17. Контроль исполнения документов

Значение контроля исполнения документов в аппарате управления. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций. Содержание контроля по существу решения вопроса и контроля за сроками исполнения. Характеристика текущего, предупредительного и итогового вида контроля. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.

В российской системе управления контроль за исполнением документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению "снизу - вверх", т. е. результаты передавались от начальства мелких подразделений в крупные. Делопроизводственные службы в этом процессе принимали лишь косвенное участие.

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г. В этом документе были установлены организационные основы и функции контрольных подразделений и разработана технология операций по контролю за исполнением документов. Практически в этом же объеме требования к организации контроля и роль делопроизводственной службы были определены в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Делопроизводственный контроль стал первой функцией, которая выполнялась в автоматизированном режиме.

В 1 970-е и 1 980-е гг. для целей контроля использовались АСУ (автоматизированные системы управления), в составе которых разрабатывались специальные подсистемы АСКИД, АКИД, АСК и др.

Дальнейшее развитие делопроизводственного контроля связано с внедрением новых информационных технологий.

В современных организациях любая автоматизированная система делопроизводства имеет функцию контроля за сроками исполнения.

Таким образом, технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов без значительного увеличения штата. При этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной.

Современная проблема контроля

На наш взгляд, проблема заключается в слабой правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы в службе делопроизводства.

Любому специалисту в области делопроизводства известно, что нормативно-методические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства, принимались в начале 1990-х гг. Трижды выходившие в последующие годы Типовые инструкции по делопроизводству разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти. Они не являлись нормативными документами для фирм, созданных в какой-либо организационно-правовой форме, кроме государственного учреждения. Да и требования к организации контроля изложены там в самом общем виде.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" в ст. 11 установил: "В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти".

К числу требований, установленных Правительством РФ, относятся положения ряда документов, которые затрагивают вопросы контроля за сроками исполнения. В наибольшем объеме эти требования изложены в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30, и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452.

Каким образом разработчики этих документов регламентируют действия по контролю?

Эти документы детализируют и конкретизируют давно сложившиеся операции по контролю за исполнением документов. Попробуем рассмотреть положения регламентов в сравнении с типовыми операциями по контролю.

Для организации контроля за сроками исполнения в структуре службы ДОУ должно быть создано специализированное подразделение со штатом 3-4 работника.

Оно может носить название: контрольно-инспекторская группа, группа контроля, инспекция по контролю и т. д. Их названия не унифицированы.

В небольших организациях контроль выполняется одним из сотрудников службы ДОУ, чаще всего ее руководителем. Там, где служба не создавалась, обязанности по контролю выполняют секретари. Однако на практике существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе.

Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль за исполнением документов.

Наличие контрольных структур или поручение контрольных функций одному из работников службы ДОУ не освобождает руководителей от непосредственного контроля за исполнением документов, заданий, поручений, а также за повседневной деятельностью подчиненных. Более того, именно от руководителя зависит эффективность контроля.

Руководитель ставит на контроль только выборочные документы, контроль применяется как "пожарная" мера, ведется время от времени или только в отношении отдельных сотрудников. Специалисты управленческой структуры не оценивают как большой недостаток в своей работе задержку исполнения задания или нарушение установленных сроков исполнения документов. Как правило, у всех есть на то "объективные" причины.

Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий, но не доводить контроль до мелочной опеки подчиненных. Руководитель контролирует, как правило, общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Однако в практике управления большинства коммерческих организаций этот важнейший принцип управления не закреплен никаким локальным актом, контроль реализуется руководителем в том объеме, который ему кажется наиболее целесообразным.

В контрольных операциях важна резолюция, которая определяет исполнителя (или исполнителей), суть задания, срок исполнения. Само исполнение зависит от того, насколько четко поставлена задача исполнителю. Через резолюции и устные поручения руководителя регулируется загрузка и распределение работы между специалистами аппарата управления. Для исполнителя резолюция равносильна приказу на исполнение документа. Для службы ДОУ резолюция - необходимая информация, используемая при регистрации документов и контроле за их исполнением.

Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле за исполнением, практически устанавливая эту функцию как одну из обязательных должностных обязанностей.

Например: контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений осуществляется руководителями структурных подразделений и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещаний у руководства федерального органа исполнительной власти, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений.