Порядок документирования трудовых отношений

 

1. В каких формах осуществляется документирование трудовых отношений в организациях?

Важнейшей функцией кадровой службы любой организации является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Внутренние документы оформляются как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольных формах в зависимости от конкретных отношений, которые они регулируют.

Порядок ведения делопроизводства в организациях всех организационно-правовых форм регулируется Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. Указанный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, т.е. постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и другие документы, составляемые внутри организации. Все эти документы относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации и включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), который утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299)., Согласно ОКУД в унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит следующая документация:

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (№ Т-10а);

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) — № Т-11 (№Т-Иа).

Во вторую группу входят такие документы, как:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (№ Т-12);

Табель учета рабочего времени (№ Т-13);

Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);

Расчетная ведомость (№ Т-51);

Платежная ведомость (№ Т-53);

Журнал регистрации платежных ведомостей (№ Т-53а);

Лицевой счет (свт) — № Т-54 (№ Т-54а);

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (№ Т-бО);

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-61);

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (№ Т-73).

Существующая в организациях номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Ø  помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Ø  группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Ø  раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

Ø  помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

Ø  в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

Ø  по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.