу имеет унифицированную форму Т-5, утвержденную Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись. Шаг 6: Внесение записи в Личную карточку работника. На основании Приказа о переводе работника на другую работу вносится соответствующая запись в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1. С записью работника необходимо ознакомить под роспись. Шаг 7: Оформление трудовой книжки. На основании приказа о переводе в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. (Согласно п. 4  Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 в трудовую книжку вносятся только сведения о переводе на другую постоянную работу, сведения о временных переводах в трудовой книжке и личной карточке (форма Т-2) не отражаются). Шаг 8: Ознакомление с должностной инструкцией. В случае если перевод работника на другую работу предусматривает изменение его трудовой функции,  работника необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в личном деле работника, второй экземпляр передается работнику. Шаг 9: Дополнение личного дела работника. В личное дело работника подшивается: 1 экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору, 1 экземпляр должностной инструкции,  копия приказа о переводе на другую работу. Перечень документов для оформления перевода не одинаков, он различается в зависимости от вида перевода.

44.7 Документирование предоставления отпусков работникам. Трудовое законодательство о предоставлении отпусков работникам. Виды отпусков и оформление приказов (распоряжений). График отпусков. Заявление о предоставлении отпуска. Порядок заполнения и визирования приказа (распоряжения о предоставлении отпуска). Приказ о переносе отпуска. Оформление приказа об отзыве работника из отпуска. Записка-расчет. Учет отпусков.

ПРЕДОСТОВЛЕНИЕ ОТПУСКОВ

Предварительный этап -  Составление и утверждение графика отпусков на работников. См. пошаговую процедуру составления и утверждения графика отпусков.

1.   Письменно уведомить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за 2 недели до его начала (на практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издания приказа об отпуске и ознакомление с ним работника под роспись).

См. бланк уведомления о времени начала отпуска, образец уведомления о времени начала отпуска

Уведомления следует регистрировать в специальном журнале. Если Вы его еще не ведете, рекомендуем завести.