 2 Глава. Этапы организационного проектирования.

 2.1. Предпроектная подготовка 

    В процессе организационных преобразований возникает необходимость пересмотра планов и проектов развития бизнес–корпорации. В данной ситуации крайне важным является выбор методов планирования организационных преобразований.   Так как ходе организационного проектирования становятся значимыми следующие моменты:

    -Изменение  факторов развития среднесрочной  перспективы: возможность реализуется  либо становится неактуальной, проблема разрешается, трансформируется либо изменяется степень ее значимости;

    -Изменение  интересов и позиционирования  субъектов бизнес–корпорации: возникают  новые цели и идеи, изменяются  приоритеты, развиваются деловые связи (13, с.19).   

    Для проектирования организационных структур управления используются методы, которые можно отнести либо к организациям бюрократического (метод аналогий, метод структуризации целей),либо  к органическому(метод организационного моделирования) типам, либо к тому и другому(экспертно-аналитический метод) (30, с.24).

    Предпроектная подготовка включает три этапа: организационную подготовку, проведение предпроектного обследования производственной системы и разработку технического задания.

    Организационная подготовка обеспечивает создание необходимых организационных условий для проведения проектных работ и включает:

    1)    определение объекта и цели проектирования;

    2)    определение источников финансирования;

    3)    формирование проектной группы или специализированного подразделения, выполняющего проектные работы, назначение ответственных руководителей;

    4)    разработку системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы;

    5)    разработку и утверждение плана выполнения работ (11, с. 48-49).

    На  этом этапе создается программа исследования.

    Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат.

    Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.).

    Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат и эффективность (26, с. 82-83).

    Предпроектное обследование объекта оргпроектирования (предприятия, подразделения)

    В процессе предпроектного обследования производственной системы проводятся следующие работы:

    1)    разработка методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования;

    2)    диагностическое обследование;

    3)    рабочее детальное обследование.

    В процессе диагностического обследования анализируется динамика показателей  технического уровня производства, показателей  уровня организации производства, труда и управления (11, с. 50).

    Большинство методов, применяемых обследовании, — это методы, заложенные в 20-е  годы и получившие дальнейшее развитие, некие, детализацию в настоящее  время.

    В предпроектном обследовании используются следующие методы: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, самофотография и хронометраж, опрос /интервьюирование/, анкетирование, графический, статистический (18, с. 18-19).

    Рабочее обследование проводится в трех направлениях: 1) организация производственных процессов; 2) организация труда; 3) организация управления.

    Рабочее обследование состояния организации  производственных процессов включает: характеристику производственной структуры, специализации и кооперации подразделений  и производств, характеристику организации основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов, их особенности, обеспеченность трудовыми и материальными ресурсами.

    Обследование  организации труда состоит в  изучении вопросов разделения и кооперации труда, организации рабочих мест, определения уровня их механизации и автоматизации, нормирования труда, оплаты труда, материального и морального стимулирования рабочих, ИТР и служащих, подготовки и повышения квалификации кадров, использования различных форм организации труда, состояния условий труда (11, с. 51).

    Примерная структура системы оценки эффективности  управленческого труда специалистов и работников организации

1. Общие положения.

2. Цели и задачи системы.

3. Оценка эффективности труда руководства организации, руководителей  структурных  подразделений.

4. Оценка эффективности труда коллективов специалистов и работников структурных подразделений.

5. Оценка эффективности индивидуального труда специалистов и работников.

6. Организация работ по оценке эффективности управленческого труда.

7. Порядок использования результатов оценки (12, с.14).

    На  этапе анализа используется ряд  методов, часть которых совпадает с методами сбора материала и впоследствии с методами проектирования (графический, статистический).

    Обработка результатов обследования требует прежде всего систематизации собранного материала (группировки, классификации), сравнения (сопоставления, обобщений) с помощью графиков, схем, таблиц, диаграмм, текстового описания.

    Систематизация  материалов означает приведение их в определенный порядок путем классификации (группировки) собранных данных. Классификация (или группировка) представляет собой распределение данных, полученных при сборе, по родственным группам. Например, документов - по корреспондентам или видам, срокам хранения; служащих - по категориям; средства оргтехники но технологии обработки документов; данных ФРД, хронометража, анкет — по видам операций и т.д. Основания для классификации могут быть самые различные в зависимости от поставленных задач.

    Метод сравнения — это сопоставление данных с целью выявления черт сходства или различия между ними. Например, существующей организации делопроизводства с требованиями законодательных и нормативно-методических документов или существующей организации делопроизводства в обследуемом объекте с организацией делопроизводства в образцовом учреждении. Нормы выработки по различным делопроизводственным операциям конкретных работников сравниваются с типовыми нормами времени на делопроизводственное обслуживание, оформление конкретного документа в соответствии с требованиями ГОСТ и т.д.

    Результаты  сравнения являются важнейшей предпосылкой для обобщений и выводов.

    При анализе обобщаются результаты визуальных единичных наблюдений, опросов, ФРД, анкетирования и т.д. путем составлений сводных таблиц, графиков, схем.

    Графический метод наиболее широко применяется при анализе результатов обследования, так как позволяет выразить собранные данные в виде схем, диаграмм, графиков, рисунков, чертежей, т.е. в наиболее наглядной форме. Графический метод тесно сочетается состатистическим методом, позволяющим при анализе расположить исходные данные в форме таблиц и графиков (17, с. 19).

    Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

         во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

         во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами;

         в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию,     привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

    в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма – механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем (21, с. 118).

    При проектировании организационных структур необходимо исходить из сочетания научных  методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с экспортно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала формулируются цели, а затем – механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики (7, с. 143).

    Разработка  технического задания (ТЗ)

    Техническое задание является исходным документом для разработки проекта организации производства, труда и управления.

    Разработка  ТЗ на выполнение работ по оргпроектированию  включает:

    1)    изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления: приказа по предприятию о начале работ, документов по обеспечению финансирования проектирования, и формировании проектной группы (подразделения), плана выполнения работ;

    2)    изучение материалов и рекомендаций предпроектного обследования организации производства, труда и управления на предприятии;

    3)    изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте лучших аналогичных предприятий по оргпроектированию;

    4)    составление технического задания;

    5)    утверждение технического задания.

    В техническом задании должны быть отражены следующие положения:

    1)      основание для разработки оргпроекта;

    2)      цели разработки оргпроекта;

    3)      краткая характеристика предприятия;

    4)      результаты предпроектного обследования и анализа;

    5)      основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

    6)      рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

    7)      технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

    8)      состав разделов оргпроекта;

    9)      содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

    10)    источники финансирования работ;

    11)    порядок приемки проекта;

    12)    источники информации для разработки проекта (методические и нормативные документы, источники информации о передовом опыте, теории и практике) (11, с. 54-55).

 2.2. Проектирование информационной  подсистемы управления

    Комплексный проект рационализации делопроизводства в учреждении  представляет собой описание организации делопроизводства, технологии выполнения работ на научной основе с учетом последних достижений в этой области (прежде всего компьютерных технологий).

    Составляется проект по разделам.

    Проект выполняется методами текстового описания, графического, математического моделирования.

    Практика  работы по проектированию организации делопроизводства в аппарате управления показала, что комплексный проект по рациональной организации делопроизводственного обслуживания состоит из следующих разделов.

    1. Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводственному обслуживанию.

    2. Доставка и экспедиционная обработка  документов.

    3. Регистрация документов и информационно-справочная служба.

    4. Контроль за исполнением документов и поручений.

    5. Составление и оформление документов, унификация и трафаретизация документов.

    6. Текущее хранение документов, номенклатуры дел.

    7. Архив учреждения.

    8. Организация рабочих мест, оснащение  оборудованием и средствами вычислительной техники и оргтехники.

    Все разделы выполняются сегодня на базе новейших компьютерных технологий. Количество разделов в проектах может определяться в зависимости от потребностей заказчика, его возможностей и уровня организации делопроизводства на конкретном объекте. Часто ряд разделов объединяются и даются в совокупности. Например, регистрация и контроль исполнения, экспедиционная обработка и регистрация документов и т.д. Но независимо от таких объединений все вышеназванные вопросы могут входить в комплексный проект.

    Разделы проекта всегда предусматривают все взаимосвязанные законченные части: рациональная организация участка делопроизводственной службы и расчет эффективности предлагаемых мероприятий.

    Структура, штаты и нормативные  материалы по делопроизводственному обслуживанию

    В настоящее время документационное обслуживание аппарата управления сосредотачивается в службах ДОУ, имеющих различные названия, управления делами, общие отделы, секретариаты.

    В проектах дается структурная схема  делопроизводственной службы, в состав которой могут войти такие структурные подразделения, как инспекция (или группа) по контролю, секретариат (в крупном учреждении), отдел (или группа) рационализации делопроизводства отдел автоматизации ДОУ ИТ-служба), экспедиция, группа регистрации, справочно-информационная служба, архив, группа приказов, отдел обращений (писем и заявлений граждан). Делопроизводственная служба (управление делами, канцелярия. общий отдел, секретариат) подчиняются непосредственно руководству учреждения. Помимо структурной схемы дается текстовое описание изменений, внесенных проектом Функции и задачи делопроизводственной службы закрепляются в положении о ней (19, с. 58).

    Положение о службе ДОУ – это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место  в системе управления предприятием (25, с. 222).  При этом учитывается объем работ (определяемый объемом документооборота учреждения), нормы выработки на делопроизводственные операции (если они имеются) и общая численность работников учреждения.

    Необходимая штатная численность делопроизводственного персонала конкретного учреждения определяется исходя из укрупненных нормативов численности.

    Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависят от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами) (19, с. 59).

    Помимо  расчета необходимой численности делопроизводственного персонала в проекте могут быть указаны источники частичного перераспределения штатов в делопроизводственных подразделениях. перераспределение представляется в виде таблицы (Приложение 3).

    В соответствии с Положением о делопроизводственной службе и общей штатной численностью составляются положения о каждом структурном подразделении, входящем в состав делопроизводственной службы (например, архиве, экспедиции), определяются его штаты и составляются должностные инструкции на каждого конкретного сотрудника. Инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц и граждан (25, с. 226). Хотя должностная инструкция составляется на базе квалификационных характеристик, данных в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих», она обязательно дополняется применительно к конкретному рабочему месту и включает материалы методического характера. Должностная инструкция должна включать следующие разделы: «Общая часть», «Функции», «Обязанности», «Права», «Взаимоотношения», «Ответственность», «Оценка работы».

    Формулировки  инструкции должны быть четкими, исключающими возможность различных толкований (19, с. 60).

    Основным  нормативным документом, определяющим организацию делопроизводства на основе новой, предложенной проектом технологии, является инструкция по делопроизводству. Ею завершается разработка оргпроекта по рационализации делопроизводства, и она фактически закрепляет принятые рекомендации. Инструкции по делопроизводству составляются на базе материалов оргпроекта с учетом современных требований, государственных стандартов, нормативов и ведомственных правил, методических материалов.

    Инструкция по делопроизводству утверждается руководителем учреждения, как правило, специальным приказом, в котором указывается срок введения его в действие и лицо, ответственное за внедрение ее в практику. Сегодня все чаще инструкция выпускается как стандарт предприятия (6, с. 3).

    Таким образом, в состав оргпроекта должна войти составной частью группа нормативных документов, которая и определит порядок ведения делопроизводства в рационализируемом учреждении и обеспечит внедрение основных положений оргпроекта (1, с. 1-17).

    Экспедиционная  обработка документов

    Раздел  оргпроекта - экспедиционная обработка  документов самостоятельно не выделяется и обычно разрабатывается в совокупности с таким разделом, как «Регистрация документов» или входит составной частью в общий раздел «Организация работы с документами».

    При проектировании этого раздела необходимы такие исходные данные, как общий объем документооборота и его количественный и качественный анализ, результаты ФРД работников этого участка, хронометража операций по обработке входящих и исходящих документов, перечень используемых средств оргтехники и оборудования, схема существующего размещения оборудования и рабочих мест сотрудников, поэтажный план помещения и каталоги средств оргтехники для первичной обработки входящих и исходящих документов, типовые нормы времени на выполнение отдельных операций.

    На  базе анализа данных прежде всего  определяется технология обработки  входящих и исходящих документов.

    При этом последовательно указываются  операции по обработке документов, дается их ежедневный объем, а исходя из «Типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» и предлагаемых средств оргтехники, высчитывается времяемкость каждой операции на день. Отдельно описывается получение факсов и электронной почты.

    Составляется  таблица средней времяемкости экспедиционных работ.

    Определяются  общегодовые затраты рабочего времени на обработку всей входящей и исходящей корреспонденции и производится расчет численности необходимого персонале на базе годового фонде рабочего времени одного сотрудника (учитывая и продолжительность отпуска).

    Исходя  из численности сотрудников этого  участка работы, корректируется структура делопроизводственной службы и состав должностей (выделяется экспедиция, создается группа или участок по обработке входящей и исходящей корреспонденции, в том числе факсов и электронной почты, или работа поручается отдельному лицу). Если это структурное подразделение - экспедиция, то разрабатывается положение о ней. На каждого работника составляется должностная инструкция. Определяется перечень необходимого оборудования, компьютеров и оргтехники на основе предполагаемого технологического процесса обработки корреспонденции. Вычерчиваются варианты схем размещения рабочих мест и оборудования. Если предлагаемое оборудование не типовое, выполняются рабочие чертежи (например, сортировочного устройства, стеллажей и др.).

    Кроме того, разрабатывается классификатор структурных подразделений, и на материалах анализа корреспонденции составляются списки постоянных корреспондентов (19, с. 62).

    Доставка  документов

    Наиболее  прогрессивным способом передачи документов является использование электронной  почты, применение факсимильных аппаратов для передачи информации по каналам телефонной связи и передачи информации с помощью телетайпов. Однако для многих учреждений на сегодняшний день остается актуальной организация курьерской службы, особенно для доставки документов ограниченного доступа

    Курьерская  служба может быть самостоятельным  разделом оргпроекта или входит составной частью в разделы «Экспедиционная обработка документов» или «Организация работы с документами».

    Разрабатываются маршруты внутренней и внешней связи  и устанавливается их временная  периодичность. Наряду с текстовым  описанием маршрутов дается их графическое изображение.

    Перечень  технических средств составляется на основе последних каталогов средств оргтехники. Для оборудования, изготовляемого по индивидуальному заказу, разрабатываются рабочие чертежи.