4. По каким основаниям оформляются приказы?

Приказ (распоряжение) — внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Оформлению приказами подлежат:

Ø  утверждение внутренних положений (об учетной политике, о проведении аттестации и т. п.);

Ø  прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников (см. Приложение 1,2, 3);

Ø  поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий;

Ø  другие вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.

Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Проекты приказов должны составляться на основе всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов, с тем чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, а также исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

5. Как составляются проекты приказов по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита «подпись» входит:

Ø  наименование должности лица, подписывающего документ;

Ø  личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном приказе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать только те подразделения и организации, которых он касается. Ответственность за определение тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.